← На главную

По нормам статьи 128 Трудового кодекса РФ работодатель обязан предоставить сотруднику по его письменному заявлению отпуск без сохранения заработной платы на срок до 5 календарных дней в случаях рождения ребенка, регистрации брака или смерти близких родственников. Однако локальными нормативными актами организации, коллективным или трудовым договором может быть предусмотрено сохранение среднего заработка за эти дни либо предоставление дополнительных оплачиваемых выходных дней.

Разберем подробно, как корректно настроить и отразить такую оплату в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», какие коды налогообложения выбрать и как избежать распространенных ошибок в учете.

Шаг 1. Настройка нового вида начисления

Проанализируем параметры, которые необходимо задать для расчета оплаты таких дней исходя из среднего заработка сотрудника. Перейдем в раздел Настройка – Начисления и создадим новый вид расчета:

1. На вкладке Основное укажем наименование, например: Оплата дней отдыха с сохранением среднего заработка.
2. В поле Назначение начисления выберем значение Оплата времени сохраняемого среднего заработка.
3. В реквизите Начисление выполняется автоматически установится вариант По отдельному документу (документом будет выступать Отсутствие с сохранением оплаты).
4. На вкладке Учет времени установим переключатель в положение Целодневное неотработанное время и командировки и выберем вид времени Дополнительные выходные дни (оплачиваемые). В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) такие дни будут зафиксированы буквенным кодом ОВ.
5. На вкладке Приоритет убедимся, что новое начисление находится в списке вытесняющих для основных плановых начислений сотрудника (таких как Оплата по окладу, Оплата по часовому тарифу). Это исключит двойное начисление за один и тот же рабочий день.

Шаг 2. Настройка налогообложения, страховых взносов и бухгалтерского учета

Перейдем на закладку Налоги, взносы, бухучет и разберем ключевые особенности учета данной выплаты:

1. НДФЛ: выплата среднего заработка за дни отсутствия является доходом физического лица. В соответствии с рекомендациями налоговых органов и разъяснениями ФНС для оплаты времени с сохранением заработка чаще всего применяется код дохода 2000 (вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей) либо код 4800 (иные доходы). Категория дохода указывается как Оплата труда (основная налоговая база).
2. Страховые взносы: дополнительные дни отдыха предоставляются в рамках трудовых отношений и отсутствуют в перечне необлагаемых выплат статьи 422 Налогового кодекса РФ. Поэтому в реквизите Вид дохода выбираем Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
3. Налог на прибыль: согласно позиции контролирующих органов и пункту 20 статьи 270 НК РФ, оплата дополнительных отпусков или дней отдыха, предоставляемых сверх норм трудового законодательства по инициативе работодателя, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. В поле Вид расхода по ст. 255 НК РФ выберем Не включается в расходы на оплату труда.
4. Бухгалтерский учет: в строке Статья расходов настроим отражение, не принимаемое к налоговому учету (в бухгалтерской программе проводка будет сформирована в дебет счета 91.02 по субконто, не учитываемому при расчете налога на прибыль).

Шаг 3. Регистрация отсутствия и расчет среднего заработка

Рассмотрим, как зафиксировать дни отдыха и произвести расчет в программе:

1. Перейдем в раздел Зарплата – Все начисления (или Кадры – Все отсутствия сотрудников) и создадим документ Отсутствие с сохранением оплаты.
2. В поле Вид отсутствия выберем Дополнительные выходные дни (оплачиваемые).
3. На вкладке Условия предоставления укажем сотрудника и период предоставляемых дней отдыха.
4. На вкладке Оплата автоматически подставится настроенное ранее начисление Оплата дней отдыха с сохранением среднего заработка. Расчет выполнится автоматически по правилам статьи 139 ТК РФ и пункта 9 Положения № 922 — исходя из рабочих дней (или часов) по индивидуальному графику сотрудника, приходящихся на период отсутствия.

Важно отметить: на основании подпункта «а» пункта 5 Положения № 922 время, в течение которого за работником сохранялся средний заработок, а также начисленные за этот период суммы автоматически исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка для будущих отпусков, командировок и расчетов пособий.

Шаг 4. Альтернативный вариант: отпуск без оплаты и материальная помощь

Проанализируем альтернативный сценарий, который часто применяется на практике для оптимизации налоговой нагрузки организации и сотрудника. Оплата среднего заработка облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, а также не снижает налог на прибыль. Чтобы законно поддержать сотрудника, работодатели используют следующую схему:

1. Оформляют документ Отпуск без сохранения оплаты на положенные по закону дни (до 5 дней на основании статьи 128 ТК РФ, в табеле код ДО).
2. Отдельным приказом выплачивают материальную помощь с помощью документа Материальная помощь с видом выплаты Материальная помощь в связи со смертью родственника.

Такой подход выгоден обеим сторонам: единовременная материальная помощь работнику в связи со смертью члена его семьи не облагается НДФЛ в полной сумме (пункт 8 статьи 217 НК РФ) и освобождена от начисления страховых взносов (подпункт 3 пункта 1 статьи 422 НК РФ).