При ведении учета в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8, редакция 2.0 (далее – БГУ 2.0), учреждения часто сталкиваются с необходимостью перемещения материальных ценностей, выданных в личное пользование сотрудникам и учтенных на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)», от одного ответственного лица к другому. На первый взгляд, кажется логичным использовать для этой цели документ Требование-накладная, однако стандартный функционал программы при этом может формировать некорректные проводки, например, с одинаковым субконто Контрагенты для дебета и кредита, или же вовсе не давать возможности прямого перемещения по счету 27.02 между физическими лицами.
В этой статье мы подробно рассмотрим два основных подхода к решению данной задачи: стандартный, рекомендуемый разработчиками 1С, и более гибкий, который предполагает настройку пользовательской типовой операции в соответствии с учетной политикой учреждения.
Согласно методологии, представленной на информационно-технологическом сопровождении (ИТС), прямое перемещение выданного в личное пользование имущества между сотрудниками только по забалансовому счету 27 без оприходования на склад (счет 105.00) программой не предполагается. Разработчики исходят из того, что любая передача между ответственными лицами, особенно если речь идет о ценностях, имеющих балансовую стоимость (даже если они уже списаны со 105 счета на расходы и только числятся на 27), должна фиксироваться через склад. Рассмотрим этот подход подробнее.
Этот метод является наиболее корректным с точки зрения строгого складского учета и внутреннего контроля. Он подразумевает выполнение двух отдельных операций:
Давайте разберем каждый шаг по порядку.
Для отражения возврата имущества от сотрудника, у которого оно числилось на счете 27, на балансовый счет 105.00 (склад), нам потребуется использовать документ Поступление МЗ.
Поступление МЗ.Иные поступления материалов (401.10.180).105.00.27. Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам). При этом в качестве аналитики для счета 27 должно быть выбрано имя сотрудника, от которого производится возврат.При проведении этого документа будут сформированы следующие проводки:
Дт 105.ХХ (Склад) Кт 401.10.180 (Доходы от прочих безвозмездных поступлений) - отражение поступления на склад.
Кт 27.02 (Сотрудник 1) - списание с забалансового счета у старого сотрудника.
Такая корреспонденция счетов отражает возврат ранее выданного имущества, которое уже было списано на расходы учреждения при первоначальной выдаче, и теперь снова принимается к учету на склад как "прочее поступление".
После того как имущество возвращено на склад и учтено на счете 105.00, его можно выдать новому сотруднику. Для этого мы воспользуемся документом Акт списания материалов.
Акт списания материалов.Выдача в личное пользование (401.20.272 (109.00) - 105.00) (оприходование на счет 27).105.ХХ (с которого списываются материалы).27.02 и укажите нового сотрудника в качестве аналитики.При проведении этого документа будут сформированы следующие проводки:
Дт 401.20.272 (Расходы по операциям с активами) Кт 105.ХХ (Склад) - списание со склада на расходы.
Дт 27.02 (Сотрудник 2) - постановка на забалансовый учет новому сотруднику.
Таким образом, путем двух последовательных операций мы достигаем нужного результата, при этом соблюдая все требования к учету через склад. Этот метод хоть и более трудоемок, но является официальным и наиболее универсальным.
Несмотря на то, что стандартный подход предполагает перемещение через склад, многие учреждения предпочитают более простой путь, особенно если фактического возврата имущества на склад не происходит. Если возможность прямого перемещения ценностей между сотрудниками на забалансовом счете 27 закреплена в учетной политике учреждения, то вы можете настроить такую операцию самостоятельно. Гибкость платформы 1С:Предприятие 8 позволяет реализовать подобный сценарий. Для быстрого подключения такого сценария подойдёт готовая типовая операция для внутреннего перемещения по счету 27.02 в БГУ 2.0.
Основная идея заключается в создании новой типовой операции для документа Требование-накладная (Материальные запасы), которая будет формировать проводку Дт 27.02 (Новый МОЛ) Кт 27.02 (Старый МОЛ).
Давайте разберем шаги по настройке такой операции:
Для этого в меню программы найдите раздел, связанный с настройками учета или администрированием, и перейдите в справочник Типовые операции. Он может находиться, например, в разделе Администрирование и настройки -> Настройки учета или Настройки и администрирование -> Настройки программы.
В справочнике Типовые операции используйте фильтр или поиск, чтобы найти операции, предназначенные для документа Требование-накладная (Материальные запасы). Вы можете выбрать любую из существующих операций как основу для копирования, например, ту, которая используется для внутреннего перемещения материалов между складами, если такая есть.
Выделите выбранную операцию и нажмите кнопку Скопировать или используйте соответствующий пункт контекстного меню. Дайте новой типовой операции осмысленное наименование, например, «Внутреннее перемещение НМА 27.02 между МОЛ».
Откройте скопированную типовую операцию для редактирования. Вам необходимо будет изменить вкладку Настройка проводок.
Для дебета проводки:
27.02.Контрагенты, если счет 27.02 использует эту аналитику для сотрудников) необходимо указать сотрудника-получателя. В поле для заполнения аналитики выберите вариант Из шапки документа или Из табличной части документа, а затем найдите соответствующее поле документа Требование-накладная, которое содержит информацию о материально-ответственном лице-получателе. Например, это может быть поле МатериальноОтветственноеЛицоПолучатель или СотрудникПолучатель.Номенклатура) также корректно заполняются из табличной части документа.Для кредита проводки:
27.02.Контрагенты) необходимо указать сотрудника-отправителя. Аналогично дебету, выберите соответствующее поле документа Требование-накладная, которое содержит информацию о материально-ответственном лице-отправителе, например, МатериальноОтветственноеЛицоОтправитель или СотрудникОтправитель.Важно: названия полей документа (например, МатериальноОтветственноеЛицоПолучатель) могут отличаться в вашей конфигурации. Вам может потребоваться предварительно изучить структуру документа Требование-накладная или проконсультироваться с программистом 1С, чтобы точно определить, какие поля соответствуют МОЛ-отправителю и МОЛ-получателю.
Пример настройки выражения для субконто:
// Для субконто Дебета 27.02 (Получатель)
// Документ.МатериальноОтветственноеЛицоПолучатель - если поле есть в шапке
// или
// СтрокаТабличнойЧасти.ПолучательМЗ - если МОЛ указывается в ТЧ
//
// Для субконто Кредита 27.02 (Отправитель)
// Документ.МатериальноОтветственноеЛицоОтправитель - если поле есть в шапке
// или
// СтрокаТабличнойЧасти.ОтправительМЗ - если МОЛ указывается в ТЧ
Как правило, в документе Требование-накладная есть поля для указания МОЛ-отправителя и МОЛ-получателя непосредственно в шапке документа или в табличной части для каждой позиции.
После всех настроек сохраните новую типовую операцию.
Теперь, при создании документа Требование-накладная для перемещения НМА по счету 27, вы сможете выбрать вашу новую типовую операцию. Это позволит сформировать прямую проводку Дт 27.02 (Сотрудник 2) Кт 27.02 (Сотрудник 1) с корректным заполнением аналитики по сотрудникам, минуя 105 счет.
Решение о прямом перемещении материальных ценностей по забалансовому счету 27 без оприходования на склад является важным методологическим вопросом, который имеет свои нюансы:
Требование-накладная (ф. 0510451), в которой будет явно указано, что ценности перемещаются между ответственными лицами без задействования склада. Этот первичный документ будет служить основанием для ввода данных в программу.
В заключение, хотя стандартный функционал 1С:БГУ 2.0 ориентирован на перемещение материальных ценностей через склад, платформа предоставляет все необходимые инструменты для реализации более гибких учетных процессов. Путем настройки пользовательской типовой операции вы можете значительно упростить и автоматизировать учет внутреннего перемещения НМА по забалансовому счету 27, если это соответствует внутренней политике и правилам вашего учреждения.