При переходе дочерней организации на новую систему учета, особенно если речь идет о работе в единой базе данных с материнской компанией, возникает ряд важных вопросов, связанных с лицензионной политикой программных продуктов 1С. В данной ситуации, когда Организация 1 (О1) является учредителем Организации 2 (О2), и О2 планирует перейти с устаревшей УПП на 1С:ERP, уже используемую О1, нам предстоит разобраться, как это сделать корректно с точки зрения лицензирования, особенно учитывая территориальную удаленность офисов (200 км).
Давайте подробно рассмотрим предложенные варианты и выясним, какие из них соответствуют лицензионной политике 1С, а какие могут привести к нарушениям. Затем мы предложим наиболее оптимальное и юридически чистое решение.
Прежде чем перейти к анализу конкретных вариантов, важно понимать ключевые принципы лицензирования 1С:ERP. Основная поставка программного продукта 1С, как правило, дает право на его использование в рамках одной локальной сети. Это означает, что все пользователи, работающие с программой по одной основной лицензии, должны находиться в единой физической или логической сети. Если же речь идет о территориально удаленных офисах, даже если они принадлежат одной группе компаний, ситуация меняется.
Поскольку в нашем случае Организация 2 находится на расстоянии 200 км от Организации 1, их сети не могут считаться одной локальной сетью. Для таких сценариев фирма 1С специально разработала механизмы, позволяющие аффилированным юридическим лицам правомерно использовать программные продукты основной компании. Ключевым решением здесь является специальная лицензия для дочерних обществ и филиалов.
Рассмотрим каждый из предложенных вариантов, оценивая его с точки зрения лицензионной политики 1С.
Этот вариант, хотя и кажется логичным на первый взгляд, не совсем корректен. Простое приобретение "ИТС для удаленного офиса" является недостаточным и не решает основную проблему. Договор ИТС для удаленного офиса — это, по своей сути, дополнительное соглашение к основному договору ИТС ПРОФ. Он предназначен для организаций, которые уже имеют несколько одноименных основных поставок программного продукта 1С и хотят получать обновления и поддержку для каждого из своих офисов. То есть, чтобы О2 могло воспользоваться преимуществами "ИТС для удаленного офиса", у нее уже должно быть законное право на использование самой программы 1С:ERP. Это право не дается просто покупкой ИТС. По сути, если бы О2 просто купила ИТС, это не дало бы ей права использовать систему О1, и она оставалась бы без основной лицензии на программу.
Этот вариант уже ближе к истине, но все еще является неполным. Мы видим, что в данном случае предлагается использовать уже существующую базу данных 1С:ERP, расположенную на сервере Организации 1. Идея использования ИТС для удаленного офиса здесь уместна, поскольку она обеспечивает доступ к обновлениям и поддержке для пользователей в удаленном офисе О2. Однако ключевой момент, который упущен, — это право самой Организации 2 использовать программный продукт 1С:ERP, принадлежащий Организации 1, в своей удаленной локальной сети. С точки зрения лицензионной политики, если юридическое лицо находится в другом месте и подключается к серверу головной организации удаленно через интернет, для него требуется специальная лицензия. Без этой специальной лицензии, даже при наличии ИТС для удаленного офиса, такое использование остается неправомерным, поскольку основная лицензия О1 не распространяется на отдельное, территориально удаленное юридическое лицо.
Данный вариант в его чистом виде является прямым нарушением лицензионного соглашения. Использование программного продукта 1С несколькими юридическими лицами, находящимися в разных, не связанных единой локальной сетью местах, без приобретения соответствующих лицензий категорически не допускается. Несмотря на то, что с технической точки зрения вполне возможно настроить удаленный доступ сотрудников О2 к базе данных О1, с юридической точки зрения это будет неправомерно. Лицензионное соглашение четко определяет, что основная поставка предназначена для использования в рамках одной локальной сети и одним юридическим лицом (или его подразделениями в этой же сети). Использование сторонней организацией, даже дочерней, без дополнительной лицензии рассматривается как нелицензионное использование программного обеспечения. Это может повлечь за собой серьезные юридические последствия, включая штрафы, компенсации и потерю права на использование программного продукта.
Для того чтобы Организация 2 могла правомерно и безопасно вести учет в системе 1С:ERP Организации 1, необходимо следовать следующему комплексному подходу, который является комбинацией второго варианта с обязательным учетом всех лицензионных требований.
Первым и самым важным шагом является приобретение специальной лицензии: 1С:ERP Управление предприятием 2. Лицензия для дочерних обществ и филиалов. Эта лицензия специально разработана фирмой "1С" для случаев, когда аффилированные юридические лица или филиалы, находящиеся в удаленных локальных сетях, хотят использовать программный продукт, основная поставка которого принадлежит головной организации. Стоимость такой лицензии значительно ниже, чем приобретение полноценной основной поставки 1С:ERP, что делает ее экономически выгодным решением. Как указано в сообщении 5, её стоимость составляет около 170 000 руб. Эта лицензия дает Организации 2 законное право использовать функционал 1С:ERP, развернутый у Организации 1, в своей удаленной сети, обеспечивая тем самым лицензионную чистоту.
Помимо основной лицензии для дочернего общества, нам обязательно потребуется обеспечить клиентские лицензии 1С:Предприятие 8. Эти лицензии приобретаются на каждое рабочее место или на определенное количество одновременных пользователей, которые будут работать в 1С:ERP из Организации 2. Важно, чтобы количество клиентских лицензий соответствовало максимальному числу пользователей, которые могут одновременно подключаться к системе из удаленного офиса. Клиентские лицензии могут быть как программными (электронными ключами), так и аппаратными (USB-ключами), выбор зависит от предпочтений и политики безопасности организации.
После приобретения основной лицензии для филиала, мы можем оформить договор сопровождения ИТС для удаленного офиса. Этот договор заключается в дополнение к уже существующему договору ИТС ПРОФ, который действует у Организации 1. ИТС для удаленного офиса позволяет пользователям Организации 2 получать все необходимые обновления конфигурации и платформы, доступ к информационным ресурсам 1С, консультации линии консультаций 1С, а также другие услуги сопровождения, как если бы они работали непосредственно в головном офисе. Это гарантирует своевременное обновление системы и получение актуальной информации, что критически важно для бесперебойной и корректной работы.
При планировании и реализации перехода на 1С:ERP для дочерней организации важно учитывать не только прямые лицензионные требования, но и сопутствующие аспекты.
Когда одна организация (О2) использует программное обеспечение, принадлежащее другой организации (О1), безвозмездно, это создает потенциальные налоговые риски. Налоговые органы могут расценить такое использование как получение О2 безвозмездной имущественной выгоды от О1. В этом случае, на сумму этой выгоды могут быть доначислены налоги, такие как налог на прибыль или НДС, в зависимости от конкретных обстоятельств и применимого законодательства. Это может привести к значительным штрафам и пеням. Приобретение 1С:ERP Управление предприятием 2. Лицензия для дочерних обществ и филиалов для О2 не только решает вопрос лицензионной чистоты, но и формирует документальное подтверждение правомерного использования ПО, что помогает снизить или полностью исключить подобные налоговые риски. По сути, О2 "покупает" у О1 право на использование ПО, хотя и по специальной, льготной цене, что юридически и экономически обосновывает отношения между компаниями и делает их прозрачными для налоговых органов. Таким образом, инвестиция в правильную лицензию — это инвестиция в вашу финансовую безопасность и соблюдение законодательства.
Мы должны отдельно рассмотреть вопрос лицензий уровня КОРП, если масштабы использования 1С:ERP предполагают высокие нагрузки. Если в информационной базе планируется работа большого количества пользователей — например, более 500 одновременных сеансов — или использование более 12 ядер процессора на сервере, потребуется перейти на лицензии уровня КОРП. Важно понимать, что в одной локальной сети или для одной информационной базы не допускается совместное использование лицензий уровней ПРОФ и КОРП. Это означает, что если Организация 1 уже использует или планирует использовать лицензии КОРП для своей 1С:ERP, то и Организации 2, как аффилированной структуре, использующей ту же систему, также потребуются соответствующие клиентские лицензии КОРП. Кроме того, серверные лицензии также должны соответствовать уровню КОРП. Мы должны проанализировать текущие и будущие потребности обеих организаций, чтобы выбрать подходящий уровень лицензирования и избежать потенциальных проблем с производительностью и соблюдением лицензионных требований.
Хотя тема посвящена лицензированию, мы не можем игнорировать техническую сторону вопроса, которая была упомянута в исходном сообщении. Мнение о том, что "сервер ("железо") О2 не потянет ЕРП", является критически важным. Именно поэтому вариант удаленной работы в базе О1 становится предпочтительным. Однако, работа на расстоянии 200 км требует стабильного и достаточно широкого канала связи между офисами. Мы должны убедиться, что пропускная способность канала достаточна для комфортной работы всех пользователей О2, чтобы избежать задержек и сбоев. Помимо этого, необходимо проработать вопросы безопасности удаленного доступа, включая настройку VPN-соединений, файрволов и систем аутентификации, чтобы обеспечить конфиденциальность и целостность данных при работе через интернет. Техническая реализация должна быть надежной и защищенной, чтобы максимально эффективно использовать потенциал 1С:ERP.
Таким образом, для правомерного, безопасного и эффективного использования системы 1С:ERP материнской компании дочерней организацией, расположенной в удаленном офисе, мы рекомендуем следующий подход:
1С:ERP Управление предприятием 2. Лицензия для дочерних обществ и филиалов для Организации 2.1С:Предприятие 8 для всех пользователей О2.ИТС для удаленного офиса в дополнение к договору ИТС ПРОФ Организации 1.Этот комплексный подход позволит соблюсти все требования фирмы "1С", избежать налоговых и юридических рисков, а также обеспечить полноценное функционирование системы и поддержку для всех пользователей. Правильное лицензирование — это не просто формальность, это основа для стабильной и легитимной работы вашего бизнеса.