← На главную

В практике бухгалтеров и кадровиков иногда случаются критические ошибки. Одна из самых неприятных ситуаций — когда сотрудника фактически уволили (и даже отправили уведомление в государственные органы), но забыли провести документ увольнения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП 3.1). В результате сотруднику на протяжении нескольких месяцев продолжали начислять заработную плату.

Ситуация усложняется в разы, если этот сотрудник — иностранный гражданин (например, гражданин Узбекистана). В таком случае простая техническая ошибка пересекается с жесткими требованиями миграционного законодательства, валютного контроля и налогового учета.

В данной статье мы подробно разберем, как исправить эту ошибку без серьезных последствий для организации. Мы проанализируем ситуацию с трех сторон: юридической (миграционные и валютные риски), технической (проведение исправлений в 1С:ЗУП 3.1) и отчетной (подача корректировок в контролирующие органы).

Часть 1. Правовые риски: миграционный учет, валютный контроль и взыскание средств

Прежде чем открывать программу 1С, необходимо оценить правовые последствия произошедшего. Разберем ключевые аспекты, с которыми сталкивается работодатель при работе с иностранными гражданами.

1. Синхронизация данных ведомств: Тот факт, что уведомление об увольнении иностранного гражданина было направлено в МВД вовремя (в течение 3 рабочих дней), спасает организацию от огромного штрафа по ст. 18.15 КоАП РФ (который для юридических лиц составляет от 400 000 до 800 000 рублей). Однако Налоговая служба (ФНС) и Социальный фонд (СФР) регулярно обмениваются сведениями с МВД. Наличие начислений по сотруднику, который по базам МВД числится уволенным (и, скорее всего, покинул пределы РФ), моментально вызовет подозрения контролирующих органов и может спровоцировать внеплановую проверку.
2. Валютный контроль при расчетах: Граждане Узбекистана, не имеющие вида на жительство в РФ, признаются валютными нерезидентами согласно Федеральному закону № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Все расчеты с ними (включая выплату заработной платы) должны производиться исключительно в безналичном порядке через банковские счета. Если в вашей организации возникнет соблазн провести «невыплаченные» деньги через кассу организации задним числом, помните: выплата зарплаты нерезиденту наличными из кассы является грубейшим нарушением валютного законодательства. Штраф за такое нарушение составляет от 75% до 100% от суммы выплаты. Если деньги не перечислялись на карту, начисления нужно просто аннулировать в программе.
3. Взыскание ошибочно выплаченных сумм: Если деньги всё же были ошибочно перечислены на банковскую карту уехавшего сотрудника, вернуть их принудительно практически невозможно. В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ и статьей 1109 Гражданского кодекса РФ, излишне выплаченная работнику заработная плата не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной (арифметической) ошибки или недобросовестных действий со стороны самого работника. Забывчивость бухгалтера или технический сбой в программе судами счетной ошибкой не признаются. Вернуть эти средства можно только по добровольному согласию гражданина, либо списать их как безнадежный долг.

Часть 2. Пошаговая инструкция по техническому исправлению в «1С:ЗУП 3.1»

Рассмотрим подробнее, как корректно исправить ошибку в конфигурации 1С:ЗУП 3.1 текущим периодом (без открытия прошлых закрытых периодов и нарушения последовательности учета).

Для исправления ситуации выполним следующие шаги:

1. Создание документа «Увольнение»:

   Перейдем в раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения и создадим новый документ Увольнение.

   • В поле Дата документа укажем текущую рабочую дату (открытый период).
   • В поле Сотрудник выберем нашего «забытого» иностранного гражданина.
   • В поле Дата увольнения укажем реальную, прошлую дату увольнения — ту самую, которая была зафиксирована в уведомлении для МВД.
2. Автоматическое сторнирование начислений:

   Поскольку дата увольнения относится к прошлым периодам, программа 1С:ЗУП 3.1 при проведении документа автоматически определит, что за последующие месяцы сотруднику были излишне начислены суммы. На вкладках Начисления и Доначисления, перерасчеты программа сформирует сторнирующие записи (суммы с минусом) за все ошибочные месяцы.

   Если автоматического сторнирования не произошло, нам необходимо запустить этот процесс принудительно. Для этого перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты. Найдем в списке нашего сотрудника, зарегистрируем необходимость перерасчета за ошибочные периоды и произведем расчет зарплаты за текущий месяц — лишние начисления сторнируются.

3. Отражение переплаты и закрытие взаиморасчетов:

   Выясним причину возникновения сальдо по сотруднику. Здесь возможны два сценария:

   • Сценарий А (Деньги не выплачивались): Если начисления производились, но ведомости на выплату не оформлялись (деньги висели как долг организации перед сотрудником), то после проведения документа Увольнение и сторнирования начислений баланс взаиморасчетов с сотрудником автоматически закроется в ноль.
   • Сценарий Б (Деньги были выплачены): Если деньги действительно уходили на карту сотрудника, то после проведения сторнирования за бывшим работником образуется задолженность перед организацией. Чтобы убрать этот долг из регистров и отчетов, необходимо воспользоваться документом Возврат сотрудником задолженности (если деньги удалось вернуть) либо списать этот долг на прочие расходы организации, не принимаемые к налоговому учету (если взыскать долг невозможно).

Часть 3. Корректировка отчетности с учетом актуальных требований

Поскольку начисления производились ошибочно, сданная ранее отчетность содержит недостоверные сведения. Нам необходимо подготовить и отправить корректирующие формы в контролирующие органы. Проанализируем ситуацию с учетом объединения фондов в СФР и введения Единого налогового счета (ЕНС).

Вам потребуется скорректировать следующие формы отчетности:

1. Сведения о трудовой деятельности (Подраздел 1.1 формы ЕФС-1):

   Если в момент фактического ухода сотрудника отчет о его увольнении не отправлялся в фонд, это необходимо сделать сейчас. Мы формируем форму ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) с типом «Увольнение» и указываем фактическую дату кадрового события из приказа. СФР может наложить административный штраф на должностное лицо за нарушение сроков сдачи (от 300 до 500 рублей), но сдать этот отчет необходимо для корректного отражения стажа физического лица.

2. Персонифицированные сведения о физических лицах (ежемесячный отчет в ФНС):

   Необходимо подать корректирующие формы за все месяцы, в которых ошибочно производились начисления. В корректирующем отчете по данному сотруднику в строке 070 (сумма выплат) необходимо указать «0» или прочерки. Это покажет налоговым органам, что после даты увольнения выплаты фактически отсутствовали.

3. Единый расчет по страховым взносам (РСВ):

   Подается корректировочный расчет РСВ за соответствующие отчетные (расчетные) периоды. В Разделе 3 по нашему сотруднику обнуляются базы для начисления страховых взносов за те месяцы, когда он уже не являлся сотрудником компании. Налоговая инспекция автоматически пересчитает обязательства по взносам в сторону уменьшения, а переплата вернется на Единый налоговый счет (ЕНС) организации.

4. Расчет 6-НДФЛ и Справки о доходах (бывшие 2-НДФЛ):

   Поскольку доход сотрудника за ошибочные периоды сторнирован, сумма облагаемого дохода уменьшается. Мы должны сдать корректирующий расчет 6-НДФЛ. При этом:

   • Если налог был исчислен, удержан и перечислен в бюджет с ошибочной зарплаты, возникает переплата по НДФЛ. Данную переплату организация может зачесть в счет будущих платежей по другим сотрудникам через ЕНС.
   • В составе годового расчета 6-НДФЛ необходимо подать корректирующую Справку о доходах (бывшую 2-НДФЛ) по данному сотруднику под тем же номером, но с указанием номера корректировки (например, «01»), отразив в ней только реальные доходы до момента увольнения.

Таким образом, своевременное исправление кадровых документов в 1С:ЗУП 3.1, подача корректирующих отчетов и понимание норм валютного и миграционного законодательства позволят организации избежать крупных штрафов и успешно урегулировать возникший инцидент.