Как отразить возврат займа сотруднику и выплату процентов в 1С:УПП 1.3 с учетом НДФЛ 15%

Ситуация, когда предприятие берет денежные средства в займ у собственного сотрудника, встречается в практике довольно часто. Основная сложность в 1С:Управление производственным предприятием (УПП) редакции 1.3 заключается в том, что расчеты по займам не являются частью стандартного зарплатного цикла, но при этом выплачиваемые проценты напрямую влияют на совокупную налоговую базу физического лица по НДФЛ. Особенно это актуально с введением прогрессивной ставки 15% для доходов, превышающих 5 миллионов рублей в год.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно разделить «тело» займа и проценты, какими документами зафиксировать доход в налоговом учете и как добиться автоматического расчета повышенной ставки налога.

Разграничение понятий: что облагается налогом, а что нет

Прежде чем приступать к работе в программе, проанализируем законодательную базу. Согласно Налоговому кодексу РФ:

1. Возврат основной суммы займа (тела): Не является доходом физического лица. Следовательно, эти суммы не должны попадать в налоговые регистры по НДФЛ и никак не влияют на расчет ставки 13% или 15%.
2. Выплата процентов по займу: Является доходом физического лица (код дохода 1011). Именно эти суммы подлежат обложению НДФЛ и должны суммироваться с заработной платой сотрудника для определения момента превышения порога в 5 млн рублей.

Шаг 1. Отражение выплаты основной суммы займа

Для возврата «тела» займа в УПП 1.3 мы не используем зарплатные документы. Поскольку сотрудник в данном случае выступает в роли заимодавца, его логичнее рассматривать как контрагента.

Рассмотрим порядок действий:

• Создаем или выбираем сотрудника в справочнике Контрагенты.
• Используем документ Платежное поручение исходящее с видом операции «Прочее списание денежных средств» или «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами».
• В бухгалтерском учете формируем проводку: Дт 66.03 (или 67.03) Кт 51.

Эта операция никак не отразится в отчетах по НДФЛ, что и требуется по закону.

Шаг 2. Регистрация дохода в виде процентов для НДФЛ

Чтобы программа «увидела» доход сотрудника и смогла применить ставку 15% при достижении лимита, необходимо зарегистрировать выплату процентов в специализированном налоговом регистре. В УПП 1.3 для этих целей лучше всего подходит документ Регистрация прочих доходов физлиц.

Разберем по шагам заполнение этого документа:

1. Переходим в меню «Расчет зарплаты» — «Учет НДФЛ и налогов с ФОТ» — Регистрация прочих доходов физлиц.
2. В шапке документа указываем дату (дата фактической выплаты процентов).
3. В табличной части выбираем нашего сотрудника (физическое лицо).
4. Указываем Вид дохода. Для процентов по займам используется код 1011. Если его нет в вашем справочнике, его необходимо создать, указав, что это «Проценты (за исключением процентов по облигациям с ипотечным покрытием...)».
5. В колонке «Сумма дохода» указываем начисленную сумму процентов.
6. Нажимаем кнопку «Рассчитать» или заполняем сумму НДФЛ вручную в соответствующей колонке.

Важный момент: Если доход сотрудника с начала года вместе с текущей выплатой процентов и ранее начисленной зарплатой превысил 5 000 000 рублей, программа должна автоматически применить ставку 15% к сумме превышения. Проверьте это в колонке «Налог».

Шаг 3. Бухгалтерский учет начисления процентов

Документ Регистрация прочих доходов физлиц в старых версиях УПП может не формировать проводки по бухгалтерскому учету (он делает записи только в регистры накопления по НДФЛ). Поэтому начисление процентов и удержание налога в бухгалтерском учете мы отразим документом Операция (бухгалтерский и налоговый учет).

Проанализируем необходимые проводки:

// Начисление процентов (расход организации)
Дт 91.02 Кт 66.03 — Сумма начисленных процентов

// Удержание НДФЛ (налог к уплате в бюджет)
Дт 66.03 Кт 68.01.1 — Сумма удержанного НДФЛ (13% или 15%)

Таким образом, на счете 66.03 у нас останется сумма процентов «на руки», которую мы выплатим через кассу или банк.

Шаг 4. Учет прогрессивной ставки НДФЛ 15%

Для корректного суммирования базы по разным видам доходов (зарплата + проценты) убедимся, что в программе включены соответствующие настройки. С 2021 года в УПП реализован механизм учета совокупной базы.

Выясним причину, если налог не считается по ставке 15%:

• Проверьте, что в документе Регистрация прочих доходов физлиц дата выплаты стоит в том же месяце, за который анализируется общая сумма дохода.
• Убедитесь, что у физического лица в карточке указан статус «Резидент».
• Проверьте регистр накопления НДФЛ сведения о доходах. В нем должны присутствовать записи как от Начисления зарплаты, так и от нашего документа регистрации прочих доходов.

Шаг 5. Формирование отчетности 6-НДФЛ

После проведения документа Регистрация прочих доходов физлиц, данные автоматически попадут в регламентированный отчет 6-НДФЛ. Проценты по займу будут отражены в соответствующих разделах по дате фактической выплаты.

Посмотрим на пример контроля данных:

1. Сформируйте отчет Анализ НДФЛ по месяцам.
2. Настройте группировку по сотруднику и по кодам дохода (2000, 2012, 1011).
3. Убедитесь, что общая сумма «Доход» является базой для исчисления налога, и при превышении лимита налог распределяется на ставки 13% и 15%.

Рекомендации по автоматизации процесса

Если выплаты процентов происходят регулярно и сотрудников много, ручной ввод документа Операция может привести к ошибкам. В таком случае мы рекомендуем:

1. Использовать в документе Регистрация прочих доходов физлиц поле «Счет учета», если оно доступно в вашей версии конфигурации (иногда требуется небольшая доработка для автоматического формирования проводок).

2. При выплате денег через Платежное поручение использовать вид операции «Перечисление налога», чтобы корректно закрыть расчеты с бюджетом по счету 68.01 в разрезе ставок.

Важно: Не используйте документ Корректировка учета НДФЛ для первичного отражения процентов, если можно использовать Регистрацию прочих доходов. Корректировка предназначена для исправления уже допущенных ошибок, а не для регулярного учета.

Проанализировав данную методику, мы видим, что учет займов в УПП 1.3 требует совмещения инструментов бухгалтерского учета (проводки вручную) и налогового учета (специальные документы по НДФЛ). Только такой комплексный подход гарантирует отсутствие штрафов от налоговой инспекции и корректное заполнение отчетности по прогрессивной шкале НДФЛ.