← На главную

Рассмотрим ситуацию, с которой сталкиваются многие бухгалтеры: сотрудник скончался, расчетные выплаты начислены, но выплатить их на банковскую карту нельзя по закону, а фактическая касса в организации отсутствует. Разберем, как грамотно провести эти действия в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерии (БП), чтобы соблюсти требования учета и избежать штрафов.

Понимание правового статуса выплат

Прежде чем приступать к настройкам в программе, важно осознать юридический аспект. Согласно трудовому законодательству, заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, должна быть выплачена членам его семьи или иждивенцам. С момента получения официального свидетельства о смерти перечисление средств на «зарплатную» карту умершего сотрудника становится рискованным шагом: банк может заблокировать счет, а действия работодателя могут быть истолкованы как невыполнение обязательств перед наследниками.

В учете такая задолженность фиксируется как депонированная заработная плата. Несмотря на то что касса в организации может отсутствовать, бухгалтерская система 1С требует наличия кассового документа для корректного переноса задолженности со счета 70 на счет 76.04 (Расчеты по депонированным суммам). Рассмотрим, как реализовать этот технический процесс без лишних проблем.

Шаг 1: Оформление ведомости в ЗУП

Чтобы программа позволила создать документ депонирования, нам необходимо изменить способ выплаты для умершего сотрудника. Разберем действия по шагам:

1. Перейдите в карточку сотрудника и во вкладке Выплаты, учет затрат временно измените способ выплаты с Зачисление на карточный счет на Выплата через кассу.
2. В рабочем месте Выплаты создайте новую Ведомость (например, Ведомость в кассу).
3. Заполните ведомость суммами, причитающимися к выплате умершему сотруднику.
4. Проведите ведомость.

После проведения ведомости у вас появится возможность создать на её основании документ Депонирование зарплаты. Это ключевой момент, так как именно этот документ в 1С фиксирует факт того, что сумма не была выдана физически и должна быть переведена на счет расчетов с депонентами.

Шаг 2: Формирование проводок в 1С:Бухгалтерии

После того как вы создали и провели документ Депонирование зарплаты в ЗУП, необходимо обеспечить корректное отражение в бухгалтерском учете. Если вы ведете учет в связке с 1С:Бухгалтерией, выполните следующие действия:

1. Выполните синхронизацию данных между ЗУП и БП.
2. В 1С:Бухгалтерии проверьте сформированный документ. При успешном переносе программа должна создать запись, отражающую проводку Дт 70 Кт 76.04.
3. Эта проводка означает, что организация признала сумму задолженности, но теперь она учитывается не как зарплата, а как «депонент», что полностью соответствует правилам бухгалтерского учета.

Поскольку фактической кассы нет, нет необходимости осуществлять реальное снятие наличных денег в банке и их последующую сдачу. Техническая имитация кассовой операции в 1С является исключительно инструментом для формирования необходимых проводок, предусмотренных логикой работы платформы.

Шаг 3: Дальнейшие действия с депонированной суммой

Разберемся, что делать с этими средствами дальше, чтобы соблюсти все требования:

• Срок ожидания (4 месяца): В течение этого периода организация обязана быть готова выплатить средства членам семьи или иждивенцам при предъявлении ими соответствующих документов. Выдача может быть произведена по заявлению получателя.
• Передача нотариусу: Если по истечении 4 месяцев за деньгами никто не обратился, работодатель вправе перечислить сумму на депозит нотариуса, ведущего наследственное дело. Это снимает с организации ответственность за дальнейшее распределение средств.
• Списание по истечении 3 лет: Если наследники не объявились, невостребованная сумма депонированной заработной платы по истечении трех лет (общий срок исковой давности) включается во внереализационные доходы организации.

Почему не стоит перечислять на карту?

Мы настоятельно рекомендуем воздержаться от попыток перевода средств на «зарплатный» счет, даже если это кажется простым решением. Во-первых, вы нарушаете порядок расчетов, предписанный нормами ТК РФ для случаев смерти сотрудника. Во-вторых, банк может заблокировать счет, и средства зависнут в неопределенном статусе. Использование функционала Депонирование зарплаты в 1С — это самый прозрачный и «чистый» способ отражения операции, который при проверке защитит компанию от претензий и штрафных санкций по статье 5.27 КоАП РФ.

Помните, что использование Депонирование зарплаты — это не способ удержать средства, а способ правильно оформить их выбытие из состава текущих расчетов с персоналом и корректно перевести в состав кредиторской задолженности перед неопределенным кругом наследников.