При закрытии месяца в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» многие пользователи сталкиваются с ситуацией, когда общехозяйственные (счет 26) или общепроизводственные (счет 25) расходы распределяются некорректно. Основная претензия заключается в том, что при использовании базы «Выручка» программа берет общую сумму выручки по номенклатурной группе для всей организации, игнорируя разделение по подразделениям. В результате затраты «ложатся» на подразделения не в той пропорции, которую ожидает бухгалтер.
В этой статье мы подробно разберем, почему типовой алгоритм работает именно так, и как настроить систему, чтобы добиться распределения базы выручки строго внутри каждого подразделения.
Рассмотрим стандартную настройку плана счетов. В типовой конфигурации счет 90.01.1 (Выручка по деятельности с основной системой налогообложения) имеет следующие субконто:
Как мы видим, аналитики Подразделения на этом счете по умолчанию нет. Проанализируем ситуацию: когда регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» ищет базу распределения по выручке, она обращается к оборотам счета 90.01.1. Поскольку в разрезе подразделений данные на этом счете не хранятся, программа «видит» выручку только в разрезе Номенклатурных групп.
Если одна и та же номенклатурная группа используется в нескольких подразделениях (например, «Услуги по аренде» оказываются и головным офисом, и филиалом), программа суммирует всю выручку по этой группе и применяет её как единую базу для всех подразделений, где возникли косвенные расходы. Это и приводит к тому, что в справке-расчете мы видим одну и ту же «гигантскую» сумму выручки у каждого подразделения.
Это наиболее правильный технический способ решения проблемы, который позволяет сохранить структуру справочника номенклатурных групп. Мы можем заставить программу видеть выручку в разрезе подразделений, изменив настройки плана счетов. Разберем по шагам, как это сделать:
Важный момент: после включения этой настройки на счетах 90 и 91 появится новое субконто. Теперь во всех документах реализации (Реализация товаров и услуг, Оказание услуг, Отчет о розничных продажах) поле Подразделение станет обязательным для заполнения в части отражения доходов. Программа начнет фиксировать выручку не только по группам, но и по конкретным центрам финансовой ответственности.
Проанализируем последствия: после перепроведения документов реализации за месяц база распределения косвенных расходов в справке-расчете станет «дробиться». Программа увидит, что по подразделению «Цех 1» выручка составила 100 000 руб., а по «Цеху 2» — 50 000 руб., и распределит 25-й или 26-й счета именно в этой пропорции.
Если по каким-то причинам бухгалтерия против изменения настроек плана счетов (например, чтобы не перепроводить огромный массив документов или из-за особенностей управленческого учета), рассмотрим альтернативный метод. Выясним, как использовать Номенклатурные группы в качестве разделителя затрат.
Суть метода заключается в создании отдельных элементов в справочнике Номенклатурные группы для каждого подразделения. Например:
В этом случае, даже если на счете 90 нет субконто «Подразделения», программа четко разделит выручку, так как она привязана к разным аналитикам номенклатурных групп. При этом прямые затраты на 20-м счете также должны собираться строго по этим специфичным группам. Этот метод считается «трудозатратным» в плане ведения справочников, но он является самым стабильным для типовых алгоритмов без внесения изменений в настройки системы.
Рассмотрим подробнее разницу в методах распределения, так как они ведут себя по-разному в зависимости от настроек в регистре Методы распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов.
Счет 25 (Общепроизводственные расходы): эти затраты всегда имеют жесткую привязку к подразделению. Если вы накопили затраты на 25 счете в «Подразделении А», программа будет искать базу (выручку или зарплату) только в этом же «Подразделении А». Если вы включили учет на 90 счете по подразделениям, база найдется корректно. Если не включили — возникнет ошибка распределения, если выручка по этой НГ есть и в других подразделениях.
Счет 26 (Общехозяйственные расходы): ситуация сложнее. Если в учетной политике не установлен метод «Директ-костинг», 26 счет должен закрываться на 20. В регистре сведений «Методы распределения» можно указать конкретное подразделение для правила распределения или оставить поле пустым.
Посмотрим на пример настройки метода распределения в коде (логика поиска базы):
// Логика формирования запроса к базе распределения
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ
| СУММА(ВыручкаОбороты.СуммаВыручки) КАК База,
| ВыручкаОбороты.Подразделение,
| ВыручкаОбороты.НоменклатурнаяГруппа
|ИЗ
| РегистрБухгалтерии.Хозрасчетный.Обороты(&ДатаНач, &ДатаКон, , Счет = &Счет90) КАК ВыручкаОбороты
|ГРУППИРОВАТЬ ПО
| ВыручкаОбороты.Подразделение,
| ВыручкаОбороты.НоменклатурнаяГруппа";
Если в данной таблице поле Подразделение будет пустым (null), программа не сможет сопоставить косвенный расход конкретного подразделения с выручкой, и база будет считаться «общей».
Если вы уже выполнили закрытие месяца и видите в справке-расчете «целую» выручку вместо разделенной, выполните следующие действия:
Реализация товаров и услуг.Таким образом, мы выяснили, что ключ к корректному распределению косвенных расходов лежит в единообразии аналитики. Программа распределяет затраты по принципу «сверху вниз»: сначала ищет соответствие по подразделению, затем внутри подразделения — по номенклатурным группам. Если одно из звеньев этой цепи (в данном случае — подразделение на счете выручки) отсутствует, механизм распределения автоматически переходит на уровень выше, агрегируя данные по всей организации.