← На главную

При переходе с программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5 на редакцию 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда отчеты по среднесписочной численности (ССЧ) за одинаковые периоды выходят с разными результатами. В 1С:ЗУП 2.5 показатель может составлять, например, 92 человека, а в 1С:ЗУП 3.1 отчет показывает 86 человек. Разберем по шагам, почему возникает такое занижение данных, как локализовать ошибку и какие настройки программы влияют на итоговые цифры.

Основная причина при переносе данных на стыке годов

Выясним главную причину расхождений, с которой сталкиваются бухгалтеры и кадровики при переносе базы. При выполнении рекомендованного («краткого») переноса данных на 31 декабря в новую базу 1С:ЗУП 3.1 переносится информация о действующих сотрудниках и остатках взаиморасчетов. Если сотрудники уволились в течение прошлого года и все взаиморасчеты с ними были завершены, их кадровые данные и история работы в новую базу не попадают.

В результате складывается следующая ситуация:

1. 1С:ЗУП 2.5 видит старые кадровые приказы и учитывает отработанные месяцы уволенных сотрудников за прошлый период.
2. 1С:ЗУП 3.1 содержит данные только о тех, кто числился на момент переноса или имел задолженности/переплаты. История уволенных сотрудников за прошлый год отсутствует, поэтому кадровые отчеты за предыдущие месяцы показывают заниженную среднесписочную численность.

Если расчет ССЧ за прошлые периоды требуется сравнивать со старой базой, необходимо учитывать, что в новой базе физически отсутствуют кадровые документы по сотрудникам, уволенным до даты переноса.

Пошаговый поиск и локализация расхождений

Для того чтобы точно понять, какие сотрудники не попали в расчет или дали отклонение, проанализируем кадровые отчеты системы. Выполним следующие действия:

1. Сформируем отчеты по среднесписочной численности не за весь год целиком, а отдельно по каждому месяцу в обоих базах. Это позволит сузить период поиска до конкретного месяца, в котором появляется разница.
2. Локализуем подразделения, в которых наблюдаются отклонения.
3. Воспользуемся специализированным отчетом Численность и текучесть кадров в разделе кадровых отчетов 1С:ЗУП 3.1.
4. Добавим в данный отчет группировку по сотрудникам. Это даст возможность увидеть индивидуальный вклад каждого работника в показатель среднесписочной численности.

Настройки расчета ССЧ по отработанному времени и графиков работы

Если кадровый состав совпадает, но показатели все равно разнятся, проанализируем параметры программы и настройки графиков работы, влияющие на расчет сотрудников с неполной ставкой.

Рассмотрим ключевые настройки в 1С:ЗУП 3.1:

1. Опция расчета по отработанному времени: Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты. Найдем параметр «Рассчитывать среднесписочную численность внешних совместителей и работающих неполное время по отработанному времени». Включение или отключение этого флага меняет алгоритм расчета для сотрудников на неполной ставке. Если флаг включен, расчет опирается на фактически отработанные часы.
2. Свойства графиков работы: Для сотрудников, работающих на неполных ставках (например, 0,5 ставки), в справочнике Графики работы сотрудников обязательно должна быть установлена галочка неполного рабочего времени и заполнена ссылка «Считать норму по другому графику». Без указания базового графика нормального рабочего времени программа не сможет корректно вычислить коэффициент отработанного времени.

Влияние зарегистрированных отсутствий и типов договоров

При расчете ССЧ по методологии Росстата определенные категории работников исключаются из среднесписочной численности. Проанализируем, какие документы могут влиять на результат:

1. Отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком: Сотрудники в таких отпусках не включаются в ССЧ (за исключением случая, когда сотрудник выходит на работу на условиях неполного рабочего дня с сохранением пособия).
2. Отпуска без сохранения оплаты и учебные отпуска: Периоды отсутствия по этим причинам снижают показатель ССЧ.
3. Приостановление трудовых договоров: Мобилизованные сотрудники с проведенным документом Приостановление трудовых договоров исключаются из среднесписочной численности.
4. Договоры ГПХ: Физические лица, работающие только по договорам гражданско-правового характера, не входят в ССЧ. Если при переносе данных договор ГПХ ошибочно перенесен как кадровый прием, сотрудник неправомерно попадет в среднесписочную численность.

Особенности округления и детализации отчетов

При сопоставлении данных важно учитывать следующие особенности платформы 1С:ЗУП 3.1:

1. Расчет ССЧ производится за каждый день месяца с последующим суммированием и математическим округлением до целых единиц. Из-за округления сумма ССЧ по подразделениям может отличаться от итогового значения по организации в целом на 1–2 человека.
2. В 1С:ЗУП 3.1 стандартные кадровые отчеты выводят итоговую численность с детализацией по месяцам и периодам. Для получения детализированного анализа требуется сопоставлять данные отчета Численность и текучесть кадров с кадровыми документами и табелями учета рабочего времени.