При работе в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда регламентная операция Закрытие месяца прерывается ошибками по счету 26 («Общехозяйственные расходы»). Ситуация осложняется, если параллельно программа блокирует проведение кадровых документов, выдавая сообщения о «противоречии кадровому приказу». Проанализируем причины этих ошибок, разберем взаимосвязь между кадровым учетом и финансовым результатом, а также выработаем пошаговый алгоритм исправления ситуации.
Разберем ситуацию, когда при попытке провести документ Прием на работу или Увольнение программа выдает ошибку: «По сотруднику уже зарегистрировано событие, документ противоречит кадровому приказу...». Это происходит из-за того, что в 1С реализована строгая логика работы со справочниками Сотрудники и Физические лица.
Проанализируем механику работы системы: для программы один элемент справочника Сотрудники может иметь только одну цепочку жизненного цикла: Прием — Перемещение — Увольнение. Если человек уволился, а через некоторое время вы принимаете его снова, категорически нельзя выбирать ту же самую карточку в справочнике Сотрудники. Несмотря на то, что это один и тот же человек (физическое лицо), в системе это должен быть новый объект учета.
Рассмотрим правильный алгоритм действий:
Сотрудники.Физическое лицо и предложит выбрать его.Физическому лицу.Выясним, почему это критично. Данные о кадрах записываются в регистр сведений КадроваяИсторияСотрудников. Если вы пытаетесь провести второй «Прием» по одной и той же карточке, программа видит в регистре незакрытую или конфликтующую запись и блокирует документ для предотвращения дублирования данных в отчетности (например, в СЗВ-ТД или ЕФС-1).
Теперь обратимся к проблеме закрытия месяца. Сообщение «Счет 26 имеет начальное сальдо» означает, что в предыдущем периоде (месяце) этот счет не был обнулен. Согласно правилам бухгалтерского учета, счет 26 является активным и в конце месяца при использовании метода Директ-костинг должен закрываться полностью без остатка.
Разберем основные причины «зависания» сальдо на 26 счете:
26.26 с максимальной детализацией (Подразделения, Статьи затрат). Если в документах списания затрат не указано подразделение или статья, автоматический алгоритм закрытия может пропустить эту сумму.Проанализируем ситуацию с УСН, упомянутую в теме. При упрощенной системе налогообложения закрытие счетов тесно связано с регистрами накопления Расходы при УСН. Если кадровые документы по зарплате (которая часто относится на 26 счет) проведены с ошибками «противоречия», то начисления зарплаты и налогов не формируют правильные записи в регистрах. Это блокирует расчет финансового результата.
В сообщениях форума упоминается работа по договорам ГПХ (гражданско-правового характера). Важно понимать различие между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. В типовой Бухгалтерии 3.0 для отражения договора ГПХ с физическим лицом, которое не является штатным сотрудником, часто ошибочно пытаются использовать документ Прием на работу.
Выясним правильный подход для БП 3.0:
Для начисления вознаграждения по ГПХ в Бухгалтерии (в старых релизах, как 3.0.76) не требуется оформлять кадровый приказ о приеме. Достаточно создать физическое лицо и использовать документ Начисление зарплаты, выбрав соответствующий вид начисления (где в настройках указано, что это доход по договору ГПХ и заданы способы отражения в учете Дт 26 Кт 70 (или 76)).
Если вы уже создали цепочку ошибочных кадровых документов для ГПХ-шника, это приведет к ошибкам в регистре ТрудоваяДеятельность. В таком случае необходимо:
Сотрудники на наличие дублей.Рассмотрим комплексный алгоритм выхода из ситуации:
Шаг 1: Восстановление кадрового учета.
Найдите сотрудника, по которому выдается ошибка. Если он принимался на работу несколько раз, убедитесь, что для каждого периода (даже если увольнение было вчера, а новый прием сегодня) создана отдельная карточка в справочнике Сотрудники. Обе карточки должны быть связаны с одним и тем же элементом справочника Физические лица (чтобы правильно считались НДФЛ и справки 2-НДФЛ).
Шаг 2: Проверка ОСВ по счету 26.
Сформируйте ОСВ по 26 счету за весь 2017 год (или с начала возникновения проблемы) помесячно. Найдите первый месяц, где на конец периода осталось сальдо.
// Пример логики проверки сальдо в коде 1С (для программистов)
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ
| ХозрасчетныйОстатки.Субконто1 КАК СтатьяЗатрат,
| ХозрасчетныйОстатки.СуммаОстатокДт КАК Остаток
|ИЗ
| РегистрБухгалтерии.Хозрасчетный.Остатки(&Период, Счет = &Счет26) КАК ХозрасчетныйОстатки";
Шаг 3: Технологический анализ.
Перейдем в раздел Отчеты — Анализ учета — Технологический анализ бухгалтерского учета. Выполните проверку. Программа часто прямо указывает на документы, которые создали «битые» проводки или записи без субконто на 26 счете.
Шаг 4: Групповое перепроведение.
После исправления кадровых документов необходимо выполнить групповое перепроведение документов (Администрирование — Обслуживание — Групповое изменение реквизитов или через обработку Групповое перепроведение документов). Проводить нужно строго в хронологическом порядке. Чтобы предотвратить потерю данных перед массовым изменением записей, целесообразно выполнить автоматическое архивирование баз 1С.
Шаг 5: Перезакрытие месяцев.
Вернитесь в помощник Закрытие месяца. Начиная с месяца возникновения первого сальдо по 26 счету, последовательно выполните все операции. Убедитесь, что операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» завершена успешно (подсвечена зеленым цветом). Если ошибки в зарплатных регистрах носят системный характер, стоит изучить решения в разделе переноса данных в ЗУП для перехода к специализированному учету в отдельной базе.
Подведем итог: невозможность закрыть счет 26 в 1С:Бухгалтерия 3.0 при наличии кадровых ошибок чаще всего является следствием нарушения ссылочной целостности в регистрах. Исправив привязку Сотрудник — Физическое лицо и обеспечив уникальность карточки сотрудника для каждого периода работы, вы восстановите корректную работу кадровых регистров, что позволит программе правильно рассчитать затраты и обнулить остатки на счетах косвенных расходов.