В процессе работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда при увольнении сотрудника с «детскими» вычетами программа начинает вести себя непредсказуемо. Излишне удержанный НДФЛ разбивается на непонятные суммы, при попытке сделать возврат налога образуется «фантомная» задолженность за сотрудником в расчетном листке, а в ведомостях на выплату зависают остатки.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такая проблема, как устроена внутренняя механика 1С при работе с отрицательным НДФЛ и как исправить ошибки взаиморасчетов несколькими способами — от правильного методического пересчета до точечных корректировок без отмены проведенных документов.
---
Для начала проанализируем ситуацию на конкретном примере. Сотруднику ежемесячно предоставлялся вычет на детей в размере 2800 рублей. 1 июля сотрудник увольняется. Программа начисляет ему компенсацию отпуска в размере 1196,78 рублей и остаток оклада за июль в размере 829,13 рублей. Суммарный доход за июль составил 2025,91 рублей.
Поскольку вычет на детей (2800 рублей) превышает общую сумму июльских начислений (2025,91 рублей), налоговая база за июль становится отрицательной. В результате расчета нарастающим итогом с начала года программа регистрирует излишне удержанный НДФЛ в размере 256 рублей. Однако при попытке выплаты и возврата этого налога сумма разбивается на части (например, 156 рублей и 100 рублей), а в программе зависает долг.
Выясним причину такого поведения системы:
Увольнение, а остаток зарплаты рассчитывает отдельным документом Начисление зарплаты и взносов, расчет НДФЛ происходит последовательно в двух разных местах. В документе Увольнение рассчитывается только компенсация (1196,78 рублей) и применяется вычет, что дает отрицательный НДФЛ и фиксирует НДФЛ к зачету в размере -156 рублей. Затем в документе Начисление зарплаты и взносов дорасчитывается остаток оклада (829,13 рублей), доход увеличивается, но все равно остается меньше вычета. Программа регистрирует еще -100 рублей налога. Итого получается общая сумма излишне удержанного налога -256 рублей, но в регистрах она зафиксирована двумя разными документами.Корректировка выплаты со знаком «минус». В расчетном листке эта сумма отображается справочно в строке НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.Возврат НДФЛ на всю сумму 256 рублей, программа фиксирует, что организация должна вернуть эти деньги. Но из-за того, что НДФЛ был зафиксирован частями в разных документах начисления, при формировании ведомостей на выплату происходит наложение «зачтенного» налога и сумм к возврату. Регистры взаиморасчетов Начисления удержания по сотрудникам и Взаиморасчеты с сотрудниками начинают двоить суммы, что и приводит к появлению «фантомного» долга за сотрудником в расчетном листке.---
Самый правильный способ избежать подобных ошибок — это рассчитывать все причитающиеся сотруднику суммы (и компенсацию увольнения, и остаток оклада за текущий месяц) в одном месте и одной датой. Рассмотрим, как это сделать по шагам.
Возврат НДФЛ и все ведомости, в которые попали выплаты по этому сотруднику за июль.Начисление зарплаты и взносов за июль. Найдите в нем увольняющегося сотрудника, нажмите правой кнопкой мыши и выберите команду «Удалить» (необходимо полностью исключить его из общего начисления зарплаты). Проведите документ.Увольнение этого сотрудника. На вкладке «Условия увольнения» установите флаг «Начислить зарплату» и выберите период (в нашем примере — Июль).Увольнение. Теперь программа в рамках одного документа рассчитает и компенсацию отпуска, и оклад за отработанные дни июля. Вычет применится один раз ко всей совокупности июльских доходов, и излишне удержанный НДФЛ в размере 256 рублей зафиксируется единой суммой.Возврат НДФЛ. Программа автоматически заполнит его на корректную сумму 256 рублей.---
Если период уже закрыт, отчетность сдана, и пользователи категорически отказываются пересчитывать документы увольнения задним числом, можно прибегнуть к корректировке регистров вручную в текущем периоде.
Проанализируем, как убрать зависшие суммы:
Начисление зарплаты и взносов, в котором рассчитывался сотрудник.-156 или -100, которые привели к рассинхронизации, вы можете вручную отрегулировать их. Для этого измените значение строки или добавьте новую строку с противоположным знаком (плюс или минус), чтобы обнулить зависший остаток в регистре взаиморасчетов.---
Часто пересортица по документам-источникам возникает внутри регистров накопления, из-за чего программа «видит» долг, которого физически нет. Быстро схлопнуть эти остатки можно с помощью технической ведомости с нулевой суммой.
Выполним следующие действия по шагам:
Ведомость в банк или Ведомость в кассу) текущей датой.+156 по одному документу и -156 по другому).Этот технический прием заставит программу перераспределить остатки в регистре накопления Взаиморасчеты с сотрудниками и «схлопнуть» пересортицу. В результате долг в расчетном листке полностью закроется.
---
Некоторые специалисты на форумах рекомендуют решать проблемы с зависшим налогом при помощи документа Операция учета НДФЛ (в частности, корректируя вкладку «Перечислено по всем ставкам»).
Обратите внимание: этот способ имеет серьезные ограничения!
Документ Операция учета НДФЛ предназначен исключительно для корректировки налогового учета (то есть для корректного отражения сумм в регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ). Он делает движения по регистрам налогового учета, но не делает записей в финансовые регистры взаиморасчетов с сотрудниками (такие как Начисления удержания по сотрудникам и Взаиморасчеты с сотрудниками).
Если вы воспользуетесь только этим документом, вы исправите отчет 6-НДФЛ, но «фантомный» долг в расчетном листке сотрудника и в ведомостях на выплату зарплаты никуда не исчезнет. Для полного решения проблемы данный метод необходимо совмещать с технической ведомостью-заглушкой (Способ 3).