← На главную

При подготовке годовой отчетности по форме 2-НДФЛ (ныне представляемой в составе расчета 6-НДФЛ) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда начисления по больничным листам за декабрь не отражаются в отчете за текущий год или попадают туда лишь частично. При этом сама заработная плата за декабрь, даже если она выплачена в январе следующего года, благополучно включается в отчетный налоговый период. В этой статье мы подробно разберем, почему программа 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) ведет себя именно так, рассмотрим требования законодательства и научимся находить расхождения с помощью специализированных отчетов.

1. Законодательный аспект: разница между зарплатой и больничными

Для того чтобы понять логику работы программы 1С:ЗУП 3.1, обратимся к Налоговому кодексу РФ. В сообщениях форума не зря прозвучал совет «курить дату получения дохода». Правила определения даты фактического получения дохода для разных видов выплат существенно отличаются:

• Для пособий по временной нетрудоспособности (больничных) и отпускных: Согласно ст. 223 НК РФ, датой фактического получения дохода в виде пособий является день их фактической выплаты (перечисления на банковскую карту или выдачи наличных из кассы). Месяц начисления больничного и период самой болезни при этом значения не имеют. Если больничный лист был начислен в декабре, но фактически выплачен сотруднику в январе, этот доход с точки зрения налогового учета безоговорочно относится к новому налоговому периоду (январю). Именно поэтому он не должен попадать в 2-НДФЛ за ушедший год.
• Для заработной платы (по правилам, действовавшим до 2023 года): Датой получения дохода признавался последний день месяца, за который она была начислена. Поэтому декабрьская зарплата, выплаченная в январе, правомерно относилась к 2-НДФЛ за отчетный декабрь.

Таким образом, разделение декабрьских начислений на разные налоговые периоды — это не ошибка программы 1С, а строгое соблюдение требований Налогового кодекса РФ.

2. Почему декабрьские больничные попадают в отчетность «частично»?

Рассмотрим подробнее причины, по которым суммы по больничным листам за один и тот же месяц могут отражаться в отчетности лишь частично:

1. Разные даты фактической выплаты. Если у вас в декабре болели несколько сотрудников, часть из них могла получить выплаты в межрасчетный период (в декабре). Эти суммы законно попали в отчетность за текущий год. Другая же часть сотрудников получила пособие вместе с декабрьской зарплатой уже в январе следующего года. Их доходы перешли на новый налоговый период.
2. Влияние реквизита «Планируемая дата выплаты». В каждом документе Больничный лист в нижней части формы есть обязательное поле «Планируемая дата выплаты». При проведении документа программа рассчитывает НДФЛ, ориентируясь именно на эту дату. Если вы указали там декабрьскую дату, а фактически выплатили деньги в январе через документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу), программа при проведении ведомости автоматически перерегистрирует доход на фактическую дату выплаты (январь). В результате из отчетов за декабрь эти суммы исчезают.
3. Финансирование за счет СФР (ранее ФСС). Не забывайте, что работодатель оплачивает за свой счет только первые 3 дня болезни. Остальная часть пособия выплачивается сотруднику напрямую из фонда. В справку 2-НДФЛ, которую формирует работодатель, должна попадать только сумма за первые 3 дня. Если у сотрудника был, например, больничный по уходу за ребенком (который полностью оплачивается фондом), то в вашей справке 2-НДФЛ по этому документу вообще не должно быть никаких сумм.

3. Ситуация с «переходящими» больничными и перерасчетами

Часто возникает ситуация, когда сотрудник заболевает в конце декабря, а сам документ Больничный лист приносит и регистрирует в программе только в январе. Давайте разберем по шагам, как программа обрабатывает этот сценарий:

Во-первых, при начислении больничного в январе программа автоматически сторнирует (отменяет) ранее начисленную за декабрь зарплату за те дни, которые совпали с периодом болезни. Сторнированная сумма уменьшает базу НДФЛ за декабрь, так как доход в виде оплаты труда жестко привязан к месяцу начисления.

Во-вторых, само пособие по временной нетрудоспособности регистрируется как доход января (поскольку будет выплачено в январе). В результате в справке 2-НДФЛ за отчетный год доход сотрудника уменьшается на сумму сторнированной зарплаты, а компенсирующий этот сторно больничный появится только в справке за следующий год. Это абсолютно корректное поведение программы, соответствующее законодательству, хотя у сотрудника из-за этого временно может возникнуть излишне удержанный налог за декабрь.

4. Как проверить корректность учета НДФЛ в программе?

Выясним причину расхождений и проверим правильность отражения доходов с помощью стандартных инструментов 1С:ЗУП 3.1. Для этого выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы и откроем Отчеты по налогам и взносам.
2. Выберем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Это самый удобный и информативный отчет для локализации подобных проблем.
3. Сформируем отчет по проблемному сотруднику сразу за два периода: за отчетный год и за следующий год.
4. Проанализируем таблицу отчета. В колонке «Доход» мы увидим конкретные документы-основания (начисления) и даты, на которые программа зафиксировала получение дохода.
5. Проверим соответствие дат: найдем строку с начислением больничного и убедимся, что дата получения дохода совпадает с датой проведения документа Ведомость, которым производилась выплата.

Если вы обнаружили, что доход «завис» не в том периоде из-за неверно указанной планируемой даты выплаты в документе начисления, то достаточно скорректировать эту дату в самом документе Больничный лист или дождаться автоматической корректировки при проведении январской ведомости.