Каждый практикующий специалист при работе в программе 1С:Управление торговлей (редакция 11), 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP сталкивался с ситуацией, когда складская инвентаризация фактически завершена, все излишки оприходованы, а недостачи списаны. Все документы проведены, даты последовательны, расхождения закрыты в ноль. Однако при попытке закрыть приказ на проведение инвентаризации его состояние в списке документов упорно отображается как «Находится в процессе оформления актов» вместо долгожданного «Завершено».
В этой статье мы подробно разберем, по каким алгоритмам система определяет готовность приказа к закрытию, почему автоматическое состояние «зависает» и как по шагам исправить эту проблему, чтобы навести идеальный порядок в вашей базе данных.
Для начала проанализируем важную техническую деталь, заложенную в архитектуру решений 1С. В документах инвентаризации разделяются два разных понятия:
В работе или Закрыт.Если система видит малейшее расхождение между результатами фактического пересчета и оформленными финансовыми актами, состояние приказа в списке никогда не сменится на «Выполнено» или «Завершено». Программа будет считать, что вы оформили акты не до конца.
Рассмотрим частую ситуацию, возникающую на неордерных складах. Пользователи полагают, что раз склад не использует ордерную схему документооборота, то для инвентаризации достаточно оформить только два типа документов: ПриказНаПроведениеИнвентаризацииТоваров и финансовые акты (списание, оприходование). Это ключевая ошибка.
В современных конфигурациях 1С документ ПересчетТоваров является обязательным связующим звеном в цепочке инвентаризации, независимо от ордерности склада. Именно в нем фиксируются фактические остатки и рассчитываются отклонения, которые затем переносятся в акты. Без проведения пересчета в правильной последовательности статусов система не сможет сопоставить плановые и фактические данные, и состояние приказа останется в незавершенном виде.
Правильная и полная цепочка документов выглядит следующим образом:
ПриказНаПроведениеИнвентаризацииТоваров со статусом В работе.ПересчетТоваров. Сначала проводим его в статусе Подготовлено (или В работе в зависимости от релиза), чтобы распечатать инвентаризационные ведомости.ПересчетТоваров, переводим его в статус Внесение результатов и заполняем колонку с фактическим количеством.ПересчетТоваров статус Выполнено и проводим его. Это зафиксирует результаты инвентаризации в системе.СписаниеНедостачТоваров и ОприходованиеИзлишковТоваров.Закрыт.Если вы соблюдали стандартную цепочку документов, но приказ все равно отображается как «Находится в процессе оформления актов», выясним конкретные причины сбоя.
Проанализируем детально, как 1С сопоставляет документы. Программа делает это не просто по общему количеству, а в разрезе пяти ключевых аналитических разрезов: Номенклатура, Характеристика, Серия, Склад (или помещение) и Организация.
Если в документе ПересчетТоваров была обнаружена недостача товара с характеристикой «Синий», а в созданном вручную акте списания вы выбрали характеристику «Красный» (или не указали ее вовсе), система посчитает, что недостача по «Синему» товару так и осталась неоформленной. При этом у вас также возникнет перерасход по «Красному» товару.
Как исправить: Проверьте соответствие аналитики. Рекомендуется не создавать акты вручную, а использовать автоматическое заполнение по остаткам к оформлению. Если вы заполняли документы вручную, перезаполните табличные части актов строго на основании документов пересчета.
Довольно часто бухгалтеры или кладовщики пытаются скорректировать объемы списания или оприходования непосредственно в финансовых актах, не меняя при этом документ пересчета. Например, в пересчете зафиксирована недостача в 10 штук, а списать решили только 8 штук, чтобы уложиться в лимиты.
Для системы это явный сигнал: по данному приказу еще осталось 2 штуки неоформленной недостачи. Состояние приказа закономерно останется активным.
Как исправить: Если реальные объемы списания/оприходования изменились, необходимо отразить эти изменения в первоисточнике. Верните документ ПересчетТоваров в статус Внесение результатов, скорректируйте фактическое количество так, чтобы отклонение совпало с планируемым актом, проведите пересчет в статусе Выполнено, а затем перезаполните финансовые акты.
1С крайне чувствительна к последовательности проведения документов по времени в рамках одного дня. Если время проведения акта списания или оприходования оказалось хотя бы на одну секунду раньше, чем время проведения документа ПересчетТоваров, автоматический алгоритм проверки не сможет связать эти документы в единую цепочку.
Рассмотрим пример распределения времени внутри одного дня инвентаризации:
ПриказНаПроведениеИнвентаризацииТоваров — 08:00:00ПересчетТоваров — 12:00:00СписаниеНедостачТоваров / ОприходованиеИзлишковТоваров — 15:00:00Если эта последовательность нарушена, система не увидит оснований для закрытия приказа.
Как исправить: Проведите групповое перепроведение документов инвентаризационной кампании в правильной последовательности. Также эффективен следующий ручной алгоритм:
В работе, а статус пересчета — обратно в Внесение результатов.ПересчетТоваров в статусе Выполнено.Закрыт и проведите его.Чтобы не гадать, по какому именно товару система видит расхождения, воспользуемся специализированным отчетом «Оформление излишков и недостач товаров». Этот отчет можно открыть непосредственно из формы списка складских актов или через раздел отчетов по складу.
В данном отчете наглядно выводится информация о том, сколько единиц товара было выявлено в качестве излишка или недостачи по результатам пересчета и сколько из них фактически зафиксировано финансовыми документами. Если в отчете присутствуют ненулевые остатки по каким-либо позициям (даже дробные доли в случае весового товара), приказ на инвентаризацию не закроется.
Ниже схематично представлен алгоритм, по которому разработчики 1С проверяют завершенность оформления документов в системе:
// Упрощенная схема проверки полноты оформления актов инвентаризации
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Расхождения.Номенклатура,
| Расхождения.Характеристика,
| СУММА(Расхождения.КоличествоПересчет) КАК КолПересчет,
| СУММА(Расхождения.КоличествоАкт) КАК КолАкт
|ИЗ
| РегистрСведений.РезультатыПересчетов КАК Расхождения
|СГРУППИРОВАТЬ ПО
| Расхождения.Номенклатура,
| Расхождения.Характеристика
|ИМЕЮЩИЕ
| СУММА(Расхождения.КоличествоПересчет) <> СУММА(Расхождения.КоличествоАкт)";
Результат = Запрос.Выполнить();
Если Не Результат.Пустой() Тогда
СостояниеПриказа = "Находится в процессе оформления актов";
Иначе
СостояниеПриказа = "Завершено";
КонецЕсли;
Как мы видим из логики запроса, любое неравенство суммарного количества в пересчетах и актах (в разрезе номенклатуры и характеристик) возвращает состояние приказа в статус незавершенного оформления.
Мы детально разобрали механизм контроля статусов инвентаризации в программе 1С. Для того чтобы статус приказа всегда безошибочно менялся на «Завершено», строго придерживайтесь правил ведения учета: обязательно используйте документ ПересчетТоваров, следите за идентичностью аналитики в цепочке документов, избегайте ручных правок количества в актах в обход пересчетов и всегда соблюдайте строгую временную последовательность проведения документов.