При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры-расчетчики часто сталкиваются со следующей проблемой: в документе Больничный лист в поле «Месяц» указан, например, январь, а в специализированных отчетах по НДФЛ и в регламентированном отчете 6-НДФЛ начисления ложатся на февраль. При этом в обычном расчетном листке сотрудника начисление больничного корректно отражается в январе.
Такая ситуация вызывает множество споров и сомнений в правильности работы программы. Давайте подробно разберем, почему возникает это расхождение, как алгоритмы 1С соотносятся с законодательством РФ и как правильно вести учет, чтобы отчетность заполнялась корректно и без ошибок.
Для того чтобы понять логику программы, обратимся к Налоговому кодексу РФ. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, датой фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности (больничных листов), а также отпускных выплат, признается день их фактической выплаты (то есть день перечисления денежных средств на банковский счет сотрудника или выдачи наличных из кассы).
Проанализируем ключевые правила налогового учета:
Больничный лист, относится к правилам бухгалтерского учета и расчету страховых взносов. Он никак не влияет на дату получения дохода в целях исчисления НДФЛ.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, Анализ НДФЛ по месяцам и в расчете 6-НДФЛ данное начисление обязано отражаться в феврале.В программе реализован четкий механизм определения даты получения дохода по межрасчетным документам. Этот процесс состоит из двух основных этапов:
Этап 1. Документ-начисление. При создании документа Больничный лист в нижней части формы программа требует заполнить поле Планируемая дата выплаты. Проводя документ, система делает предварительную запись в регистры учета НДФЛ, ориентируясь именно на эту дату. Если там указано, например, 10 февраля, то программа временно фиксирует доход за февралем.
Этап 2. Документ-выплата (Ведомость). Как только расчетчик создает документ выплаты (например, Ведомость в банк или Ведомость в кассу), программа автоматически корректирует («переворачивает») плановую дату на фактическую дату документа выплаты. Если ведомость фактически проведена 12 февраля, то окончательной датой получения дохода для НДФЛ станет именно 12 февраля. Происходит автоматическая корректировка регистров накопления по НДФЛ.
Разберем причину, по которой расчетчики часто бьют тревогу. Это происходит из-за разницы в правилах отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете:
Такое расхождение является абсолютно законным и обоснованным. Налоговые органы давно знакомы с этой спецификой. Если от ИФНС поступает автоматическое требование о расхождении базы между РСВ и 6-НДФЛ, бухгалтеру достаточно предоставить стандартное пояснение со ссылкой на статью 223 Налогового кодекса РФ.
Начиная с 2023 года правила налогового учета стали еще более строгими и одновременно единообразными. Ранее для обычной заработной платы действовало правило «последнего дня месяца», а для больничных и отпускных — «дата выплаты». Это вызывало путаницу в головах бухгалтеров.
Сейчас абсолютно все виды доходов (включая заработную плату, авансы, больничные листы и отпуска) признаются строго по дате их фактической выплаты. Таким образом, поведение программы при проведении больничных листов теперь полностью соответствует общему принципу учета любых начислений в системе.
Чтобы избежать пересортицы в регистрах, появления «красных» сторнирующих строк и неверного заполнения регламентированного отчета 6-НДФЛ, рекомендуем придерживаться следующих правил работы в 1С:ЗУП 3.1:
Больничный лист всегда указывайте реальную планируемую дату выплаты пособия. Если вы планируете выплатить больничный вместе с ближайшим авансом или зарплатой, укажите именно эту дату.Месяц выплаты в шапке документа ведомости. Этот месяц должен строго соответствовать месяцу начисления, указанному в первичном документе (в самом больничном листе). Несоответствие месяцев может привести к неверному распределению налога и возникновению ложной задолженности.Больничный лист), исправить или пересчитать его, и только после этого перезаполнить ведомость.Расчетный листок, так как он ориентирован на бухгалтерский учет. Для проверки сумм, попадающих в 6-НДФЛ, всегда используйте специализированные отчетах налогового учета, такие как Подробный анализ НДФЛ по сотруднику или Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода.Таким образом, поведение программы 1С:ЗУП 3.1, при котором начисленный в январе больничный лист попадает в февральские отчеты по НДФЛ из-за февральской даты выплаты, является абсолютно верным и полностью соответствующим требованиям Налогового кодекса РФ.