← На главную

При совместном использовании программ 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) и 1С:Бухгалтерия предприятия (БП 3.0) одной из самых частых задач является перенос кадровых данных. Пользователи регулярно сталкиваются с ситуацией, когда после выполнения синхронизации в бухгалтерской базе не появляются сотрудники либо документы заполняются не полностью (например, отсутствуют должности или табельные номера). В этой статье мы подробно разберем, как устроен механизм обмена кадровыми данными, в чем разница между справочниками сотрудников и физических лиц, и как правильно настроить синхронизацию, чтобы все данные переносились корректно.

Физические лица или Сотрудники: разбираемся в технической разнице

Для начала проанализируем, как типовой обмен разделяет понятия «Физические лица» и «Сотрудники». В архитектуре 1С это два разных справочника, выполняющих отличающиеся функции:

1. Справочник ФизическиеЛица. Содержит персональные данные человека (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, дату рождения). Именно этот справочник критически важен для бухгалтерского учета. Он используется для расчетов на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и при формировании регламентированной отчетности.
2. Справочник Сотрудники. Хранит информацию о трудовом договоре, месте работы, должности, табельном номере и условиях работы. Этот справочник является основным для кадрового учета.

По умолчанию в базовых настройках синхронизации из ЗУП в БП выгружаются преимущественно Физические лица. Этого достаточно, если в бухгалтерии не ведется подробный кадровый учет, а начисление зарплаты отражается сводными проводками. Однако, если бухгалтеру требуется видеть кадровые документы, формировать доверенности, авансовые отчеты или путевые листы с указанием должностей и табельных номеров, необходимо настроить полноценный перенос справочника Сотрудники.

Настройка детализации обмена в 1С:ЗУП

Выясним, какие настройки обмена напрямую влияют на детализацию кадровых данных. Перенос информации зависит от выбранного режима синхронизации:

Режим «Сводно по организации». При выборе этого варианта финансовые результаты и проводки по заработной плате переносятся в бухгалтерию одним общим документом ОтражениеЗарплатыВБухучете без разбивки по конкретным людям. В этом случае физические лица выгружаются только тогда, когда они фигурируют в платежных документах (например, в ведомостях в банк или кассу). Справочник сотрудников при таком режиме остается незаполненным в бухгалтерской базе.

Режим «С детализацией по сотрудникам». Этот режим обеспечивает детализацию проводок по каждому работнику. При включении данного режима в 1С:Бухгалтерию автоматически переносятся все физические лица, участвующие в расчетах.

Чтобы в БП переносились именно кадровые данные сотрудников (должности, подразделения, даты приема), выполним следующие шаги в программе 1С:ЗУП 3.1:

1. Перейдем в раздел Администрирование, затем выберем пункт Синхронизация данных.
2. Откроем настройки существующей синхронизации с Бухгалтерией предприятия.
3. В параметрах обмена найдем настройки отправки данных и установим флажок «Отправлять данные по сотрудникам» (в зависимости от версии интерфейса формулировка может звучать как «Отправить данные по сотрудникам»).
4. Сохраним настройки и запустим повторный сеанс синхронизации.

Устранение проблемы пустых должностей и табельных номеров

Рассмотрим ситуацию, когда синхронизация выполнена, справочник сотрудников заполнился, но в печатных формах документов в Бухгалтерии (например, в расходных кассовых ордерах или авансовых отчетах) по-прежнему не выводятся должности или табельные номера. Почему так происходит?

Для корректного отображения кадровых сведений в 1С:Бухгалтерии должны быть заполнены специальные регистры сведений:

• ТекущиеКадровыеДанныеСотрудников
• КадроваяИсторияСотрудниковИнтервальный

При типовом обмене эти регистры не всегда заполняются автоматически, так как кадровые документы (приказы о приеме, переводах) создаются и проводятся только в ЗУП. В бухгалтерию они не переносятся в виде полноценных кадровых документов. Чтобы исправить эту проблему, существуют два пути:

Способ 1. Использование сторонних обработок. На специализированных порталах (например, Инфостарт) доступны внешние обработки для переноса кадровой истории. Проанализируем их пользу: такие обработки напрямую считывают данные из ЗУП и принудительно записывают актуальные должности, подразделения и табельные номера в кадровые регистры бухгалтерии, минуя ограничения стандартного механизма синхронизации.

Способ 2. Проверка проведения документов. Убедимся, что в бухгалтерии проведен документ Отражение зарплаты в бухучете за соответствующий период. Часто именно проведение этого документа инициирует обновление кадровых регистров в БП.

Правила сопоставления данных: как избежать появления дублей

Если до настройки синхронизации кадровый учет велся параллельно в обеих базах (и в ЗУП, и в БП сотрудники заводились вручную), при первом обмене неизбежно возникнет проблема сопоставления. Программа сопоставляет элементы справочников по уникальному идентификатору (GUID). Если GUID отличаются, 1С попытается сопоставить людей по полям:

• СНИЛС;
• ИНН;
• ФИО + Дата рождения.

Разберем по шагам, как предотвратить заведение дубликатов физических лиц и сотрудников:

1. Сверка персональных данных. Перед запуском первой синхронизации проверим, чтобы ФИО, ИНН, СНИЛС и даты рождения сотрудников в обеих базах совпадали до символа. Любая опечатка (например, буква «е» вместо «ё» в фамилии или лишний пробел) приведет к созданию дублирующего элемента.
2. Интерактивное сопоставление. При выполнении первой синхронизации обязательно воспользуемся помощником интерактивного обмена. Программа выведет на экран список объектов, которые она предлагает сопоставить. Внимательно проанализируем этот список и вручную укажем соответствие для тех сотрудников, которых программа не смогла сопоставить автоматически.
3. Соблюдение регламента ввода данных. Установим жесткое правило работы в системе: новые сотрудники и физические лица должны заводиться строго в программе 1С:ЗУП (как в мастер-системе). После этого они должны попадать в 1С:Бухгалтерию исключительно посредством синхронизации. Ручной ввод одних и тех же сотрудников в обе базы параллельно должен быть полностью исключен.

Следуя этим правилам и правильно настроив параметры детализации обмена, мы обеспечим корректное наполнение кадровой информации в 1С:Бухгалтерии 3.0 и избавимся от ошибок ручного ввода данных.