В практике кадрового учета и расчета заработной платы часто возникает ситуация, когда бывший сотрудник приносит больничный лист. Согласно законодательству (ч. 2 ст. 5 Закона № 255-ФЗ), работодатель обязан оплатить пособие по временной нетрудоспособности, если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому договору. Однако при оформлении такого документа в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) пользователи сталкиваются с методической проблемой: программа рассчитывает стаж на дату начала болезни, а не на дату увольнения.
Рассмотрим подробнее, почему это происходит, чем грозит ошибка в стаже и какими способами можно привести данные в соответствие с требованиями контролирующих органов.
Проанализируем ситуацию на примере. Сотрудник уволился 31 декабря 2018 года. Болезнь наступила 15 января 2019 года. При создании документа Больничный лист программа автоматически подтягивает стаж, рассчитанный на 15 января. Таким образом, в стаж попадают «лишние» 15 дней, в течение которых человек уже не являлся застрахованным лицом у данного работодателя и за него не уплачивались страховые взносы.
Согласно Приказу Минтруда № 585н, страховой стаж определяется на день наступления страхового случая. Однако в страховой стаж включаются только периоды работы, в течение которых сотрудник подлежал обязательному социальному страхованию. Период между увольнением и началом болезни не является периодом работы, следовательно, стаж на дату болезни должен быть равен стажу на дату увольнения. Замораживание стажа на момент расторжения трудового договора — это единственно верный путь с точки зрения закона.
Несмотря на то, что пособие уволенному сотруднику всегда выплачивается в размере 60% среднего заработка (независимо от того, 30 лет у него стажа или 1 год), некорректное указание количества лет и месяцев в реестре может стать причиной отказа Социального фонда (СФР) в возмещении расходов. Фонд видит дату увольнения из отчетов (ранее СЗВ-ТД, теперь ЕФС-1) и сопоставляет её с данными в больничном. Любое расхождение трактуется как подача недостоверных сведений.
Выясним причину, почему программа ведет себя именно так. В коде конфигурации расчет стажа привязан к параметру ДатаНачалаСобытия. Посмотрим на пример запроса, который используется в типовых механизмах:
Запрос.УстановитьПараметр("ДатаНачалаСобытия", ?(ЗначениеЗаполнено(Объект.ДатаНачалаСобытия), Объект.ДатаНачалаСобытия, ТекущаяДатаСеанса));
Поскольку объектом является БольничныйЛист, а событием — дата начала нетрудоспособности, система линейно высчитывает разницу между датой приема (или точкой отсчета стажа в карточке) и текущим страховым случаем. Программа «не знает», что для уволенного сотрудника нужно сделать отсечку, если мы явно не укажем на это в настройках или документах.
Самый простой и безопасный способ, не требующий внесения изменений в конфигурацию, — это ручная правка стажа непосредственно в документе расчета. Рассмотрим этот процесс по шагам:
Этот метод хорош тем, что он не влияет на глобальные настройки стажа физического лица, а действует только в рамках конкретного страхового случая.
Специалисты технической поддержки 1С часто предлагают более радикальный метод — зафиксировать окончание расчета стажа в данных физического лица. Проанализируем, как это сделать:
Внимание: У этого способа есть существенный минус. Если этот человек когда-либо вернется в вашу организацию или вы будете пересчитывать старые документы, настройки могут сбиться. Поэтому большинство бухгалтеров предпочитают Решение №1.
Если в организации большой поток уволенных сотрудников, приносящих больничные, можно автоматизировать процесс. Проанализируем ситуацию: нам нужно, чтобы при заполнении документа программа проверяла, уволен ли сотрудник на дату начала больничного.
Разберем логику модификации модуля документа БольничныйЛист:
// В процедуре расчета стажа добавим проверку
ДатаУвольнения = ОбщегоНазначения.ЗначениеРеквизитаОбъекта(Сотрудник, "ДатаУвольнения");
Если ЗначениеЗаполнено(ДатаУвольнения) И ДатаУвольнения < Объект.ДатаНачалаСобытия Тогда
// Если сотрудник уволен, считаем стаж на дату увольнения
ДатаРасчетаСтажа = ДатаУвольнения;
Иначе
// Для действующих сотрудников считаем на дату болезни
ДатаРасчетаСтажа = Объект.ДатаНачалаСобытия;
КонецЕсли;
// Далее используем ДатаРасчетаСтажа в параметрах запроса
Такая доработка позволит кадровикам и расчетчикам не тратить время на ручную сверку дат, минимизируя риск человеческой ошибки при передаче данных в СФР.
Посмотрим на ситуацию со стороны проверяющих. Сейчас действует система проактивных выплат. Фонд сам присылает запрос на подтверждение сведений (входящий запрос от СФР). В этом запросе часто уже указан стаж, который есть в базе фонда. Если данные в вашей учетной системе (после накрутки программой лишних дней) будут отличаться от данных фонда, вы получите извещение о необходимости уточнения сведений.
Важный момент: Даже если стаж в 30 лет превратится в 30 лет и 1 месяц, и это никак не повлияет на размер выплаты (все равно 60%), формально это является ошибкой. Опытные расчетчики знают, что в случае судебных разбирательств или жестких проверок фонд может зацепиться за любое несоответствие, чтобы признать расходы необоснованными. Поэтому всегда проверяйте, чтобы стаж в реестре четко соответствовал периодам трудовой деятельности, отраженным в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности.
Мы выяснили, что автоматика 1С:ЗУП 3.1 не всегда учитывает специфику «заморозки» стажа после увольнения. Для корректного заполнения больничного листа уволенного сотрудника:
Соблюдение этих правил позволит избежать извещений от фонда и гарантирует правильное возмещение пособия из средств бюджета.