← На главную

В процессе работы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник закрывает банковскую карту или увольняется, но его старый лицевой счет продолжает автоматически подставляться в документ Ведомость в банк. Это создает риск ошибочного перечисления денежных средств на недействующие реквизиты. Разберем подробно, почему так происходит и как правильно «деактивировать» счет в системе.

Почему документ «Заявка на закрытие лицевых счетов» не помогает?

Прежде всего, проанализируем роль стандартного документа Заявка на закрытие лицевых счетов. Многие пользователи ошибочно полагают, что его проведение должно прекратить использование счета внутри программы. Однако этот документ предназначен исключительно для формирования электронного реестра (файла) для передачи в банк в рамках зарплатного проекта. Он не делает движений по регистрам сведений и никак не влияет на алгоритмы автоматического заполнения ведомостей. С точки зрения программы, запись в регистре Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам остается актуальной, пока не будут внесены изменения в сам регистр или в карточку сотрудника.

Способ 1. Изменение способа выплаты в карточке сотрудника

Это самый корректный и надежный метод. Рассмотрим его пошагово:

1. Перейдем в справочник Сотрудники и откроем карточку нужного человека.
2. Найдем гиперссылку Выплаты, учет затрат (в старых релизах она может называться просто «Выплаты»).
3. В открывшемся окне проанализируем текущий способ выплаты. Если там указано «Зачислением на карточку» и выбран конкретный зарплатный проект, программа всегда будет пытаться подтянуть счет из этого проекта.
4. Для прекращения выплат на карту установим переключатель в положение Через кассу или Через раздатчика.
5. Если сотрудник открыл новый счет в другом банке (не в рамках зарплатного проекта), выберем вариант Перечислением на счет в банке.

Важный нюанс: В последних релизах ЗУП (начиная с 3.1.10) функционал разделен. Если мы переключаем сотрудника на индивидуальный банковский счет, данные старого зарплатного проекта игнорируются автоматически, даже если они остались в истории.

Способ 2. Управление записями в регистре лицевых счетов

Проанализируем техническую сторону вопроса. Информация о счетах хранится в периодическом регистре сведений Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам. Программа при заполнении ведомости выполняет запрос к этому регистру по методу «Срез последних» на дату (месяц) выплаты. Для массового наполнения этого регистра актуальными данными сотрудников удобно использовать обработку для загрузки лицевых счетов из Excel.

Если нам нужно сохранить историю, но «закрыть» текущий счет, мы можем воспользоваться следующей хитростью:

1. Перейдем в меню Выплаты — Лицевые счета сотрудников.
2. Найдем запись по сотруднику, которую нужно закрыть.
3. Мы можем изменить месяц, с которого действует данный счет, или, если программа позволяет (в зависимости от настроек контроля), добавить новую запись с этим же сотрудником и проектом, но с пустым номером счета.
4. Если прямой обмен с банком не используется и история не критична, запись можно просто удалить. После удаления записи в регистре программа перестанет видеть реквизиты для данного зарплатного проекта.

Способ 3. Групповое изменение способа выплаты

Представим ситуацию, когда организация массово переходит с одного зарплатного проекта на другой или закрывает счета уволенным сотрудникам. Заходить в каждую карточку трудозатратно. Рассмотрим, как сделать это быстрее:

Используем документ Изменение оплаты сотрудников (раздел «Выплаты» или «Зарплата» — «Изменение оплаты сотрудников»).

1. Создадим новый документ и выберем дату, с которой изменения вступают в силу.
2. В табличную часть подберем список сотрудников.
3. В колонке «Способ выплаты» укажем новое значение (например, «Касса»).
4. Проведем документ. Это действие массово обновит настройки в карточках сотрудников, и старые лицевые счета перестанут подтягиваться в ведомости.

Способ 4. Создание «Архивного» зарплатного проекта

Если вы хотите сохранить историю всех счетов, но боитесь запутаться, можно применить административный метод:

1. Создадим новый объект в справочнике Зарплатные проекты и назовем его, например, «ЗАКРЫТЫЕ СЧЕТА (АРХИВ)».
2. В регистре Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам перенесем недействующие счета сотрудников на этот «архивный» проект.
3. Поскольку при создании документа Ведомость в банк вы всегда выбираете конкретный действующий зарплатный проект в шапке, программа будет искать счета только по нему. Счета из архивного проекта никогда не попадут в рабочую ведомость, так как не совпадет ключевое поле — проект.

Технический разбор: Почему счета «всплывают» снова?

Выясним причину, по которой даже после изменения счета в ведомость может попасть старая информация. Программа 1С:ЗУП 3.1 при автоматическом заполнении по кнопке Заполнить руководствуется приоритетами:

1. Проверяется настройка «Способ выплаты» в карточке сотрудника на дату документа.
2. Если выбран «Зарплатный проект», система ищет в регистре Лицевые счета... запись, где Сотрудник и Зарплатный проект совпадают с теми, что указаны в ведомости.
3. Если в регистре есть хотя бы одна запись по этому проекту, она будет подставлена.

Вывод: Чтобы счет не подтягивался, нужно либо изменить способ выплаты в карточке (самый надежный путь), либо сделать так, чтобы в регистре не было связи «Сотрудник + Данный зарплатный проект» на текущую дату. При возникновении проблем с автоматическим заполнением из-за старых долгов можно использовать обработку для закрытия ложных остатков по сотрудникам.

Для программистов и опытных пользователей, желающих проверить состояние регистров напрямую, можно воспользоваться «Функциями для технического специалиста» и найти регистр:

РегистрСведений.ЛицевыеСчетаСотрудниковПоЗарплатнымПроектам

Проанализировав записи в этом списке, вы увидите поле МесяцОткрытия. Система берет самую свежую запись, месяц которой меньше или равен месяцу выплаты в ведомости. Именно поэтому простое добавление «Заявки на закрытие» не срабатывает — оно не создает запись в этом регистре с «пустым» значением или признаком закрытия.