Как правильно рассчитать продолжение больничного листа при изменении МРОТ и что делать при требовании СФР вернуть переплату?

При расчете длительных больничных листов, переходящих с одного года на другой, бухгалтеры часто сталкиваются с методологическими сложностями. Ситуация усугубляется, когда с 1 января нового года законодательно увеличивается минимальный размер оплаты труда (МРОТ). Если программа некорректно рассчитывает продолжение больничного из нового МРОТ, это приводит к завышению суммы пособия. Впоследствии Социальный фонд России (СФР, ранее — ФСС) обнаруживает ошибку и требует произвести перерасчет и вернуть излишне выплаченные средства.

В этой статье мы подробно разберем правовую позицию контролирующих органов, выясним, почему программы линейки 1С (на примере 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения и 1С:Зарплата и управление персоналом) могут допускать такие ошибки, и рассмотрим пошаговый алгоритм действий бухгалтера по исправлению расчета и возврату переплаты.

Правовая позиция: какой МРОТ использовать при расчете продолжения больничного?

Для начала проанализируем законодательную базу. Главный вопрос: правомерно ли требование фонда рассчитывать все листки-продолжения исходя из МРОТ, действовавшего на дату открытия самого первого (первичного) больничного листа?

Согласно ч. 1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», пособия по временной нетрудоспособности исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности.

Рассмотрим ключевые правила, определяющие выбор МРОТ:

1. Единый страховой случай. Первичный больничный лист и все выданные к нему листки-продолжения подтверждают один и тот же страховой случай временной нетрудоспособности. Наступлением страхового случая признается дата открытия самого первого (первичного) больничного.
2. Фиксация среднего заработка. Средний дневной заработок для исчисления пособия определяется один раз — на дату начала страхового случая. Он остается неизменным на протяжении всего периода болезни, сколько бы продолжений больничного листа ни было оформлено и на какой бы календарный год они ни приходились.
3. Расчет из МРОТ. Если у сотрудника в расчетном периоде отсутствовал заработок или его средний заработок оказался ниже МРОТ, расчет производится исходя из минимального размера оплаты труда, установленного на день наступления временной нетрудоспособности (ч. 1.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Таким образом, требования СФР абсолютно законны. Если болезнь сотрудника началась в условном 2018 году (когда действовал МРОТ 11 163 руб.), а последнее продолжение больничного листа было закрыто в 2019 году (при новом МРОТ 11 280 руб.), то весь расчет от первого до последнего дня должен производиться исходя из «старого» МРОТ (11 163 руб.).

Важное исключение: Изменение МРОТ в новом году влияет на расчет переходящего больничного только в том случае, если стаж сотрудника на момент заболевания составлял менее 6 месяцев (ч. 6 ст. 7 Закона № 255-ФЗ). В этой ситуации размер пособия за полный календарный месяц ограничен величиной МРОТ. Дни болезни, приходящиеся на новый год, будут ограничиваться уже новым, повышенным размером МРОТ. Но сам базовый средний заработок все равно пересчитывать нельзя.

Почему программа 1С могла рассчитать больничный по новому МРОТ?

Разберем технические причины, по которым в программе 1С:ЗиКГУ или 1С:ЗУП продолжение больничного листа могло рассчитаться по неверной (новой) ставке МРОТ:

1. Отсутствие связи между документами. При вводе нового документа «Больничный лист» пользователь мог забыть указать ссылку на предыдущий документ. В форме обязательно должен быть установлен флаг Является продолжением листка нетрудоспособности и выбран соответствующий первичный документ из информационной базы. Если связь не установлена, программа расценивает этот документ как новый страховой случай и применяет параметры расчета текущего года.
2. Ручная разблокировка расчета среднего заработка. Если расчетчик принудительно разблокировал показатели среднего заработка (нажатием на кнопку с зеленым карандашом) или воспользовался кнопкой «Пересчитать» внутри документа-продолжения, автоматическая связь по среднему заработку могла разорваться. Программа заново обратилась к регистру сведений МРОТ на актуальную дату документа.
3. Неверная последовательность проведения документов. Если документы вводились задним числом после обновления программы или изменения классификаторов МРОТ, автоматические алгоритмы могли сработать некорректно при групповом пересчете.

Как исправить ошибку расчета в программе 1С?

Выясним, как технически исправить расчет в программе 1С, если ошибка уже допущена и больничный проведен и выплачен по завышенной ставке. Рассмотрим порядок действий по шагам:

1. Найдем в списке документов тот «Больничный лист» (продолжение), в котором программа ошибочно применила новый МРОТ.
2. В нижней части формы документа нажмем на ссылку Исправить. Программа создаст новый документ-исправление текущим открытым периодом (месяцем начисления).
3. В созданном документе-исправлении проверим наличие установленного флага Является продолжением листка нетрудоспособности и ссылку на первичный больничный.
4. Перейдем на вкладку Главное и убедимся, что средний заработок подтянулся из первичного больничного листа и заблокирован для редактирования. Вкладка Оплата должна автоматически пересчитать сумму пособия исходя из МРОТ прошлого года.
5. Проведем документ-исправление. В результате в текущем месяце начисления образуется отрицательное сторно-начисление (переплата).

Как законно оформить удержание и возврат переплаты сотрудником?

Это самый сложный юридический и бухгалтерский вопрос. Разберем его подробно, проанализировав нормы Трудового кодекса РФ.

Согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ и ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ, работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченное пособие только в строго определенных случаях:

• если переплата произошла в результате счетной ошибки;
• если имела место недобросовестность со стороны получателя (например, предоставление поддельных документов, сокрытие сведений о заработке у других работодателей и т.д.).

Важно: Ошибки, допущенные из-за сбоев в работе программного обеспечения 1С, неверных настроек параметров программы пользователем или неправильного применения норм законодательства бухгалтером, по определению Верховного Суда РФ не признаются счетными ошибками. Счетной ошибкой считается исключительно арифметическая ошибка в совмещении математических действий (сложение, вычитание, деление, умножение).

Поскольку вины работника в данном случае нет, а ошибка программы или бухгалтера не является счетной, работодатель не имеет права принудительно удерживать переплату из заработной платы сотрудника.

Для исправления ситуации необходимо действовать следующим образом:

1. Письменно уведомить сотрудника о факте допущенной ошибки и переплаты по больничному листу.
2. Предложить сотруднику добровольно вернуть излишне полученную сумму либо дать письменное согласие на удержание этой суммы из его будущей заработной платы.
3. Если сотрудник согласен, он должен написать заявление произвольной формы. Только на основании этого заявления можно производить удержание (при этом размер удержания при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% согласно ст. 138 ТК РФ).
4. Если сотрудник отказывается возвращать деньги, удержать их принудительно нельзя. В таком случае организация обязана покрыть этот убыток за счет собственных средств.

Особенности учета в бюджетных учреждениях: удержание при отсутствии начислений по КОСГУ

Рассмотрим специфику учета в государственных и муниципальных учреждениях (работающих по плану счетов ЕПСБУ). В казенных, бюджетных и автономных учреждениях выплаты осуществляются по кодам КОСГУ. Ранее пособия за счет работодателя отражались по КОСГУ 213, в настоящее время — по КОСГУ 266 (а пособия за счет СФР не проходят по начислениям учреждения напрямую, кроме первых трех дней болезни).

Что делать, если у сотрудника больше нет начислений по коду КОСГУ 266 (бывший 213), а удержать сумму переплаты необходимо?

Проанализируем два основных варианта решения проблемы в бухгалтерском учете при наличии письменного согласия сотрудника:

Вариант 1. Удержание из текущей заработной платы (КОСГУ 211)

С согласия сотрудника сумма долга может быть зачтена в счет выплаты его очередной заработной платы. В учете это оформляется корректировочными проводками. Посмотрим на пример схемы бухгалтерских записей:

// 1. Сторнирование излишне начисленного пособия за счет работодателя (текущий период)
Дт 0.401.20.266 (или 0.109.xx.266) Кт 0.302.66.737  на сумму: -500.00 руб.

// 2. Начисление заработной платы за текущий месяц
Дт 0.401.20.211 (или 0.109.xx.211) Кт 0.302.11.737  на сумму: 15 000.00 руб.

// 3. Проведение зачета переплаты (перенос задолженности сотрудника)
Дт 0.302.11.837 Кт 0.302.66.737  на сумму: 500.00 руб.

// 4. Выплата заработной платы за вычетом удержанной переплаты
Дт 0.302.11.567 Кт 0.201.11.610 (или 0.201.34.610) на сумму: 14 500.00 руб.

Вариант 2. Добровольный возврат наличными в кассу или на лицевой счет

Если сотрудник решает вернуть переплату путем внесения наличных денежных средств или перевода на счет учреждения, это классифицируется как восстановление кассового расхода. Деньги должны быть зачислены по тому же коду КОСГУ (266 / 213) и разделу лицевого счета, по которому производилась выплата.

Если возврат осуществляется в текущем финансовом году:

// Внесение наличных в кассу учреждения сотрудником в счет погашения переплаты
Дт 0.201.34.510 Кт 0.302.66.737  (Увеличение забалансового счета 17 по КОСГУ 266)

Если возврат переплаты прошлых лет производится в казенном учреждении, эти средства не могут быть использованы учреждением повторно и подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета.

Взаимодействие с Социальным фондом России (СФР)

Проанализируем действия работодателя в случае, если СФР прислал официальное требование о возврате излишне понесенных расходов на выплату пособия (за те дни болезни, которые оплачиваются непосредственно за счет средств фонда — начиная с 4-го дня):

1. Работодатель обязан рассмотреть требование фонда. Поскольку закон на стороне СФР, учреждение обязано возместить фонду сумму переплаты в течение 10 календарных дней со дня получения требования.
2. Для исправления сведений в системе СФР необходимо сформировать и отправить через СЭДО документ Исходящее сообщение о страховом случае с установленным признаком Перерасчет. В нем указываются верные (исправленные) суммы среднего заработка и начислений.
3. Выплату фонду компенсирует само учреждение со своего лицевого счета, после чего пытается урегулировать вопрос удержания переплаты с работником в добровольном порядке.

Внимательное отношение к заполнению реквизитов документов-продолжений в программе 1С и своевременный контроль применяемых ставок МРОТ позволят избежать подобных ошибок в будущем.