Почему в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ попадают уволенные сотрудники и как это исправить

Сдача регламентированной отчетности — всегда ответственный период для бухгалтера. И крайне неприятно, когда после очередного обновления конфигурации в отчетах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ начинают массово «вылезать» давно уволенные сотрудники, включая тех, кто прекратил трудовые отношения еще в прошлом году. Это может привести к некорректной подаче сведений в Социальный фонд РФ (СФР / бывший ПФР) и последующим штрафным санкциям.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает данная техническая коллизия в программных продуктах 1С (включая 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:ЗиКГУ), проанализируем внутренние механизмы платформы и рассмотрим пошаговые методики решения этой проблемы.

Почему это происходит: анализируем внутренние механизмы 1С

Для того чтобы понять природу ошибки, давайте заглянем под капот конфигурации. Заполнение отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ происходит на основе сложных запросов, которые анализируют не просто документы увольнения, а записи в специализированных регистрах сведений. К числу ключевых регистров относятся:

1. «Кадровая история сотрудников (по юрлицам)» — фиксирует основные кадровые события (прием, перевод, увольнение).
2. «Параметры периодов стажа ПФР» (или «Периоды стажа ПФР») — именно этот регистр является основным источником формирования стажевых периодов для регламентированных отчетов.

При обновлении конфигурации разработчики 1С часто оптимизируют структуры этих регистров или алгоритмы проведения документов. В результате старые записи кадровых документов могут стать некорректными с точки зрения нового кода программы. Программа перестает «видеть» закрытые периоды работы сотрудника и считает его стаж бесконечным, из-за чего он автоматически попадает в текущие отчеты.

Рассмотрим четыре основные технические причины этой проблемы и способы их устранения.

Способ 1. Восстановление реквизита «Дата увольнения» через перепроведение документов

Выясним частую причину сбоя: после некорректного обновления или переноса данных у уволенных сотрудников в информационной базе может оказаться не заполнен скрытый реквизит Дата увольнения в кадровых регистрах. При этом визуально в самом документе увольнения дата может стоять, но в базу данных (в регистры сведений) она не записывается.

Давайте выполним простое групповое перепроведение документов, которое принудительно перезапишет регистры:

1. Перейдем в раздел Администрирование, затем выберем пункт Обслуживание и найдем инструмент Групповое изменение реквизитов (или перепроведение документов).
2. Зададим отбор по типу документов Увольнение (или Увольнение из организации для более старых версий).
3. Установим период (например, прошлый год или текущий налоговый период) и запустим процесс группового перепроведения.

Перепроведение документов заново сформирует движения по регистрам кадровой истории, корректно заполнит реквизит Дата увольнения, и сотрудники перестанут попадать в отчет.

Способ 2. Решение проблемы временных кадровых переводов (Системная ошибка 1С №50013893)

Проанализируем специфическую, но очень частую системную ошибку. Если сотрудник был уволен в период действия временного кадрового перевода (когда в документе перевода была заполнена «Дата окончания», и эта дата по календарю наступает позже фактической даты увольнения), программа дает сбой.

В этом случае стандартное перепроведение кадровых документов увольнения не помогает, поскольку алгоритм 1С считает приоритетной незакрытую запись временного перевода. Для решения этой коллизии выполним следующие действия:

1. Найдем исходный документ Кадровый перевод, которым сотрудника временно переводили на другую позицию.
2. Удалим или очистим реквизит По (дата окончания перевода) в этом документе, если сотрудник уже гарантированно уволен из компании, либо зафиксируем дату окончания перевода днем, предшествующим увольнению.
3. Проведем документ кадрового перевода заново, а затем повторно перепроведем документ Увольнение.

Способ 3. Выявление расхождений с помощью «Универсального отчета»

Если сотрудников много, и вы не можете понять, по какой причине конкретный человек попадает в отчет, разберем методику точной диагностики через Универсальный отчет. Этот способ позволяет увидеть «виновника» проблемы без использования сложного программирования.

1. Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Отчеты администратора и откроем Универсальный отчет.
2. В поле выбора типа данных установим значение Регистр сведений.
3. В качестве таблицы выберем Параметры периодов стажа ПФР.
4. Нажмем кнопку Настройки и на вкладке Отборы добавим условие: Физическое лицо Равно [Имя Вашего проблемного сотрудника].
5. Сформируем отчет.

Посмотрим внимательно на сформированную таблицу. Особое внимание обратим на колонку Регистратор. Там будет указан конкретный документ, который создал «бесконечную» запись стажа без даты окончания. Это может быть старый документ Больничный лист, неотмененный Отпуск или зависший документ начисления по договору ГПХ. Открыв данный документ-регистратор непосредственно из отчета, мы сможем перепровести его или исправить некорректные даты внутри него.

Для программистов и опытных пользователей приведем пример простого SQL-подобного запроса на платформе 1С, который поможет быстро найти всех сотрудников с незаполненной датой окончания действия кадрового состояния в регистрах:

ВЫБРАТЬ
    КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник,
    КадроваяИстория.Период КАК ДатаСобытия,
    КадроваяИстория.ВидСобытия КАК ВидСобытия
ИЗ
    РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Период, ) КАК КадроваяИстория
ГДЕ
    КадроваяИстория.ВидСобытия = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)
    И КадроваяИстория.ДействуетДо < ДАТАВРЕМЯ(1, 1, 1)

Способ 4. Проверка дублирования физических лиц и договоров ГПХ

Очень часто уволенные сотрудники попадают в пенсионные отчеты из-за банального дублирования карточек в справочниках 1С. Рассмотрим, как это исправить:

1. Проверим справочник Физические лица на наличие дубликатов. Если на одного человека заведены две разные карточки (например, одна использовалась при работе по трудовому договору, а вторая была заведена позже для работы по договору ГПХ), программа может запутаться. В этом случае увольнение пройдет по одной карточке, а вторая останется активной. Воспользуемся типовой обработкой Поиск и удаление дублей для объединения таких карточек.
2. Проверим документы Договор (работы, услуги) для внештатных сотрудников. Если в договоре ГПХ не указана четкая дата окончания выполнения работ, либо если после расторжения договора сотруднику была начислена какая-либо выплата (например, премия за прошлые периоды), программа автоматически добавит его в текущий СЗВ-М. Убедимся, что даты окончания всех закрытых договоров ГПХ соответствуют актам выполненных работ и реально завершены.

Временный обход ситуации (если отчет нужно сдать «прямо сейчас»)

Если регламентированные сроки сдачи поджимают, а разбираться в хитросплетениях регистров прямо сейчас нет времени, применим временный метод ручного обхода:

1. Заполним отчет СЗВ-М (или ЕФС-1 Раздел 1) автоматически с помощью стандартной кнопки Заполнить.
2. В табличной части найдем ошибочно попавших туда уволенных сотрудников.
3. Выделим строки с этими сотрудниками и нажмем клавишу Delete (или выберем пункт Удалить в контекстном меню).
4. Запишем и проведем документ, после чего выгрузим его для отправки в контролирующий орган.

Важное примечание: Этот способ является лишь временной мерой. При формировании отчета за следующий месяц эти же уволенные сотрудники снова попадут в табличную часть, поэтому при первой же возможности обязательно воспользуйтесь первыми четырьмя способами и наведите порядок в кадровых регистрах вашей базы данных 1С.