← На главную
В практике бухгалтера и расчетчика зарплаты нередко возникает классическая проблема взаиморасчетов: сотруднику (часто уже уволенному) необходимо выплатить причитающуюся премию, но за ним числится долг перед организацией. Например, произошла переплата при окончательном расчете или увольнении, а спустя время руководство решило поощрить бывшего работника за успешное завершение проекта.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно решить эту задачу в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) 3.1. Выясним правовые нюансы такого удержания, научимся начислять премию уволенному сотруднику и рассмотрим несколько практических сценариев проведения взаимозачета.
Правовые и методологические аспекты: начисление против выплаты
Прежде чем переходить к настройкам в программе, проанализируем ситуацию с точки зрения трудового законодательства. Очень часто начинающие специалисты допускают методологическую ошибку, пытаясь уменьшить саму сумму начисления премии. Делать это категорически нельзя по следующим причинам:
- Искажение условий премирования: Размер премии определяется локальными нормативными актами (например, Положением о премировании) или приказом руководства. Если сотруднику положена премия в размере 1000 рублей, то в программе необходимо начислить именно 1000 рублей. Иначе работник может оспорить сумму начисления в Трудовой инспекции (Роструде).
- Налоговый учет и НДФЛ: Уменьшая сумму начисления, вы некорректно занижаете базу для расчета НДФЛ и страховых взносов. Правильный подход — начислить премию в полном объеме, рассчитать с нее налоги, а долг зачесть на этапе выплаты.
- Ограничения на удержания (ст. 138 ТК РФ): По закону работодатель не может удержать более 20% от чистой суммы выплаты (после удержания НДФЛ) по своей инициативе. Если долг превышает этот лимит, безопаснее всего получить от бывшего сотрудника письменное согласие (заявление) на добровольный зачет переплаты в счет выплаты премии.
Таким образом, наша цель в 1С:ЗУП — начислить премию в полном объеме, а сумму к выплате «на руки» уменьшить на величину имеющегося долга.
Шаг 1. Как начислить премию уволенному сотруднику в 1С:ЗУП 3.1
По умолчанию программа исключает уволенных сотрудников из списков для заполнения документов. Рассмотрим, как начислить премию бывшему работнику в версии ПРОФ:
- Перейдем в раздел Зарплата и создадим документ
РазовоеНачисление (или воспользуемся специализированным документом для премий, если он настроен).
- В шапке документа укажем необходимый вид начисления (например, «Премия за проект»).
- Для выбора сотрудника нажмем кнопку Подбор.
- В открывшейся форме подбора сотрудников обратим внимание на поле Работающие с.... По умолчанию программа показывает только текущих работников. Нам необходимо изменить дату в этом поле на период, когда сотрудник еще числился в штате (до даты его увольнения).
- После изменения даты уволенный сотрудник появится в списке. Выберем его двойным кликом, перенесем в документ и укажем сумму премии (например, 1000 рублей).
- Программа автоматически рассчитает НДФЛ. Проведем документ.
Теперь в программе зафиксировано начисление и возник долг организации перед сотрудником по выплате премии.
Шаг 2. Практические сценарии зачета долга при выплате
В зависимости от того, как именно вы хотите провести выплату премии (в межрасчетный период или с окончательным расчетом), выберите один из следующих сценариев.
Сценарий А. Ручная корректировка межрасчетной ведомости (Наиболее гибкий вариант)
Если премия выплачивается в межрасчетный период, программа 1С:ЗУП автоматически не уменьшает сумму к выплате на сумму старого долга. Это стандартное поведение системы. Но мы можем сделать это вручную непосредственно в ведомости:
- Создадим документ
ВедомостьВБанк или ВедомостьВКассу с видом выплаты «Премия» (или «Разовое начисление», в зависимости от настроек выплаты премии).
- Заполним документ. Программа подтянет уволенного сотрудника с полной суммой премии (за вычетом НДФЛ).
- Дважды кликнем по сумме в колонке К выплате для открытия окна расшифровки платежа (также можно воспользоваться кнопкой Изменить зарплату).
- В открывшейся форме мы увидим строку с положительным значением (наша премия). Нам нужно добавить новую строку, нажав кнопку Добавить.
- В новой строке выберем того же сотрудника. В колонке Документ-основание укажем документ прошлого периода, по которому образовался долг (например, ведомость на увольнение, в которой произошла переплата). В колонке К выплате укажем сумму долга со знаком минус (например, -200 рублей).
- Общая сумма в строке «К выплате» автоматически уменьшится на 200 рублей. При этом НДФЛ останется исчисленным с полной суммы премии, что абсолютно верно. Проводим ведомость.
Сценарий Б. Оформление документа «Возврат сотрудником задолженности»
Если вы хотите, чтобы премия ушла на выплату в полном объеме, а долг закрылся в учете отдельно (как если бы сотрудник физически вернул деньги в кассу или на расчетный счет), выполним следующие действия:
- Перейдем в раздел Выплаты и откроем журнал документов
ВозвратыСотрудникамиЗадолженности.
- Создадим новый документ, укажем дату и выберем нашего бывшего сотрудника.
- Программа автоматически проанализирует регистры накопления взаиморасчетов и заполнит сумму долга (например, 200 рублей).
- Укажем способ возврата (наличными или безналичным путем) и проведем документ. Это действие закроет долг сотрудника в регистрах 1С:ЗУП.
- Важное примечание для бухгалтера: Сам по себе этот документ в ЗУП не формирует проводок по бухгалтерии. После проведения синхронизации данных с программой «1С:Бухгалтерия» необходимо будет создать на основании этой операции Приходный кассовый ордер (ПКО) или Поступление на расчетный счет для закрытия проводки по дебету счета 70.
Сценарий В. Выплата премии при окончательном расчете
Рассмотрим вариант, когда премия выплачивается не в межрасчетный период, а при окончательном расчете за месяц. В таком случае система автоматически учитывает все долги и переплаты:
- При настройке начисления премии укажем, что она выплачивается С зарплатой (при окончательном расчете).
- При заполнении итоговой ведомости за месяц (с видом выплаты «Зарплата за месяц») программа автоматически проанализирует все накопленные взаиморасчеты за текущий и прошлые периоды.
- Сумма к выплате уволенному сотруднику будет автоматически уменьшена на сумму его долга. Нам не придется вносить ручные корректировки в расшифровку ведомости.
- Обратите внимание: Этот способ удобен, но если премия выплачивается одновременно большому штату сотрудников, у которых были авансы или другие выплаты, их суммы к выплате также уменьшатся на сумму ранее полученных средств, что является стандартным процессом выплаты зарплаты за месяц.
Сценарий Г. Использование планового удержания (Для работающих сотрудников)
Если речь идет о действующем сотруднике, у которого есть регулярное удержание в счет долга (например, ежемесячно удерживается фиксированная сумма), то настроим это через специальный механизм:
- Введем документ удержания (например,
УдержаниеДобровольныхВзносов или специализированное удержание долга) с указанием предельной (лимитной) суммы удержаний.
- При начислении и последующей выплате премии в настройках документа выплаты установим флаг Учитывать удержания. В этом случае программа сама рассчитает и уменьшит сумму выплаты на доступный лимит удержания.
Резюме
Мы подробно разобрали, как решить задачу уменьшения выплаты премии на сумму долга сотрудника. Наиболее прозрачным и контролируемым способом для единичных случаев с уволенными сотрудниками является Сценарий А (ручная корректировка расшифровки ведомости). Он позволяет наглядно сопоставить начисление премии и переплату прошлых периодов, сохранив правильное исчисление налогов и не затрагивая расчеты других сотрудников.