В практической деятельности бухгалтеров и кадровиков часто возникает ситуация, когда коллективным договором (КД) организации предусмотрено предоставление сотрудникам дополнительных оплачиваемых дней отдыха. Поводами для этого могут служить семейные обстоятельства: вступление в брак, рождение ребенка, смерть близких родственников и другие важные события. К сожалению, на многих предприятиях эти дни по привычке оформляют через документ «Отпуск». Это серьезная методологическая ошибка, которая выявляется при первой же проверке контролирующими органами.
В этой статье мы подробно разберем, почему нельзя использовать механизм отпусков для таких выплат, как правильно настроить программу «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП) для корректного начисления оплаты, и как решить сложную задачу расчета среднего заработка для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени (СУРВ).
Давайте проанализируем законодательную и расчетную базу, чтобы понять суть проблемы. Когда мы оформляем сотруднику отпуск (пусть даже дополнительный и не влияющий на основной лимит в 28 дней):
29.3).В то же время, формулировка в коллективном договоре обычно звучит как «предоставление дополнительных оплачиваемых дней отдыха» (а не дней отпуска). Согласно Трудовому кодексу РФ, оплата таких дней должна производиться по правилам статьи 139 ТК РФ исходя из рабочих дней (или часов при сменном графике) за последние 12 месяцев, без всякого умножения на коэффициент 29.3. Соответственно, использование документа «Отпуск» приводит к искажению среднего заработка и замечаниям со стороны аудиторов и налоговых инспекторов.
Единственно верный способ отражения таких дней в 1С:ЗУП 3.1 — использование документа «Отсутствие с сохранением оплаты». Рассмотрим пошагово, как настроить систему.
Прежде чем создавать новые начисления, нам необходимо убедиться, что в программе включена техническая возможность регистрировать сохранения заработка. Разберем, как это сделать:
Теперь создадим специальный вид начисления, который будет использоваться в документе «Отсутствие с сохранением оплаты». Перейдем в справочник Настройки — Начисления и нажмем кнопку Создать.
Выполним настройку по вкладкам:
Вкладка «Основное»
Оплата времени сохраняемого среднего заработка.По отдельному документу (это позволит рассчитывать его документом «Отсутствие с сохранением оплаты»).Вкладка «Учет времени»
Здесь необходимо указать, как это время будет отражаться в табеле учета рабочего времени. Мы можем использовать предопределенный вид времени Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) (код в табеле — «ОВ») или создать в справочнике «Виды использования рабочего времени» свой собственный вид времени, например, «Дополнительный оплачиваемый день по КД» с кодом «ОД».
Вкладка «Приоритет»
Программа должна понимать, какие начисления данный день отдыха должен вытеснять. Нам нужно проанализировать список в левой колонке («Начисления, приоритет которых выше») и убедиться, что туда входят основные начисления сотрудников: Оплата по окладу, Оплата по окладу (по часам), Оплата по часовому тарифу и другие виды явки. Это гарантирует, что за день отсутствия сотруднику не будет начислен обычный оклад.
Обратимся к частой проблеме, озвученной на форуме. У сотрудников с суммированным учетом рабочего времени (сменщиков) рабочие смены могут длиться по 11, 12 или более часов. Когда мы регистрируем день отдыха, выпадающий на их рабочую смену, программа по умолчанию рассчитывает средний заработок за все часы этой смены.
Важный правовой нюанс:
Ранее Минтруд рекомендовал оплачивать дополнительные выходные дни при СУРВ исходя из стандартного 8-часового рабочего дня. Однако судебная практика изменилась. Согласно позиции Верховного Суда РФ (Определение № 10-КГ24-2-К6), средний заработок за дни отсутствия (включая оплачиваемые выходные по КД) должен рассчитываться исходя из фактической продолжительности смены по графику сотрудника. То есть, если у сотрудника по графику стояла смена 11 часов, программа 1С:ЗУП 3.1 по умолчанию рассчитает оплату за все 11 часов. И это методологически наиболее верное и безопасное решение, исключающее риски штрафов от ГИТ за недоплату.
Тем не менее, если учетная политика вашей организации или требования аудиторов жестко предписывают оплачивать сменщикам строго 8 часов за день отдыха, стандартное поведение программы нужно скорректировать.
Для этого мы создадим второе, дублирующее начисление специально для сотрудников с СУРВ. Назовем его, например, «Оплата доп. дней отдыха по КД (для СУРВ)». Основное отличие будет заключаться в измененной формуле расчета.
Стандартная формула расчета среднего заработка выглядит следующим образом:
Макс(СреднийЗаработокОбщий * НормаДнейЧасов, УчитыватьМРОТ * МРОТ) / НормаДнейЧасов * ВремяВДняхЧасах * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка
Для сотрудников с СУРВ показатель ВремяВДняхЧасах возвращает фактически запланированные часы по графику (например, 11 часов). Чтобы принудительно ограничить расчет 8 часами за каждый день отсутствия, заменим этот показатель в формуле на конструкцию (8 * ВремяВДнях).
Модифицированная формула будет выглядеть так:
Макс(СреднийЗаработокОбщий * НормаДнейЧасов, УчитыватьМРОТ * МРОТ) / НормаДнейЧасов * (8 * ВремяВДнях) * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка
Проанализируем, как работает эта формула:
СреднийЗаработокОбщий для сменщиков программа рассчитает как среднечасовой.ВремяВДнях определит количество дней отсутствия (в нашем случае — 1 день).Поскольку оплата дополнительных дней отдыха предоставляется работодателем добровольно на основании локального нормативного акта (Коллективного договора), а не по прямому требованию ТК РФ (как, например, донорские дни), к ней применяются общие правила налогообложения:
2000.Подводя итог, отметим, что правильная настройка программы избавит вас от претензий проверяющих органов и обеспечит прозрачный и красивый расчет в расчетных листках сотрудников. Переход на использование документа «Отсутствие с сохранением оплаты» является единственно верным решением для отражения дополнительных дней отдыха по коллективному договору.