← На главную

При работе с весовым или мерным товаром (сахар, зерно, ГСМ, строительные смеси) практически каждая поставка сопровождается расхождениями между весом, указанным в документах поставщика, и фактическим весом, зафиксированным на весах при приемке. Ситуация, когда в ТОРГ-12 указано 500 кг, а по факту приехало 499 кг или 501 кг, является стандартной из-за погрешности весов, усушки, утряски или условий транспортировки. Разберем подробно, как отразить эти операции в программе 1С:Управление торговлей 11.4 (УТ 11.4), чтобы не нарушить партионный учет и корректно сформировать себестоимость.

Механизм 1: Использование «Акта о расхождениях после поступления»

Самый правильный и методически верный способ в УТ 11.4 — это использование специализированного документа Акт о расхождениях после поступления. Рассмотрим по шагам, как настроить этот процесс.

Шаг 1: Создание документа-основания. Сначала мы регистрируем первичный документ Приобретение товаров и услуг. В нем мы указываем количество «по документам» поставщика (например, те самые 500 кг). Это необходимо для того, чтобы зафиксировать наши обязательства перед поставщиком согласно его накладной.

Шаг 2: Оформление расхождений. На основании документа приобретения создаем Акт о расхождениях после поступления. Проанализируем структуру этого документа. В табличной части мы увидим колонки «По документу» и «Факт».

• В колонку «Факт» мы вписываем реальный вес, принятый на склад (например, 499 кг).
• Программа автоматически вычислит расхождение (недостачу или излишек).

Шаг 3: Отражение расхождений. Это самый важный этап. В акте нам нужно выбрать, как именно система должна «поступить» с этой разницей. Рассмотрим варианты:

1. Недостача за счет поставщика: Если мы не согласны платить за отсутствующий килограмм, выбираем этот вариант. В этом случае уменьшится наша задолженность перед контрагентом.
2. Недостача за счет предприятия (нормируемая): Если 1 кг — это допустимая норма усушки, мы выбираем этот вариант. Расход будет отнесен на выбранную Статью расходов (например, «Естественная убыль»). При этом стоимость всей партии (500 кг по документам) ляжет на фактически принятые 499 кг, тем самым увеличив себестоимость единицы товара.
3. Излишки (приходование): Если приехало больше (501 кг), мы можем либо признать их прочим доходом, либо оформить как закупку у поставщика сверх заказа.

Механизм 2: Ордерная схема склада

Если на вашем предприятии используется ордерный склад, процесс становится еще более прозрачным. Разберем ситуацию, когда финансовый отдел и склад работают раздельно.

При ордерной схеме фактическая приемка фиксируется документом Приходный ордер на товары. Кладовщик взвешивает машину и вносит в систему реальный вес. После этого в рабочем месте «Накладные к оформлению» менеджер увидит расхождение. Проанализируем действия менеджера: система подсветит строку заказа, указывая, что «Принято складом» меньше (или больше), чем «Оформлено накладными». Менеджер может либо скорректировать Приобретение товаров и услуг под факт склада, либо создать Акт о расхождениях, как описано выше.

Механизм 3: Настройка допусков и мерных товаров

Выясним причину, по которой система иногда сопротивляется вводу дробных значений или небольших отклонений. Для работы с весовым товаром в 1С:УТ 11.4 предусмотрены специальные настройки в карточке номенклатуры. Проанализируем настройки Мерного товара:

• Включите настройку «Индивидуальные упаковки» или «Единицы измерения», если товар учитывается и в штуках, и в килограммах.
• Используйте функционал «Допустимое отклонение при приемке». В соглашении с поставщиком или в настройках номенклатуры можно указать процент допустимого отклонения. Если расхождение укладывается в этот процент (например, 0.5% на погрешность весов), система позволит провести документы без формирования лишних актов, считая это нормой.

Списание «усушки» на себестоимость через статьи расходов

Рассмотрим подробнее, как настроить аналитику, чтобы бухгалтерия видела корректные данные. Если мы списываем недостачу на предприятие, нам необходимо создать Статью расходов со следующими параметрами:

• Тип расходов: Расходы по приобретению товаров.
• Вариант распределения: На себестоимость товаров.
• Правило распределения: Пропорционально количеству или стоимости.

При таком подходе стоимость пропавшего килограмма не «исчезнет» из учета, а равномерно распределится на себестоимость оставшейся партии. Это наиболее корректный метод с точки зрения управленческого учета, так как конечная прибыль от продажи кукурузы или сахара будет рассчитана с учетом затрат на логистические потери.

Документальное оформление (ТОРГ-2)

Не забудем про юридическую значимость. При оформлении Акта о расхождениях в 1С:УТ 11.4 мы получаем возможность распечатать унифицированную форму ТОРГ-2. Проанализируем ситуацию: если поставщик прислал кукурузу в початках на КАМАЗе, и вы обнаружили воровство или порчу, именно ТОРГ-2 станет основанием для претензии. В 1С этот документ заполняется автоматически данными из колонок «По факту» и «По документу».

Схема «Товары в пути»

Если между отгрузкой у поставщика и приемкой на вашем складе проходит значительное время, рекомендуем рассмотреть схему Товары в пути. Посмотрим, как это работает программно:

1. Оформляется Приобретение товаров и услуг в статусе «В пути». Право собственности перешло к вам, но на складе товара еще нет.
2. По приезду машины оформляется Приемка товаров. Именно здесь фиксируется фактический вес.
3. Если возникла разница между тем, что «выехало» от поставщика и «приехало» к вам, система автоматически потребует оформить Акт о расхождениях для закрытия виртуального остатка на складе «Товары в пути».

Итог: Для решения проблемы 1 кг сахара или 10 кг кукурузы не нужно вручную «подгонять» цифры в первичной накладной. Правильный путь — это фиксация факта через Акт о расхождениях или Приходный ордер, с последующим распределением стоимости недостачи на издержки предприятия (статью расходов) или выставлением претензии поставщику.