В практике бухгалтера и расчетчика периодически возникают ситуации, когда по результатам аудита или внешних проверок выявляются ошибки в расчете заработной платы за прошлые годы. Например, некорректно проиндексировали отпускные или праздничные дни несколько лет назад. Возникает необходимость вернуть излишне выплаченные деньги компании.
Ситуация критически усложняется, если за этот период организация сменила программу учета (например, перешла с «1С:ЗУП 2.5» на «1С:ЗУП 3.1» или из стороннего софта), и в текущей базе просто нет исходных документов-начислений. Кроме того, если база находится в «облаке», у пользователя нет доступа к конфигуратору или внешним обработкам для быстрого исправления данных.
В этой статье мы подробно разберем, как технически реализовать сторнирование прошлых периодов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1), проанализируем налоговые риски и рассмотрим законные правовые схемы оформления этой процедуры.
---
Первое побуждение расчетчика в такой ситуации — создать новое разовое начисление с отрицательным значением в текущем месяце. Это кажется самым простым решением: в расчетном листке сумма уменьшится «слева» (в колонке начислений), и долг сотрудника закроется. Однако с точки зрения методологии учета и законодательства РФ такой шаг повлечет за собой тяжелые последствия.
1. Отрицательные базы в Расчете по страховым взносам (РСВ)
Согласно контрольным соотношениям Федеральной налоговой службы, в третьем разделе единого расчета по страховым взносам (РСВ) по каждому застрахованному лицу не допускается наличие отрицательных значений базы для начисления взносов. Если отрицательное начисление текущего периода (например, сторно отпуска 2018 года) перекроет текущие начисления сотрудника за месяц, база станет отрицательной. Программа 1С попытается распределить этот минус, что приведет к ошибке выгрузки отчета. Налоговый орган просто не примет такой расчет.
2. Требования к возврату НДФЛ (ст. 231 НК РФ)
При сторнировании доходов прошлых лет уменьшается и налоговая база по НДФЛ. Возникает излишне удержанный налог. Налоговый кодекс строго регламентирует эту процедуру: вы не можете просто уменьшить текущий НДФЛ на эту величину или выдать деньги наличными. Возврат излишне удержанного налога производится исключительно в безналичном порядке на банковский счет сотрудника по его личному заявлению. Данную операцию необходимо отразить специальным документом Возврат НДФЛ, а также сдать корректирующие формы 6-НДФЛ (включая Справки о доходах) за тот период, в котором была совершена ошибка (в нашем примере — за 2018 год).
3. Ограничения по удержаниям согласно Трудовому кодексу (ст. 137, 138 ТК РФ)
Законодательство жестко ограничивает право работодателя на удержание уже выплаченной зарплаты. Согласно ст. 137 ТК РФ, взыскать излишне выплаченные суммы можно только в строго определенных случаях (счетная ошибка, признанная судом вина работника или его неправомерные действия). Ошибка в индексации начислений часто трактуется инспекторами труда как неправильное применение законодательства, а не счетная (арифметическая) ошибка.
Более того, статья 138 ТК РФ ограничивает размер единовременного удержания: не более 20% от причитающейся к выплате суммы в месяц. Удержать всю сумму переплаты за один раз без согласия сотрудника — прямое нарушение закона, карающееся штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ.
---
Для того чтобы программа «1С:ЗУП 3.1» корректно отработала сторнирование старых периодов, ей необходим документ-основание. Если физически в базе его нет (так как учет тогда велся в другой программе), мы можем создать этот документ виртуально. Рассмотрим этот алгоритм по шагам.
Переходим в раздел Зарплата — Отпуска (или Больничные листы, в зависимости от вида сторнируемого начисления). Создаем новый документ. В качестве даты документа и месяца регистрации указываем период совершения ошибки (например, июль 2018 года). Заполняем документ теми же суммами и параметрами, которые фактически были рассчитаны в старой программе. Проводим этот документ.
Важно: Проведение этого документа «задним числом» может повлиять на сальдо взаиморасчетов, если в базе настроена упрощенная схема переноса остатков. Поэтому операцию рекомендуется предварительно протестировать на копии базы или быть готовыми скорректировать техническое сальдо.
Открываем созданный виртуальный документ 2018 года. В самом низу формы находим и нажимаем гиперссылку «Исправить». Программа автоматически создаст новый документ-исправление, но уже в текущем месяце начисления.
В новом документе-исправлении на вкладке «Пересчет прошлого периода» программа автоматически сформирует сторнирующие записи (суммы с минусом) по исходному начислению. На вкладке начисления текущего месяца будут рассчитаны новые, корректные суммы. В результате мы получим математически выверенное сторно без ручного вмешательства в регистры.
---
Если создание виртуальных документов по каким-то причинам невозможно или нежелательно (например, заблокирован период для редактирования, или это массовая операция на 170 человек, для которой ручной ввод документов слишком трудоемок), лучшим решением будет использование технического документа Перенос данных.
Давайте разберем, как работает этот инструмент. Документ Перенос данных напрямую записывает информацию в регистры накопления программы, минуя стандартные экранные формы документов. Именно в эти регистры переносились остатки при переходе на ЗУП 3.1.
Для корректировки взаиморасчетов, НДФЛ и страховых взносов нам понадобятся следующие регистры:
НачисленияУдержанияПоСотрудникам — для корректировки сумм начислений и отражения их в расчетном листке;СведенияОДоходахНДФЛ — для уменьшения налогооблагаемой базы по НДФЛ за 2018 год;РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ — для корректировки самого исчисленного налога;СтраховыеВзносыИПФР (а также ФОМС, ФСС) — для корректировки базы по взносам соответствующего периода.Порядок заполнения документа:
---
Начиная с актуальных релизов ЗУП 3.1, разработчики добавили удобную возможность ручного управления сторнированием. Если программа при автоматическом перерасчете сторнирует лишнее или, наоборот, не видит старых начислений, мы можем скорректировать эти строки вручную.
Рассмотрим, как активировать эту возможность:
Доначисление, перерасчет или документ исправления отпуска).---
Если вы хотите полностью избежать налоговых рисков, связанных с подачей корректировок за прошлые года, и исключить претензии со стороны Роструда, самым правильным решением будет оформление добровольного возврата средств сотрудниками.
Поскольку сотрудники согласны с переплатой и готовы вернуть деньги (как указал автор в сообщении [1.1.21]), безопаснее оформить это не через сторнирование начислений в расчетном листке, а как добровольное внесение денежных средств.
Преимущества этого метода:
Как отразить добровольный возврат в 1С:ЗУП 3.1:
Если сотрудник вносит деньги в кассу организации или переводит их на расчетный счет компании по реквизитам, эта операция должна быть отражена в программе как погашение задолженности сотрудника перед организацией.
Для этого используется документ Возврат сотрудником задолженности (раздел Выплаты — Возвраты сотрудниками задолженности). При проведении этого документа долг сотрудника в программе закроется (взаиморасчеты придут в нулевое состояние), но при этом начисления текущего периода и прошлых лет останутся без искажений в виде «минусов».
---
Проанализируем все рассмотренные варианты, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий под ваши условия:
| Метод решения | Сложность реализации | Налоговые риски | Когда применять |
|---|---|---|---|
| Разовое начисление с минусом в текущем периоде | Низкая | Очень высокие. Отрицательные базы в РСВ заблокируют сдачу отчетности. Искажается ЕНС. | Не рекомендуется к использованию. Применимо только при незначительных суммах, не превышающих текущий доход сотрудника за месяц. |
| Создание виртуального документа и исправление | Средняя | Низкие. Программа корректно распределит периоды возникновения дохода. | Рекомендуется, если нужно исправить конкретные документы (отпуска, больничные) по небольшому количеству людей. |
| Документ «Перенос данных» (ручная корректировка регистров) | Высокая (требует понимания структуры регистров 1С) | Минимальные при условии правильного заполнения всех связанных регистров. | Применяется при массовых исправлениях (десятки и сотни сотрудников), когда нужно точечно скорректировать базу прошлых лет. |
| Добровольный возврат в кассу / на расчетный счет | Низкая | Отсутствуют. Базы начислений и налогов прошлых лет не изменяются. | Наиболее безопасный с юридической и налоговой точки зрения вариант при наличии согласия от сотрудников. |
---
Мы подробно разобрали проблему удержаний за прошлые периоды в условиях отсутствия исторических данных в базе «1С:ЗУП 3.1». Помните, что слепое введение «минусов» в текущем периоде способно парализовать сдачу квартальной отчетности по взносам и НДФЛ.
Если перед вами стоит задача массового исправления данных (например, по 170 сотрудникам), наиболее правильным путем будет сочетание юридического оформления добровольного возврата средств с техническим отражением операции через документ Возврат сотрудником задолженности. Если же проверка требует именно корректировки налоговой базы — используйте механизм создания виртуальных документов-оснований с их последующим исправлением в текущем периоде, либо напрямую корректируйте регистры через «Перенос данных». Это гарантирует чистоту вашего учета и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.