При переходе на программу «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» многие организации используют механизм рекомендованного (краткого) переноса данных. При таком переносе в новую информационную базу не переносится вся многолетняя кадровая история сотрудников. Вместо документов Прием на работу и Кадровый перевод в системе создается специализированный документ — Начальная штатная расстановка. Он фиксирует актуальное кадровое состояние сотрудников и их плановые начисления на дату начала ведения учета в новой программе.
Однако при формировании отчетности по электронным трудовым книжкам (ранее — форма СЗВ-ТД, сегодня — подраздел 1.1 формы ЕФС-1) возникает серьезное препятствие. Согласно законодательству, при первой подаче сведений по сотруднику работодатель обязан предоставить информацию о его последнем кадровом событии у данного страхователя по состоянию на 1 января 2020 года. В стандартных условиях программа считывает эти данные из исторических документов приема или перевода, в которых установлен флаг «Отразить в трудовой книжке». Но как быть, если этих документов в базе просто нет, а в документе Начальная штатная расстановка аналогичный флаг не предусмотрен разработчиками?
В данной статье мы подробно разберем, как решить эту проблему, рассмотрим причины ее возникновения и изучим штатный инструмент 1С, который позволяет быстро и корректно зарегистрировать «исторические» кадровые данные без необходимости перепроведения закрытых периодов и ручного исправления регистров.
Для начала проанализируем, как программа формирует сведения для фонда в штатном режиме. При заполнении отчета СЗВ-ТД (или ЕФС-1) система обращается к специальному регистру сведений МероприятияТрудовойДеятельности. Записи в этот регистр попадают при проведении кадровых документов, в которых установлен признак отражения в трудовой книжке.
Если учет ведется «с нуля», то кадровику достаточно открыть последний документ (прием или перевод), зарегистрированный до 01.01.2020, поставить заветный флажок и провести его. Но в ситуации с переносом данных мы сталкиваемся со следующими ограничениями:
Начальная штатная расстановка является сервисным документом ввода остатков. В нем физически нет реквизита для отражения событий в трудовой книжке, и он не делает записей в регистр кадровых мероприятий.К счастью, фирма «1С» оперативно отреагировала на эту проблему и добавила в конфигурацию специализированный документ, который полностью решает задачу регистрации исторических сведений.
Для отражения кадровых событий, произошедших до 1 января 2020 года, в программе 1С:ЗУП 3.1 предназначен документ Регистрация трудовой деятельности. Он находится в разделе Кадры (или Отчетность, справки) подраздела Электронные трудовые книжки.
Этот документ позволяет зафиксировать любые «исторические» сведения без редактирования документов прошлых периодов и без открытия закрытых месяцев. Рассмотрим пошагово, как с ним работать в условиях переноса данных через начальную штатную расстановку.
Перейдем в журнал документов «Сведения о трудовой деятельности граждан» и нажмем кнопку Создать, выбрав пункт Регистрация трудовой деятельности. В открывшейся форме укажем дату документа (текущую) и нашу организацию.
Для того чтобы не вводить всех сотрудников вручную, воспользуемся автоматическим заполнением. В шапке документа найдем кнопку Данные до 2020 года и выберем команду Заполнить последними мероприятиями.
В этот момент программа выполнит следующий алгоритм:
Начальная штатная расстановка.Поскольку документ Начальная штатная расстановка содержит информацию только о кадровом состоянии (должность, подразделение, ставка), но не содержит реквизитов самих бумажных приказов о приеме на работу, эти поля в документе Регистрация трудовой деятельности останутся пустыми.
Нам необходимо вручную заполнить следующие колонки для каждого сотрудника в табличной части:
Важный совет: Несмотря на необходимость ручного ввода номеров и дат приказов, это гораздо проще и быстрее, чем создавать фиктивные документы приема на работу или вручную заполнять весь отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1) на каждого сотрудника при его увольнении или переводе.
После того как данные по приказам заполнены, нажмем кнопку Провести и закрыть. Документ сделает необходимые записи в регистр МероприятияТрудовойДеятельности.
Теперь при создании очередного отчета СЗВ-ТД (или ЕФС-1) и его автоматическом заполнении программа увидит зарегистрированное мероприятие до 2020 года и корректно подтянет его в отчет вместе с текущим кадровым событием (например, увольнением или переводом в текущем месяце).
Если на вашем предприятии числятся сотни или тысячи сотрудников, единовременное заполнение и ручной ввод данных по приказам могут парализовать работу отдела кадров. Разберем полезные функции программы, которые помогут оптимизировать этот процесс.
В документе Регистрация трудовой деятельности предусмотрен встроенный механизм порционного заполнения. Для его активации перед нажатием кнопки заполнения установите флаг «Заполнять порциями по...» и укажите комфортное для вас количество человек (например, по 50 или 100 сотрудников).
Это позволит вам создавать несколько документов Регистрация трудовой деятельности, распределять работу по заполнению реквизитов приказов между кадровиками и постепенно вносить информацию в базу, не перегружая систему длительными расчетами.
Вам совершенно необязательно заполнять исторические данные сразу на всю организацию. Требование предоставить сведения на 01.01.2020 возникает только в момент подачи первых сведений по конкретному сотруднику в текущем периоде (при его увольнении, переводе или подаче заявления о выборе формата трудовой книжки).
Если кадровое событие произошло только у одного сотрудника, мы можем поступить следующим образом:
Регистрация трудовой деятельности нажмем кнопку Данные до 2020 года и выберем команду Добавить по сотруднику.Начальной штатной расстановки.Такой точечный подход позволяет существенно экономить время и вносить исторические данные только по мере реальной необходимости.
После того как вы отправили отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1) в контролирующий орган и получили положительный протокол сдачи, обязательно найдите отправленный документ в программе и установите в нем флаг «Пачка принята в ПФР (не редактируется)» (в современных релизах — флаг принятия в СФР).
Если этого не сделать, программа будет считать эти исторические мероприятия неотправленными. При формировании отчетов за следующие месяцы эти же данные до 2020 года будут снова и снова попадать в новые документы, задваивая сведения и приводя к ошибкам приема отчетности на стороне фонда.
Обратим внимание, что форма СЗВ-ТД на данный момент упразднена. Ее преемником стал Единый расчет ЕФС-1 (в частности, Подраздел 1.1 подраздела 1). Тем не менее, общая методология и логика работы программы 1С:ЗУП 3.1 остались абсолютно неизменными:
Регистрация трудовой деятельности.Таким образом, изученный нами инструмент остается актуальным и обязательным к использованию при ведении учета и подготовке регламентированной отчетности в программах семейства 1С.