Как автоматически заполнить кадровые данные до 2020 года при переходе на ЗУП 3.1 из других программ для отчетов ЕФС-1 (СЗВ-ТД)?

← На главную

Переход на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) из других учетных систем (например, БЭСТ, 1С:ЗУП 2.5 или сторонних самописных программ) часто сопровождается переносом данных в свернутом виде. Основным инструментом фиксации кадрового состояния сотрудников на момент начала работы в новой базе становится документ Начальная штатная расстановка.

Однако при таком переносе в базе часто отсутствуют полноценные кадровые документы (приказы о приеме, переводах) и сопутствующие им реквизиты — номера и даты приказов. С введением электронных трудовых книжек (ранее форма СЗВ-ТД, ныне — подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1) перед кадровиками и бухгалтерами встала сложная задача: при первом кадровом событии после 1 января 2020 года необходимо передать в Социальный фонд России (СФР) сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020. В этой статье мы подробно разберем, как автоматизировать этот процесс, избежать ручной рутины и исправить возможные ошибки.

Почему возникает проблема и в чем ее сложность?

Согласно законодательству, если по сотруднику происходит любое кадровое событие (прием, перевод, увольнение или подача заявления о выборе формата трудовой книжки), работодатель обязан отправить сведения в СФР. При первой отправке отчета по конкретному сотруднику программа должна автоматически «подтянуть» его последнее кадровое событие, зарегистрированное до 01.01.2020 (чаще всего это приказ о приеме на работу или последний перевод).

Если учетная запись сотрудника была перенесена свернуто:

В базе нет физического документа Прием на работу.
Документ Начальная штатная расстановка фиксирует только текущую должность, подразделение и оклад, но часто не содержит точной даты и номера первичного приказа о приеме.
Даже если эти данные занесены в технические регистры (например, Реестр кадровых приказов), стандартные механизмы заполнения отчетов ранних релизов их игнорировали.

Рассмотрим детально, какие решения предлагает сама фирма 1С и как можно автоматизировать процесс, если у вас крупная организация с тысячами сотрудников.

Решение 1: Использование типового документа «Регистрация трудовой деятельности»

Разработчики 1С услышали пользователей и добавили специализированный инструмент, который позволяет централизованно зарегистрировать исторические кадровые события без перепроведения старых документов и «вскрытия» закрытых периодов. Это документ Регистрация трудовой деятельности.

Рассмотрим пошагово, как с ним работать:

Перейдем в раздел Кадры или Выплаты, далее выберем пункт Электронные трудовые книжки.
Нажмем кнопку Создать и выберем документ Регистрация трудовой деятельности.
В открывшемся документе нажмем кнопку Данные до 2020 года и выберем команду Заполнить последними мероприятиями.

Программа автоматически проанализирует регистры переноса данных (включая регистры сведений, созданные при переезде с ЗУП 2.5) и заполнит табличную часть актуальными записями. Если данные были перенесены корректно, в табличную часть попадут даты приема, должности и подразделения.

Важный нюанс: Если в исходной системе (например, БЭСТ) не велся строгий учет номеров и дат приказов или они не перенеслись, соответствующие колонки (Номер приказа, Дата приказа) останутся пустыми. Их придется дозаполнить. Но даже в этом случае автоматическое создание строк по всем сотрудникам избавляет от необходимости вручную добавлять каждого работника и выбирать вид мероприятия.

Решение 2: Программная автоматизация заполнения для крупных предприятий

Если на предприятии работают тысячи сотрудников, ручное дозаполнение дат и номеров приказов в документе Регистрация трудовой деятельности превращается в колоссальный труд. В таком случае целесообразно привлечь программиста для написания внешней обработки.

Проанализируем логику работы такой обработки. Нам необходимо сопоставить данные сотрудников в новой базе ЗУП 3.1 со сведениями из старой базы (или из промежуточного файла Excel, выгруженного из старой системы). Ниже представлен пример кода на языке 1С, который программно создает документ Регистрация трудовой деятельности и заполняет его кадровыми данными из таблицы значений:


// Создаем новый документ регистрации
ДокОбъект = Документы.РегистрацияТрудовойДеятельности.СоздатьДокумент();
ДокОбъект.Дата = ТекущаяДата();
ДокОбъект.Организация = СсылкаНаОрганизацию;
ДокОбъект.Ответственный = ПараметрыСеанса.ТекущийПользователь;
ДокОбъект.Комментарий = "Автоматическое заполнение исторических данных из старой системы БЭСТ";

// Допустим, ТаблицаИсторическихДанных получена путем импорта из Excel
Для Каждого СтрокаДанных Из ТаблицаИсторическихДанных Цикл
    
    // Ищем сотрудника по СНИЛС или ИНН/ФИО
    СотрудникСсылка = Справочники.Сотрудники.НайтиПоРеквизиту("СтраховойНомерПФР", СтрокаДанных.СНИЛС);
    
    Если ЗначениеЗаполнено(СотрудникСсылка) Тогда
        // Заполняем табличную часть документа
        НоваяСтрока = ДокОбъект.Мероприятия.Добавить();
        НоваяСтрока.Сотрудник = СотрудникСсылка;
        НоваяСтрока.ФизическоеЛицо = СотрудникСсылка.ФизическоеЛицо;
        НоваяСтрока.ВидМероприятия = Перечисления.ВидыМероприятийТрудовойДеятельности.Прием;
        НоваяСтрока.ДатаМероприятия = СтрокаДанных.ДатаПриема;
        НоваяСтрока.НаименованиеДокумента = "Приказ";
        НоваяСтрока.ДокументНомер = СтрокаДанных.НомерПриказа;
        НоваяСтрока.ДокументДата = СтрокаДанных.ДатаПриказа;
        
        // Заполняем сведения о должности и подразделении
        НоваяСтрока.Подразделение = Справочники.ПодразделенияОрганизаций.НайтиПоНаименованию(СтрокаДанных.ПодразделениеНаименование);
        НоваяСтрока.Должность = Справочники.Должности.НайтиПоНаименованию(СтрокаДанных.ДолжностьНаименование);
    КонецЕсли;
    
КонецЦикла;

// Записываем и проводим документ
Если ДокОбъект.Мероприятия.Количество() > 0 Тогда
    ДокОбъект.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
    Сообщить("Документ успешно создан и проведен. Обработано сотрудников: " + ДокОбъект.Мероприятия.Количество());
КонецЕсли;

Использование подобных обработок позволяет полностью исключить ручной ввод информации, сводя задачу к простой сверке выборочных данных с бумажными трудовыми книжками.

Решение проблемы с ошибкой № 30171442

На ранних этапах внедрения функционала электронных трудовых книжек пользователи сталкивались с системной ошибкой платформы под номером 30171442. Суть ее заключалась в том, что даже при наличии в базе кадровых документов до 2020 года и установленном флажке "Отразить в трудовой книжке", эти события не подтягивались автоматически в отчеты при возникновении новых мероприятий.

Как решить эту проблему сейчас:

Убедитесь, что ваша конфигурация 1С:ЗУП обновлена до актуального релиза. Ошибка была исправлена разработчиками в плановых обновлениях.
Методисты 1С настоятельно рекомендуют не редактировать старые документы (приемы и переводы) задним числом для установки этих флажков. Это может привести к нежелательному пересчету других показателей или смещению дат актуальности учета. Вместо этого все исторические записи до 2020 года вносите только через документ Регистрация трудовой деятельности.

Актуальное состояние: переход от СЗВ-ТД к ЕФС-1

Обратите внимание, что с 1 января 2023 года форма СЗВ-ТД упразднена. Вместо нее работодатели сдают единую форму ЕФС-1 (а именно — подраздел 1.1). С точки зрения методологии заполнения в 1С ничего не изменилось:

Программа по-прежнему использует данные регистра сведений Мероприятия трудовой деятельности.
Если вы только сейчас переносите данные из старых систем в ЗУП 3.1, требования к отражению последнего исторического кадрового события на 01.01.2020 остаются в силе при первой подаче сведений по сотруднику.

Важные нюансы: сотрудники без заявлений («молчуны»)

В ходе дискуссии на форумах возникало много споров о том, обязаны ли все сотрудники писать заявления о выборе формы ведения трудовой книжки. Законодательство расставило точки в этом вопросе:

Если сотрудник не подал никакого заявления до конца 2020 года: Работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку. При этом данные о его трудовой деятельности все равно передаются в электронном виде в СФР. Таких сотрудников называют «молчунами». Насильно заставлять их писать заявления работодатель не имеет права. Сведения о них подаются в стандартном порядке при возникновении любых кадровых изменений.

Выводы и рекомендации

Для успешного перехода на ЗУП 3.1 и корректной отправки отчетности ЕФС-1 (СЗВ-ТД) придерживайтесь следующего алгоритма:

Выполните перенос данных с помощью встроенных помощников или документа Начальная штатная расстановка.
Не пытайтесь вручную перепроводить старые документы приема на работу или ставить в них флажки отражения в ТК.
Используйте типовой документ Регистрация трудовой деятельности с функцией автоматического заполнения мероприятий до 2020 года.
При переносе больших объемов данных из сторонних систем (не 1С) используйте внешние обработки для программного заполнения этого документа на основе файлов импорта.