При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1, многие пользователи сталкиваются с тем, что при оформлении документа Прием на работу система автоматически подставляет способ расчета аванса «Расчетом за первую половину месяца». Однако специфика многих предприятий требует использования способа «Процентом от тарифа», чтобы сумма выплаты была фиксированной и предсказуемой из месяца в месяц. В этой статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, можно ли изменить настройки «по умолчанию» и какими инструментами воспользоваться для упрощения работы.
Прежде всего, проанализируем настройки параметров учета и учетной политики организации. К сожалению, в типовой конфигурации ЗУП 3.1 на текущий момент отсутствует глобальная настройка («галочка» или переключатель), которая позволяла бы выбрать способ расчета аванса для всех новых сотрудников. Программа программно жестко ориентирована на наиболее методологически верный, с точки зрения разработчиков 1С и текущего законодательства, способ — расчет по фактически отработанному времени.
Рассмотрим, почему это так. С 2023 года вступили в силу существенные изменения в Налоговый кодекс РФ, согласно которым НДФЛ должен исчисляться и удерживаться с каждой выплаты дохода, включая аванс. Способ «Расчетом за первую половину месяца» позволяет наиболее точно вычислить сумму к выплате и сумму налога, исходя из реальной отработки. При использовании фиксированных сумм или процентов программа все равно будет рассчитывать НДФЛ, но возникает риск переплаты сотруднику (например, если он проболел всю первую половину месяца), что приведет к невозможности удержать налог в полном объеме.
Разберем ситуацию, часто обсуждаемую на форумах: можно ли задать способ расчета аванса в Штатном расписании? Посмотрим на структуру объекта Позиция штатного расписания. В типовой версии ЗУП здесь указываются начисления, надбавки, количество ставок и условия труда, но поле для выбора способа выплаты аванса отсутствует. Данные об авансе являются индивидуальной характеристикой сотрудника и хранятся в регистре сведений Плановые авансы, который не связан напрямую с позицией штатного расписания.
Если при приеме на работу сотрудники все же получили способ расчета «по умолчанию», не обязательно заходить в каждый документ Прием на работу и менять его вручную. Выясним, как сделать это быстрее. Для этого в программе предназначен специализированный документ Изменение аванса.
Рассмотрим пошагово порядок действий:
Этот метод является наиболее безопасным и штатным. Мы рекомендуем использовать его раз в месяц или по мере накопления новых принятых сотрудников, чтобы массово привести способы расчета аванса к единому стандарту организации.
Проанализируем ситуацию, когда документов приема уже очень много и нужно изменить способ расчета именно в них. Для этого можно воспользоваться обработкой Групповое изменение реквизитов (раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных).
Посмотрим на алгоритм настройки:
Прием на работу.Способ расчета аванса.Важно: этот метод изменяет данные в уже созданных документах, но не влияет на те, которые вы будете создавать в будущем.
Если бизнес-процесс компании категорически требует, чтобы при создании нового документа Прием на работу поле заполнялось автоматически, придется прибегнуть к доработке. В современной среде 1С это лучше всего делать через Расширение конфигурации, не снимая основную программу с поддержки.
Рассмотрим пример кода, который может быть размещен в расширении в модуле формы документа Прием на работу:
&НаСервере
Процедура ПослеЗаполненияСпособаАванса(Объект)
// Устанавливаем способ "Процентом от тарифа"
// Значение перечисления: Перечисления.СпособыРасчетаАванса.ПроцентомОтТарифа
Если Объект.СпособРасчетаАванса = ПредопределенноеЗначение("Перечисление.СпособыРасчетаАванса.РасчетомЗаПервуюПоловинуМесяца") Тогда
Объект.СпособРасчетаАванса = ПредопределенноеЗначение("Перечисление.СпособыРасчетаАванса.ПроцентомОтТарифа");
Объект.АвансПроцентом = 40; // Укажите нужный процент по умолчанию
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Такое решение позволит автоматизировать рутинный труд кадровика и исключить человеческий фактор при вводе данных.
Выясним причины, по которым многие эксперты и сама фирма 1С не рекомендуют использовать процентный способ. Рассмотрим пример: сотрудник с окладом 50 000 руб. должен получить аванс 40% (20 000 руб.). В первой половине месяца он отработал всего 1 день, а остальное время болел.
При расчете «Процентом от тарифа» программа начислит ему 20 000 руб. При этом за весь месяц его реальный заработок может составить всего 5 000 руб. В итоге в конце месяца возникнет отрицательное сальдо (долг сотрудника), а удержать НДФЛ будет просто не из чего. Это создает серьезные проблемы для бухгалтера по расчету заработной платы и налоговой отчетности.
Именно поэтому, выбирая способ «Процентом от тарифа» по умолчанию, мы должны четко осознавать риски и, возможно, рассмотреть переход на более современный метод расчета за фактически отработанное время, который реализован в программе максимально удобно.
Мы проанализировали проблему установки способа расчета аванса в 1С:ЗУП 3.1 и пришли к следующим выводам:
Изменение аванса.Надеемся, эти рекомендации помогут вам оптимизировать работу в программе и выбрать наиболее подходящий вариант настройки для вашей организации.