← На главную

Пересечение ежегодного отпуска и периода временной нетрудоспособности сотрудника — классическая ситуация в практике бухгалтера по расчету заработной платы. Однако, когда эти события происходят на стыке отчетных периодов (например, отпуск начался в июне — в конце II квартала, а больничный лист предоставлен и проводится в июле — начале III квартала), стандартная процедура расчета может обернуться техническими трудностями. При формировании Единого расчета по страховым взносам (РСВ) за полугодие программа начинает выдавать многочисленные ошибки контроля соотношений, а база в персональных сведениях искажается.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает данная коллизия в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (1С:ЗУП), проанализируем поведение системы и рассмотрим четыре практических способа решения проблемы, которые позволят вам успешно сдать отчетность без ручных корректировок.

Выясняем причину: почему проведение больничного в июле ломает РСВ за июнь?

Прежде чем переходить к алгоритмам исправления, давайте детально разберем физику процесса. Основная причина кроется в жестких требованиях Федеральной налоговой службы (ФНС) к заполнению отчетности и особенностях распределения сторнировочных сумм в регистрах программы 1С.

Согласно контрольным соотношениям ФНС (в частности, контрольному соотношению КС 0.22), в Разделе 3 расчета РСВ база для начисления страховых взносов и сами взносы по каждому конкретному физическому лицу не могут быть отрицательными за любой месяц отчетного периода. Наличие отрицательных показателей гарантирует отказ налогового органа в приеме отчета.

Когда мы проводим документ Больничный лист в июле, и он сторнирует (уменьшает) начисленные ранее июньские отпускные, программа запускает следующий алгоритм анализа:

1. Программа проверяет, есть ли у сотрудника в текущем расчетном месяце (в июле) иные положительные начисления (оклад, премии, новые отпускные за период продления).
2. Если июльских начислений достаточно, чтобы перекрыть сумму сторнированных июньских отпускных, общий итог доходов за июль остается положительным. В этом случае 1С:ЗУП относит всю сумму сторно к текущему периоду (июлю). Данные за июнь во II квартале не меняются, и отчет РСВ за полугодие формируется и сдается без ошибок. Все изменения благополучно переносятся на отчет за 9 месяцев.
3. Если июльских начислений НЕ хватает (например, сотрудник весь июль болел или догуливал отпуск и у него нулевой или слишком маленький баланс начислений), возникает угроза образования отрицательной базы в июле. Чтобы не допустить этого нарушения правил ФНС, алгоритм программы принудительно переносит отрицательное сторно в месяц первоначального начисления — в июнь.

В результате этого автоматического переноса июньская база в Разделе 3.1 за полугодие уменьшается «задним числом». Но поскольку документ Начисление зарплаты и взносов за июнь уже был проведен и зафиксирован, общие суммы страховых взносов по организации в Разделе 1 и Приложении 1 не пересчитывались. Возникает разрыв: сумма показателей по всем сотрудникам из персональных разделов перестает сходиться с итоговыми суммами по компании в целом. Именно этот дисбаланс и вызывает ошибки при проверке контрольных соотношений РСВ.

---

Способ 1. Предварительный расчет зарплаты за июль (Быстрое решение)

Рассмотрим самый простой и наименее трудозатратный способ, который позволяет оперативно исправить ситуацию без ручной корректировки регистров и перепроведения закрытых периодов. Нам необходимо показать программе, что в июле у сотрудника будет достаточный объем положительного дохода для поглощения июньского сторно.

Разберем данный метод по шагам:

1. Перейдем в раздел Зарплата и откроем журнал документов Начисление зарплаты и взносов.
2. Создадим новый документ за еще незакрытый месяц — Июль.
3. Заполним документ по нашему сотруднику. Программа автоматически рассчитает его плановый оклад (или другие начисления) за те дни июля, которые он фактически отработает после выхода с больничного и отпуска.
4. Проведем этот черновой документ Начисление зарплаты и взносов за июль.
5. Вернемся к формированию отчета РСВ за полугодие (II квартал) и заполним его заново.

Что произошло в системе? Как только программа обнаружила положительную базу июля в документе начисления зарплаты, она автоматически перераспределила июньское сторно отпускных на июльские регистры. Июньская база в Разделе 3 вернулась к своему исходному состоянию. Контрольные соотношения сошлись, ошибки исчезли. Вы можете спокойно выгружать и отправлять отчет РСВ за полугодие. В конце июля, когда придет время окончательного расчета зарплаты, вы просто перезаполните и пересчитаете июльский документ начисления в штатном режиме.

---

Способ 2. Временная регистрация отсутствия в июне (Правильный учетный подход)

Проанализируем ситуацию, когда отчетный период еще полностью не закрыт, отчетность только готовится, а сотрудник заболел в конце июня и принес больничный уже в июле. Чтобы не искажать учет и не начислять лишнюю зарплату за дни болезни в июне, рекомендуется использовать механизм невыходов.

Схема действий выглядит следующим образом:

1. В июне, как только стало известно, что сотрудник заболел во время отпуска и не выйдет на работу в запланированный срок, зафиксируем этот факт. Для этого создадим документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с причиной «Болезнь (больничный еще не закрыт)».
2. Укажем даты отсутствия, приходящиеся на июнь (например, с 17 по 30 июня). Данный документ зафиксирует в системе код «Б» в табеле учета рабочего времени и приостановит автоматическое начисление планового дохода за эти дни.
3. Произведем окончательный расчет зарплаты за июнь. Программа корректно учтет отсутствие сотрудника и начислит страховые взносы только на фактически заработанные суммы и несторнированную часть отпуска.
4. Заполним и отправим отчет РСВ за полугодие. Данные будут абсолютно корректны, так как они изначально сформированы с учетом реального положения дел в июне.
5. В июле, после того как сотрудник закроет и принесет больничный лист, мы проведем документ Больничный лист. Программа автоматически вытеснит ранее введенное временное «Отсутствие», произведет начисление пособия, сделает перерасчет отпуска и продлит его. Все эти корректировки пройдут июльскими датами и войдут в отчет РСВ за 9 месяцев.

---

Способ 3. Отключение автоматического сторнирования отпуска в настройках 1С:ЗУП

В современных версиях программы 1С:ЗУП 3.1 разработчики реализовали удобную настройку, которая позволяет кардинально изменить логику взаимодействия документов отпуска и больничного, предотвращая появление отрицательных баз по страховым взносам.

Выясним, как настроить данный функционал:

1. Перейдем в меню Настройка, выберем пункт Расчет зарплаты.
2. Найдем и снимите флажок возле опции «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов».
3. При отключении этой опции программа перестанет автоматически генерировать сторно-записи внутри самого документа Больничный лист при обнаружении пересечений с отпуском.
4. Вместо этого непосредственно в документе Больничный лист (в нижней части формы) появится информационная ссылка-предупреждение. Кликнув по ней, расчетчик может быстро создать документ-исправление исходного документа Отпуск.
5. В созданном исправлении отпуска система выдаст интерактивный запрос: «Продлить основной отпуск?». При выборе варианта «Да» программа автоматически сдвинет даты окончания отпуска на количество дней болезни, при этом общая сумма начисления останется неизменной (так как количество оплачиваемых дней отпуска не изменилось).

Этот метод полностью исключает возникновение отрицательных сумм перерасчетов (сторно) в регистрах, сохраняя стабильность базы по страховым взносам и гарантируя успешную сдачу РСВ.

---

Способ 4. Подача корректирующего отчета РСВ (Если изменения в июне неизбежны)

Рассмотрим крайний случай. Что делать, если у сотрудника вообще не предвидится доходов в июле (например, он уходит в затяжной неоплачиваемый отпуск, находится на длительном лечении или увольняется сразу после больничного)? В этом случае перекрыть июньское сторно июльскими начислениями невозможно, и отрицательная сумма окончательно останется в июне.

В такой ситуации действовать нужно строго в соответствии с регламентом налогового законодательства:

1. Проведем документ Больничный лист в июле. Программа уменьшит июньскую базу по взносам в Разделе 3.
2. Для того чтобы отчетность была согласованной, нам необходимо пересчитать общие страховые взносы за июнь. Пересчет произойдет автоматически при расчете взносов в июле, либо можно запустить ручной пересчет взносов за июнь.
3. Сформируем корректирующий (уточненный) расчет РСВ за полугодие (номер корректировки «1»).
4. В корректировочном отчете показатели Раздела 1 и Приложения 1 уменьшатся на сумму корректировки июня по данному сотруднику, а в Разделе 3 по этому сотруднику отразятся правильные, уменьшенные (но строго положительные) суммы базы и начисленных взносов.

Используя предложенные методики, вы всегда сможете держать под контролем правильность формирования персонифицированной отчетности и оперативно реагировать на любые сложные пересечения начислений сотрудников.