Ситуация, когда организации необходимо выплатить материальную помощь родственникам (например, жене) умершего сотрудника, встречается в практике бухгалтера нередко. С точки зрения программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, основная сложность заключается в том, что получатель выплаты не является сотрудником организации. Это накладывает определенные ограничения на использование стандартных документов начисления зарплаты.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно зарегистрировать такую выплату, настроить налогообложение и страховые взносы, а также выберем оптимальный способ отражения операции, чтобы данные корректно попали в отчетность и бухгалтерский учет. Проанализируем два основных сценария работы в программе.
Прежде чем переходить к техническим настройкам в 1С, вспомним важные методологические моменты. Согласно пункту 8 статьи 217 НК РФ, единовременная материальная помощь, выплачиваемая членам семьи умершего работника, полностью освобождена от НДФЛ. Ограничений по сумме в данном случае нет. Также эти суммы не облагаются страховыми взносами, так как выплата производится лицу, не состоящему в трудовых отношениях с организацией (п. 1 ст. 420 НК РФ).
Этот способ является наиболее корректным с точки зрения методологии, если выплата производится стороннему физическому лицу. Рассмотрим пошагово, как это реализовать.
Шаг 1. Настройка вида прочего дохода
Для начала нам необходимо создать специальный вид расчета. Перейдем в раздел Выплаты — Виды прочих доходов физлиц. Создадим новый элемент:
Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами.Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок).Шаг 2. Регистрация выплаты
Рассмотрим использование документа Начисление прочих доходов (находится в разделе Выплаты). Этот документ предназначен именно для регистрации выплат лицам, не являющимся сотрудниками.
Физические лица, ее необходимо создать.Важный нюанс этого способа: Документ Начисление прочих доходов фиксирует сумму для налоговой отчетности и проводок, но не формирует задолженность организации перед получателем в подсистеме взаиморасчетов ЗУП. Это означает, что вы не сможете создать Ведомость на выплату этой суммы непосредственно в ЗУП. Предполагается, что выплата будет произведена в 1С:Бухгалтерия (через РКО или списание с расчетного счета).
Если ваша учетная политика требует, чтобы абсолютно все выплаты (включая ведомости) проходили через ЗУП, проанализируем другой вариант. Он позволяет создать Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Шаг 1. Включение настройки
Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты и установим флажок Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия.
Шаг 2. Присвоение роли физическому лицу
Как отмечалось в материалах форума, есть «хитрый» способ сделать человека доступным для этого документа без оформления приема на работу и увольнения:
Физические лица.Работа.Шаг 3. Регистрация документа
Теперь воспользуемся документом Выплата бывшим сотрудникам (раздел Выплаты). В нем мы выбираем вид дохода (настроенный аналогично первому способу), подбираем наше физлицо и указываем сумму. Этот документ позволяет на основании себя создать Ведомость, что закроет вопрос с выплатой денег непосредственно из ЗУП.
Пользователи часто сталкиваются с проблемой: документ Начисление прочих доходов не имеет печатной формы «Приказ о выплате материальной помощи». В типовой конфигурации предусмотрена только «Справка о выплате прочего дохода». Если кадровикам необходим именно приказ, возможны два варианта:
Начисление прочих доходов или Выплата бывшим сотрудникам.Выясним причину, по которой важно отражать эти суммы именно в ЗУП. Выплаты социального характера родственникам умерших сотрудников должны попадать в статистическую форму П-4. Если вы просто проведете выплату в бухгалтерской программе мимо ЗУП, эти данные придется вносить в отчет П-4 вручную. При использовании документов ЗУП суммы автоматически подтянутся в нужные графы отчета, если в настройках начисления правильно указан вид дохода для статистики.
Разберем, как данные передаются в бухгалтерию. При синхронизации данные из документов начисления прочих доходов попадают в документ Отражение зарплаты в бухучете.
Проанализируем проводки. Обычно для выплат сотрудникам используется счет 70. Но для сторонних лиц (родственников) корректнее использовать счет 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами». Чтобы программа применила этот счет, в ЗУП в документе Отражение зарплаты в бухучете или в настройках способа отражения (раздел Настройка — Способы отражения зарплаты в бухучете) необходимо указать соответствующую аналитику.
Если мы используем Способ отражения с настроенным счетом 76, то проводка будет выглядеть следующим образом:
Дт 91.02 (Прочие расходы) — Кт 76.10 (Прочие расчеты с физлицами)
Использование счета 91.02 обосновано тем, что данные затраты чаще всего не относятся к расходам по обычным видам деятельности организации.
Рассмотрим краткий алгоритм действий для быстрого решения задачи:
Начисление прочих доходов (если платим в Бухгалтерии) или Выплата бывшим сотрудникам (если платим ведомостью из ЗУП).Таким образом, мы обеспечим не только корректную выплату денег, но и правильное формирование всей регламентированной отчетности организации.