← На главную

Ситуация, когда при входном контроле поступившей партии товара фактически обнаруживается большее количество позиций, чем указано в сопроводительных накладных поставщика, встречается достаточно часто. Разберем по шагам, как правильно организовать документооборот, складской процесс и отражение таких операций в программах 1С.

Правовые основы и первичные документы

Проанализируем нормы законодательства (ст. 466 и 514 ГК РФ). При обнаружении излишков покупатель обязан письменно уведомить поставщика о расхождениях:

1. Фиксируем расхождение документально. Составляем «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (унифицированная форма № ТОРГ-2 для отечественных товаров, № ТОРГ-3 для импортных либо собственный утвержденный акт).
2. Если организация согласна принять излишек, а поставщик согласен его продать — поставщик выставляет исправленный или корректировочный первичный документ (УПД/УКД), и товар оплачивается по согласованной стоимости.
3. Если товар не выкупается или решение еще не принято, излишек не должен смешиваться с собственными активами организации и принимается на ответственное хранение.

Вариант 1. Физическая изоляция товара (карантин) без отражения в финансовом учете

Если организация не планирует сразу приходовать излишки на баланс, а ожидает согласования и исправленных документов от поставщика, применим организационный подход с зоной карантина:

1. Откладываем выявленный излишек на отдельную палету или в специально выделенную ячейку/зону склада.
2. Маркируем грузовое место ярлыком с указанием номера поставки, даты и формулировкой «Излишки по поступлению №..., ожидаются документы».
3. Финансовый документ на поступление проводим строго на количество по накладной поставщика.
4. После предоставления поставщиком исправленного УПД вводим исправленные документы и перемещаем товар из карантина в общую зону хранения.

Вариант 2. Разделение складского и финансового учета (1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ)

Рассмотрим, как наиболее эффективно автоматизировать процесс в системах 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление торговлей с применением ордерной схемы документооборота:

1. Фактический складской приход: Оформляем документ Приходный ордер на товары на реально принятое количество (включая излишек). Это позволяет кладовщикам сразу зафиксировать физический остаток на складе.
2. Финансовый документ: Документ Приобретение товаров и услуг проводим на количество, указанное в исходных первичных документах контрагента.
3. Фиксация расхождений: Создаем документ Акт о расхождениях после поступления на основании поступления или ордера. В табличной части указываем фактическое и документальное количество, а в колонке «Как отработать» выбираем нужный вариант:
   • «Оформить» или «Допоставить без распоряжения» — если излишек согласован к выкупу и поставщик выставит дополнительные/исправленные документы.
   • «Оформить и вернуть» — если излишек будет возвращен поставщику.
   • «Списать на доходы» — если поставщик отказался от претензий, и товар приходуется как внереализационный доход компании.
   • «Зачесть пересортицу» — если излишек возник в результате пересортицы с другой номенклатурной позицией из этой же поставки.
4. Выравнивание контуров: Менеджеры утрясают финансовую часть с контрагентом, после чего по результатам акта формируются окончательные финансовые проводки и движения по регистрам взаиморасчетов.

Вариант 3. Отражение расхождений в 1С:Бухгалтерия предприятия

Разберем порядок действий в конфигурации 1C:Бухгалтерия:

1. Товар на ответственном хранении: До момента получения исправленных документов излишек не приходуется на балансовые счета (41 или 10). Отражаем его на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» с помощью документа Операция, введенная вручную (проводка: Дт 002). При возврате товара поставщику оформляется проводка Кт 002.
2. Получение УКД / исправленного УПД: На основании первичного поступления оформляем документ Корректировка поступления с видом операции «Исправление в первичных документах» или «Корректировка по согласованию сторон». Документ скорректирует количество и суммы на счетах 41 (10), 19 и 60.
3. Оприходование невостребованного излишка: Если поставщик отказался забирать излишек или истекли сроки урегулирования, приходуем товар по рыночной стоимости документом Оприходование товаров с отнесением на внереализационные доходы (проводка: Дт 41 (10) — Кт 91.01).

Важные ограничения для маркированной и прослеживаемой продукции

Проанализируем критические риски, связанные со специфическими категориями товаров:

1. Маркированный товар («Честный Знак»): Если физически прибыл маркированный товар, кодов маркировки которого нет во входящем электронном УПД, категорически запрещено пускать его в оборот или продавать. Такой товар изолируется в зоне карантина до тех пор, пока поставщик не передаст корректные коды через ЭДО посредством исправленного документа.
2. Прослеживаемый товар (РНПТ): Расхождения по количеству прослеживаемых позиций требуют обязательного выставления исправленного электронного документа с указанием корректных номеров РНПТ. Приходовать такие излишки в одностороннем порядке без риска налоговых санкций недопустимо.