Ситуация, когда сотрудник не является за заработной платой в кассу, довольно распространена. Согласно правилам бухгалтерского учета, в этом случае денежные средства должны быть задепонированы. Однако жизнь вносит свои коррективы: уволившийся сотрудник может переехать в другой город или попросту не иметь возможности прийти в кассу лично, запрашивая перевод на банковскую карту. В этой статье мы подробно разберем, как решить проблему выплаты депонента безналичным путем, проанализируем ограничения различных версий 1С и найдем оптимальные алгоритмы действий.
Перед тем как перейти к технической реализации в программе, давайте разберем правовую сторону вопроса. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором.
Если сотрудник уже уволился и деньги были задепонированы (то есть переведены из категории «текущая задолженность по оплате труда» в «депонированные суммы»), это не лишает его права изменить способ получения средств. Сотруднику достаточно написать заявление с указанием банковских реквизитов. Организация, в свою очередь, не имеет законных оснований отказывать в безналичном перечислении, заставляя человека ехать из другого города в кассу предприятия.
Разберем методологию учета, чтобы понимать, какие счета должны быть задействованы в программе. В момент депонирования задолженность переходит со счета 70 на счет 76. Рассмотрим стандартную цепочку событий:
70.70 — Кредит 76.04 (Расчеты по депонированным суммам).51 — Кредит 50.76.04 — Кредит 51.Проанализируем ситуацию: основная сложность заключается в том, что в старых конфигурациях 1С (например, ЗУП 2.5 или УПП 1.3) документ «Выплата депонированной зарплаты» жестко связан с кассовым расчетным ордером (РКО). Программа «ожидает», что вы отдадите наличные, но нам нужно сделать банковский перевод.
В данной версии программного продукта типового документа для выплаты депонента платежным поручением не предусмотрено. Рассмотрим подробнее три варианта решения задачи.
Вариант 1. Сторнирование депонирования (Метод «обратного хода»)
Если бухгалтерская отчетность за период депонирования еще не закрыта или вы готовы внести исправления в текущем периоде, можно «развернуть» операцию. Разберем по шагам:
Депонирование организаций.70 счете как задолженность перед работником.Зарплата к выплате организаций с видом выплаты «Через банк» и оформить Платежное поручение исходящее.Важно: этот способ хорош своей простотой, но он может нарушить хронологию кассовых документов, если деньги уже физически сдавались в банк как депонент. Проконсультируйтесь с главным бухгалтером перед использованием этого метода.
Вариант 2. Использование промежуточного документа «Перенос данных»
Если мы не можем трогать прошлые периоды, проанализируем возможность переноса остатка со счета 76.04 обратно на счет 70. Для этого в ЗУП 2.5 используется документ Перенос данных. Нам нужно очистить регистр накопления Взаиморасчеты по депонентам и внести сумму в регистр Взаиморасчеты с сотрудниками организаций. После этой технической операции программа позволит сформировать ведомость в банк.
Вариант 3. Выплата через «доверенное лицо» (организационный обход)
Как предлагалось в сообщениях форума, можно оформить выдачу денег из кассы на подотчетное лицо (например, сотрудника бухгалтерии) по доверенности от бывшего работника. В программе это оформляется как стандартная выплата депонента через РКО. Затем сотрудник бухгалтерии идет в банк и делает обычный перевод физическому лицу.
Внимание: этот метод юридически сложен, так как требует наличия реальной доверенности и может вызвать вопросы у аудиторов. Мы рекомендуем использовать его только в крайнем случае.
В актуальных версиях программы (на платформе 8.3) разработчики учли пожелания пользователей. Проанализируем, насколько проще стал процесс:
Выплата депонированной зарплаты.Платежное поручение или выгружается файл для зарплатного проекта.Таким образом, если вы работаете в версии 3.1, никаких «костылей» использовать не нужно — функционал является штатным.
Рассмотрим критически важный момент, который часто упускают из виду: момент удержания НДФЛ. Когда мы депонируем зарплату, мы фактически её не выплачиваем. Согласно Налоговому кодексу РФ, НДФЛ должен быть удержан именно в день фактической выплаты дохода.
Следовательно, при перечислении депонента на карту:
6-НДФЛ эта выплата должна отразиться в периоде фактического движения денежных средств по расчетному счету.Чтобы избежать ошибок при выплате депонента через банк, выполним следующую последовательность действий:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.04, что сумма действительно числится как депонированная.Корректировка записей регистров или Перенос данных, чтобы вернуть сумму на счет 70.Рассмотренные методы позволяют корректно отразить операцию в учете, не нарушая логику работы программы и требования законодательства. Помните, что правильность оформления депонента напрямую влияет на достоверность вашей бухгалтерской отчетности и отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции.