Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1), хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда в рабочем месте «Расчеты и выплаты» висит назойливое предупреждение о том, что по какому-то документу (например, по премии, материальной помощи или больничному) выплата якобы не оформлена. При этом фактически деньги сотруднику давно выплачены, в самом документе начисления по кнопке «Выплатить» всё заполнено, а в расчетном листке красуется аккуратный нулевой остаток долга.
В этой статье мы подробно разберем техническую природу этой проблемы, выясним, какими неприятностями она грозит расчетчику, и рассмотрим три надежных способа ее исправления в зависимости от того, закрыт ли период редактирования.
Для того чтобы понять суть проблемы, нам придется заглянуть «под капот» программы. Наше рабочее место «Расчеты и выплаты» ориентируется не на сальдо взаиморасчетов с сотрудником (которое действительно закрыто «в ноль» в расчетном листке), а на записи в специализированных регистрах накопления. Ключевыми здесь являются регистры Зарплата к выплате и Взаиморасчеты с сотрудниками.
Для корректного закрытия записей в этих регистрах программе критически важна связка двух параметров:
Премия, Больничный лист, Отпуск и т. д.).Проанализируем классическую ситуацию. В документе начисления (допустим, это Премия) установлен способ выплаты «В межрасчетный период». Программа делает движение по регистру: «Ожидается выплата именно по документу Премия №... в межрасчетный период».
Если в дальнейшем бухгалтер выплачивает эту сумму общей ведомостью с характером выплаты «Зарплата за месяц» или «Увольнение», то ведомость делает движение по регистру с документом-основанием Начисление зарплаты и взносов (или вообще без детальной аналитики).
В итоге в регистрах взаиморасчетов возникает техническая «пересортица»:
Премия в регистрах зависает незакрытый долг перед сотрудником.Начисление зарплаты и взносов образуется техническая переплата на ту же сумму.Взаимно эти суммы «схлопываются» только в расчетном листке, но для строгих алгоритмов программы выплата по конкретной премии остается неоформленной.
Беспокойство бухгалтеров абсолютно оправдано. Оставленные без внимания технические «хвосты» в регистрах ведут к серьезным системным ошибкам:
1. Искажение учета НДФЛ и ошибки в отчете 6-НДФЛ. Это самое опасное последствие. Начиная с последних версий программы, учет исчисленного и удержанного НДФЛ жестко привязан к дате выплаты и документу-основанию. Пересортица в регистрах приводит к тому, что налог удерживается некорректно, отражается не в тех периодах или распределяется по неверным кодам доходов. В результате регламентированная отчетность заполняется с ошибками, что ведет к штрафам от ФНС.
2. Проблемы с автозаполнением будущих ведомостей. В следующих месяцах при заполнении ведомостей на аванс или зарплату программа попытается автоматически исправить эту ошибку. Она начнет стягивать в новые документы старые «хвосты» за прошлые периоды (появятся строки вида «в том числе за...» со знаками плюс и минус). Расчетчику придется тратить много времени на ручную корректировку ведомостей.
3. Ошибочный расчет компенсации за задержку зарплаты. Поскольку программа считает премию «невыплаченной», она может автоматически рассчитать и начислить сотруднику излишнюю компенсацию по ст. 236 ТК РФ при формировании любого последующего расчетного документа.
Если период еще не закрыт, налоги не сданы и вы можете свободно изменять документы начисления и ведомости, воспользуемся самым простым решением.
Разберем этот способ по шагам:
Премия), который числится невыплаченным.Ведомость и в поле «Выплачивать» установим значение «Зарплата за месяц» (или переподберем сотрудника, чтобы ведомость корректно зафиксировала выплату премии в составе общей зарплаты).Что делать, если период уже закрыт, отчетность сдана и перезаписывать прошлые документы категорически нельзя? В этом случае мы можем «схлопнуть» пересортицу в текущем (открытом) периоде без изменения старых данных.
Рассмотрим подробнее этот алгоритм:
Премия (наш проблемный документ) и указываем сумму выплаты со знаком «плюс» (например, 10 000 рублей). Это действие закроет зависший долг по премии.Начисление зарплаты и взносов или ведомость на Увольнение) и указываем ту же сумму, но со знаком «минус» (например, -10 000 рублей). Это уберет технический перекос.Этот способ предназначен для опытных пользователей и системных администраторов, когда требуется радикально очистить регистры без создания лишних документов выплаты.
Выполним следующие действия:
Зарплата к выплате и Взаиморасчеты с сотрудниками. Нажмем «ОК».Премия.Перенос данных. Проверим отчет «Анализ взаиморасчетов с сотрудниками» — данные должны стать ровными.Иногда в рабочем столе «Расчеты и выплаты» зависают документы, по которым выплата физически равна нулю. Например, Больничный лист, который полностью оплачивается за счет средств СФР (бывший ФСС) начиная с 4-го дня болезни, или отпуска «за свой счет».
Программа видит проведенный документ начисления, но не находит по нему ведомости и бьет тревогу. Решить эту проблему очень просто: в самом документе начисления достаточно изменить способ выплаты с «В межрасчетный период» на «С зарплатой». После этого документ перестанет требовать создания отдельной межрасчетной ведомости и исчезнет из списка неоформленных выплат.
Используя предложенные методики, вы сможете быстро навести порядок в базе данных 1С:ЗУП 3.1, успокоить бухгалтерию и избежать досадных ошибок при формировании регламентированной отчетности по НДФЛ.