При работе в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2.0) бухгалтеры государственных учреждений часто сталкиваются с необходимостью передать материальные ценности, числящиеся в личном пользовании у одного сотрудника, другому лицу. При попытке оформить эту операцию привычным документом Требование-накладная (материальные запасы) система выдает ошибку: «Выбранная типовая операция не соответствует отбору в документе». В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ошибка, проанализируем методологические требования Министерства финансов РФ и рассмотрим три практических способа корректного отражения этой операции в программе.
Для начала проанализируем ситуацию с технической точки зрения. Документ Требование-накладная (материальные запасы) предназначен для перемещения материальных запасов, учитываемых на балансовом счете 105.00. На балансовых счетах учет ведется в разрезе Центров материальной ответственности (ЦМО), которые включают в себя материально ответственное лицо (МОЛ) и подразделение.
Забалансовый счет 27 («Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам») устроен принципиально иначе. На нем отсутствует субконто «МОЛ» или «ЦМО». Вместо этого аналитический учет организован по следующим субконто:
Мы можем убедиться в этом, если концептуально посмотрим на структуру метаданных конфигурации. Проанализируем программную структуру субконто счета 27:
// Пример анализа видов субконто счета 27
СчетУчета = ПланыСчетов.ЕПСБУ.НайтиПоКоду("27");
Для Каждого СтрокаСубконто Из СчетУчета.ВидыСубконто Цикл
Сообщить("Название субконто: " + СтрокаСубконто.ВидСубконто);
КонецЦикла;
// Результат выполнения кода покажет только "Номенклатура" и "Контрагенты"
Поскольку аналитика счета 27 не совпадает с аналитикой счета 105.00, стандартная типовая операция перемещения между МОЛ технически не может сопоставить данные и выгружает ошибку. Программа защищает базу данных от некорректного заполнения регистров. Для этой задачи можно использовать типовую операцию для прямого внутреннего перемещения по счету 27.
Передача материальных ценностей напрямую от одного сотрудника к другому (минуя склад или ответственное лицо учреждения) является методологической ошибкой. Согласно Инструкции № 157н, имущество в личном пользовании закрепляется за конкретным физическим лицом под его персональную ответственность для выполнения должностных обязанностей.
В рамках современного электронного документооборота (ЭДО), регулируемого Приказом Минфина РФ № 61н, этот процесс строго формализован:
Ниже мы подробно разберем три варианта отражения операции в программе 1С:БГУ 2.0 в зависимости от специфики вашей ситуации.
Этот способ является единственно верным с точки зрения бухгалтерского учета и требований ревизоров. Мы разберем его по шагам.
Шаг 1. Оформление возврата материалов на склад
Для того чтобы забрать материалы у первого сотрудника, перейдем в раздел «Материальные запасы» и откроем документ Возврат материалов из личного пользования.
105.36 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»).При проведении документ сформирует следующую бухгалтерскую запись:
Дебет 105.36 (МОЛ-Склад) — Кредит 27 (Сотрудник-отправитель)
Шаг 2. Выдача материалов новому сотруднику
После того как материалы вернулись на баланс учреждения, их необходимо выдать новому сотруднику. Для этого воспользуемся документом Акт списания материалов или Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения.
Контрагенты).105.36).После проведения программа сформирует записи:
Дебет 27 (Сотрудник-получатель) — Кредит 105.36 (МОЛ-Склад)
Таким образом, мы соблюдаем полную прозрачность учета, формируем правильные печатные формы и не нарушаем требования законодательства.
Бывают ситуации, когда необходимо перенести огромный объем номенклатуры с одного сотрудника на другого (например, при массовом переводе людей, реорганизации отделов или увольнении сотрудника, когда все числящиеся за ним вещи переписываются на его преемника). Делать двойной оборот через балансовый счет 105.00 в таком случае трудоемко.
Для решения этой задачи в 1С:БГУ 2.0 встроен специализированный инструмент — Помощник переноса остатков между счетами (доступен в разделе «Учет и отчетность» — «Помощник переноса остатков»).
Рассмотрим подробнее работу с этим инструментом:
Помощник переноса остатков между счетами.27.Помощник самостоятельно создаст и проведет документ Операция (бухгалтерская). Этот способ гораздо надежнее ручной проводки, поскольку исключает человеческий фактор: программа автоматически и без ошибок заполнит всю служебную аналитику и регистры сведений, которые не видны при обычном ручном вводе проводок.
Проанализируем ситуацию, когда в личное пользование сотрудникам выданы не материалы, а Основные средства (например, мобильные телефоны, ноутбуки, планшеты или спецоборудование, учитываемое на балансовом счете 101.00 и одновременно отраженное на забалансовом счете 27 согласно учетной политике).
Для таких объектов в 1С:БГУ 2.0 предусмотрен совершенно иной алгоритм работы. Нам не нужно делать возврат на склад. Мы можем воспользоваться документом Внутреннее перемещение ОС, НПА, НМА:
При проведении этот документ автоматически сделает необходимые записи:
101.00.27: Кредит 27 (Старый сотрудник) — Дебет 27 (Новый сотрудник).Мы подробно разобрали технические и методологические аспекты переноса материальных ценностей по счету 27. Подводя итог, дадим краткую рекомендацию: