При проведении документа Отражение зарплаты в бухучете в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» бухгалтеры часто обращают внимание на то, что по кредиту счета 76.49 («Расчеты по прочим удержаниям из зарплаты работников») заполняется только контрагент, а аналитика в разрезе конкретных сотрудников отсутствует. Попытки найти настройку, которая включила бы отображение работников по кредиту, не приводят к успеху. Разберем подробно, почему программа ведет себя именно так, какова методология типового учета и как поступить, если вам необходима детальная аналитика.
Выясним причину такого поведения конфигурации. В типовом плане счетов «1С:Бухгалтерии» счет 76.49 имеет только одно предопределенное субконто — Контрагенты. Субконто Работники организаций (или Физические лица) на данном счете отсутствует по умолчанию, и это заложено разработчиками методически обоснованно.
Рассмотрим типовую проводку по прочим удержаниям из зарплаты в пользу сторонних организаций (например, за питание, добровольное медицинское страхование, профсоюзные взносы или мобильную связь):
Дт 70 (Сотрудник) — Кт 76.49 (Контрагент-получатель)
Проанализируем эту запись:
70. Именно там формируется уменьшение задолженности перед конкретным работником на сумму удержания. Вся история взаиморасчетов с человеком сохраняется в полной мере.76.49 фиксируется общее обязательство компании перед третьим лицом (поставщиком услуг). Организации необходимо перечислить единую сумму контрагенту (например, комбинату питания или оператору связи) общим платежным поручением: Дт 76.49 (Контрагент) — Кт 51.Если бы на счете 76.49 велся учет по каждому сотруднику, бухгалтеру пришлось бы закрывать банковскую выписку не одной строкой на всю сумму счета от поставщика, а дробить платеж на десятки или сотни проводок под каждого сотрудника. Это привело бы к зависанию незакрытых остатков по аналитике и многократно увеличило бы трудозатраты на сверку взаиморасчетов.
Разберем типичную попытку обойти стандартный механизм: добавить в план счетов второе субконто на счет 76.49 вручную. В режиме «Конфигуратор» или непосредственно в пользовательском режиме через план счетов можно прикрепить субконто Работники организаций. Однако автоматического заполнения в документе Отражение зарплаты в бухучете все равно не произойдет.
В типовом алгоритме проведения документа перенос данных по кредиту счета 76.49 жестко запрограммирован на реквизит Контрагент. Поле Сотрудник из табличной части удержаний передается модулем проведения исключительно в дебет (на счет 70). В результате новое субконто в проводках останется пустым.
Кроме того, если расчет заработной платы ведется во внешней базе «1С:Зарплата и управление персоналом», типовой формат обмена данными (EnterpriseData) не предусматривает выгрузку сведений о сотруднике для кредитовой стороны счета расчетов с контрагентами.
Иногда аналитика по работникам пропадает вообще из всех проводок документа, включая дебет счета 70. В таком случае проверим настройки параметров учета программы. Перейдем в раздел Зарплата и кадры, откроем Настройки зарплаты и перейдем по ссылке Порядок учета зарплаты.
В открывшейся форме обратим внимание на переключатель учета расчетов с персоналом. Если установлен признак Сводно по всем работникам, то субконто Работники организаций отключается на уровне всей информационной базы, и проводки формируются без персонификации. Для возврата персонального учета переведем переключатель в положение По каждому работнику.
Проанализируем ситуацию, когда удержание производится не в адрес сторонней организации, а в пользу самого предприятия (например, погашение перерасхода ГСМ, ущерб от недостачи, удержание за форму или покупку продукции предприятия). Использование счета 76.49 для таких операций является методологической ошибкой.
Для внутренних взаиморасчетов с персоналом по компенсациям и удержаниям предназначены субсчета счета 73:
73.02 — «Расчеты по возмещению материального ущерба».73.03 — «Расчеты по прочим операциям».На счетах группы 73 аналитика Работники организаций является предопределенной и штатной. Если в зарплатной части настроить удержание с видом операции «Возмещение ущерба» или «Удержание в счет расчетов по прочим операциям», документ сформирует корректную проводку:
Дт 70 (Сотрудник) — Кт 73.03 (Сотрудник)
В этом случае оба субконто сотрудников заполнятся автоматически без каких-либо доработок конфигурации.
Если счет 76.49 используется правильно (расчеты со сторонней организацией), но бухгалтерии требуется детализация для контроля сумм удержаний с каждого человека, вмешиваться в проводки бухгалтерского учета не требуется.
Аналитический учет удержаний хранится в специализированных зарплатных регистрах программы. Для получения детальной расшифровки воспользуемся типовыми отчетами раздела Зарплата и кадры — Отчеты по зарплате:
Таким образом, разделение функций между бухгалтерскими счетами и зарплатными регистрами позволяет сохранить корректное сальдо расчетов с контрагентами без лишней дробности и при этом полностью контролировать расчеты с персоналом.