Ситуация, когда данные в Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по 70 счету не соответствуют суммам, отраженным в Книге учета доходов и расходов (КУДиР), является одной из самых трудоемких в практике бухгалтера, работающего с индивидуальными предпринимателями на общей системе налогообложения (ОСНО). Особенно критично это выглядит, когда разрыв составляет миллионы рублей. Разберемся детально, почему так происходит и как привести учет в порядок.
Первое, что нам необходимо усвоить: данные для КУДиР в программе 1С формируются не на основании проводок по 70 счету, а по специальным регистрам накопления. Для ИП на ОСНО алгоритм признания расходов значительно сложнее, чем для организаций. Если в бухгалтерском учете (70 счет) расход признается в момент начисления зарплаты, то в налоговом учете ИП (КУДиР) он признается только при соблюдении «тройного условия».
Проанализируем эти условия:
Начисление зарплаты).Ведомость и Списание с расчетного счета или Расходный кассовый ордер).Если хотя бы одно условие не выполнено (например, зарплата начислена, но не выплачена в отчетном периоде), сумма в КУДиР не попадет, хотя на 70 счете будет висеть кредитовое сальдо. Именно поэтому прямое сравнение оборотов по 70 счету с графой расходов Книги методически некорректно.
Для того чтобы понять, где именно «потерялись» 4 миллиона, нам нужно заглянуть «под капот» документов. В 1С:Бухгалтерии для ИП на ОСНО задействованы специальные регистры, названия которых начинаются с префикса «ИП».
Рассмотрим основные из них:
Выясним причину расхождения через анализ движений документа. Откройте документ Списание с расчетного счета (выплата зарплаты), нажмите кнопку «Дт/Кт» и перейдите на закладку «ИП Расходы на оплату труда». Если вы видите, что документ сделал запись только в бухгалтерский учет, но не сделал движений по регистрам ИП — это первый сигнал о нарушении последовательности или пересортице.
Если вы ведете учет зарплаты в программе 1С:ЗУП 3.1 и переносите данные в 1С:Бухгалтерию, критически важно проверить настройки детализации. Проанализируем типичную ситуацию: в ЗУП учет ведется по каждому сотруднику, а в Бухгалтерии в настройках параметров учета может стоять флажок «Сводно по всем сотрудникам».
Для ИП на ОСНО такая настройка — фатальная ошибка. Программа не сможет сопоставить конкретную выплату по ведомости с конкретным начислением в регистрах ИП. В результате 70 счет будет закрываться красиво, а в КУДиР будут попадать копейки или вообще ничего.
Важно: Убедитесь, что в разделе «Настройки зарплаты» установлена настройка «По каждому сотруднику». Только в этом случае регистры будут формироваться корректно.
Часто глобальные несовпадения (как в примере: 4 млн против 200 тыс.) вызваны «хвостами» прошлых лет. Посмотрим, как программа обрабатывает выплаты:
ИП Прочие расчеты. Она еще не является расходом, так как нет факта начисления.Начисление зарплаты программа проверяет, были ли ранее выплаты. Если были — она «схлопывает» их и делает запись в КУДиР.В этом случае выплата по 70 счету прошла, а в расход КУДиР она не встанет, пока не будет «закрыт» старый виртуальный долг в регистрах.
Для поиска конкретной причины разрыва нам не поможет ОСВ. Воспользуемся инструментом «Универсальный отчет» (раздел «Отчеты»).
Настроим отчет следующим образом:
Проанализируем результат. Если вы видите в колонке «Остаток» огромные суммы с плюсом, это означает, что начисления были, но программа «не увидела» их оплаты. Если с минусом — были выплаты, которые не привязались к начислениям.
Особое внимание уделите пустой аналитике. Часто бывает так: выплата прошла по сотруднику «Иванов», а начисление — по пустому значению (или наоборот). Для 70 счета это может быть не критично (если смотреть общую ОСВ), но для регистра ИП это два разных объекта учета, которые никогда не встретятся.
Для ИП на ОСНО критически важна хронология. Если вы начислили зарплату 31-го числа, а выплату провели 30-м (случайно), связь разорвется.
Рассмотрим алгоритм исправления:
Не забывайте, что начисленные страховые взносы в ОСВ по 70 счету не отражаются (они идут по 69 счету), но в КУДиР они должны попадать. Однако они попадают в другие таблицы Книги. Иногда пользователи пытаются сравнить итоговую сумму расходов из КУДиР с оборотом 70 счета, забывая, что в Книге зарплата и взносы могут быть разнесены по разным разделам (например, Таблица 1-6 и Таблица 6-1). Проверьте все разделы КУДиР, возможно, часть сумм находится там.
Если после всех манипуляций разрыв остается, скорее всего, требуется ручная корректировка регистров ИП через документ Операция, введенная вручную (кнопка «Еще» — «Выбор регистров»), чтобы обнулить некорректные остатки прошлых лет, которые мешают текущему учету.