Многие бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда после выполнения регламентных операций по закрытию месяца в оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) появляются огромные обороты по счетам затрат (например, 44.01 или 26). При этом конечное сальдо остается верным, но сама ведомость становится «раздутой» из-за странных проводок вида Дебет 44 — Кредит 44. Рассмотрим подробнее, почему система генерирует такие движения, и разберем по шагам, как привести учет в порядок.
Проанализируем ситуацию, описанную в практике пользователей. Одной из частых причин возникновения внутренних оборотов является добавление пользователями сторонних субконто на счета затрат. Например, если на счете 44.01 (Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность) по умолчанию нет аналитики Договоры, но она была добавлена вручную в конфигураторе или через настройку плана счетов.
Выясним причину: программа 1С при закрытии месяца стремится «схлопнуть» затраты согласно заложенным в нее алгоритмам. Если система видит, что на счете накоплены суммы с разной или «лишней» аналитикой, которую она не ожидает там увидеть, она предпринимает попытку перенести эти суммы на пустую аналитику или на ту, которая предусмотрена типовым механизмом. В результате мы видим проводку с этого же счета на этот же счет: программа сначала «забирает» сумму с аналитики Договор и «перекладывает» ее на аналитику без договора внутри того же счета 44.01.
Решение: Проверьте состав субконто на счетах 26 и 44. Если там присутствуют элементы, добавленные вручную, которые не используются в типовых алгоритмах распределения, их следует удалить, предварительно очистив данные в документах.
Разберем ситуацию, когда бухгалтер использует механизм «Ручная корректировка» в первичных документах (например, в документе Поступление (акты, накладные, УПД)). Это одна из самых коварных ловушек в 1С:Бухгалтерия 8.3.
Дело в том, что программа строит отчетность и выполняет закрытие месяца, опираясь не только на бухгалтерские проводки, но и на данные специальных регистров накопления (таких как Прочие расходы, Расходы на продажу и др.). Когда вы включаете ручную правку и меняете только счет или статью затрат в таблице проводок, данные в скрытых регистрах остаются прежними.
Проанализируем последствия: при закрытии месяца регламентная операция (например, «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» или «Закрытие счета 44») видит нестыковку. В регистре сумма числится на одной статье затрат, а в бухгалтерском учете — на другой. Пытаясь «помочь» пользователю и выровнять систему, программа автоматически создает корректирующие проводки внутри одного счета, чтобы привести данные БУ в соответствие со своими внутренними регистрами.
Решение: Избегайте ручных корректировок в первичных документах. Если вам нужно изменить аналитику, делайте это через выбор соответствующих значений в полях документа, а не правкой проводок. Если ручная корректировка неизбежна, необходимо править данные не только в закладке «Бухгалтерский и налоговый учет», но и во всех остальных закладках регистров документа.
Посмотрим на пример со счетом 44.01. В программе 1С заложен особый алгоритм для статей затрат с видом «Транспортные расходы». Если в справочнике Статьи затрат у выбранного элемента указан именно этот вид расхода, система будет рассчитывать остаток по среднему проценту (согласно статье 320 НК РФ).
Если бухгалтер по ошибке выбрал этот вид расхода для обычных затрат (например, для командировочных или аренды), либо перепутал аналитику в разных документах поступления, регламентная операция будет пытаться перераспределить суммы между «транспортными» и «прочими» расходами. Это неизбежно порождает внутренние обороты по счету 44.
Решение: Тщательно проверьте справочник Статьи затрат. Вид расхода «Транспортные расходы» должен быть установлен только для тех затрат, которые непосредственно относятся к доставке товаров от поставщика до вашего склада и подлежат распределению на остаток товара.
Часто лишние обороты возникают, если в организации применяется ПБУ 18/02. Программа ведет параллельный учет по показателям БУ (бухгалтерский учет), НУ (налоговый учет), ПР (постоянные разницы) и ВР (временные разницы). Если в первичных документах аналитика заполнена для БУ, но не заполнена (или заполнена иначе) для НУ, программа при закрытии месяца попытается «схлопнуть» эти разницы.
Выясним причину: программа видит «хвосты» на разных комбинациях субконто в налоговом учете и пытается их закрыть. Визуально в ОСВ по счету 44 или 26 это выглядит как обороты, которые не имеют смысла для бухгалтерского учета, но критически важны для корректного расчета налога на прибыль.
Решение: Формируйте ОСВ с группировкой не только по счетам, но и по показателям (НУ, ВР, ПР). Это поможет увидеть, по какому именно виду учета идет «перекос».
Если вы столкнулись с подобной проблемой, выполните следующие шаги:
Анализ субконто по счету, где возникли лишние обороты (например, 44.01).Важное предостережение: Никогда не удаляйте эти проводки вручную в регламентных операциях! Это не решает проблему, а лишь маскирует ее. При следующем перезакрытии месяца они появятся снова, а расхождение между регистрами и проводками будет только накапливаться, что в итоге приведет к неверному расчету налогов и декларации по прибыли.