Многие пользователи, перешедшие с версии 1С:ЗУП 2.5 на 3.1, сталкиваются с отсутствием привычной настройки «Контролировать выплату аванса». В старой редакции эта «галочка» позволяла одним движением ограничить выплаты тем, кто не отработал положенное время. В современной версии ЗУП 3.1 концепция изменилась, и прямого аналога этой настройки нет. Давайте разберем, почему программа продолжает включать отпускников в ведомости и как правильно настроить учет, чтобы этого избежать.
Проанализируем логику работы программы. В 1С:ЗУП 3.1 существует три основных способа назначения аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа и расчетом за первую половину месяца. Если сотруднику установлен аванс фиксированной суммой или процентом, программа воспринимает это как плановое начисление, которое не требует предварительного документального подтверждения.
Рассмотрим ситуацию: сотрудник находится в оплачиваемом ежегодном отпуске с 1-го по 30-е число. При заполнении документа Ведомость на выплату аванса система видит установленную сумму в карточке сотрудника. Поскольку оплачиваемый отпуск не является «вытесняющим» видом времени для простого факта выплаты (в отличие от прогулов или неоплачиваемых отпусков в некоторых случаях), программа просто подтягивает сумму. С точки зрения системы, раз нет расчета за первую половину месяца, значит, выплачивается просто фиксированный «аванс в счет будущей зарплаты».
Выясним причину, по которой эксперты и разработчики 1С настоятельно рекомендуют отказаться от фиксированных сумм. С 1 января 2023 года законодательство по НДФЛ существенно изменилось: теперь дата получения дохода — это день фактической выплаты. Это означает, что при выплате аванса мы обязаны исчислить и удержать НДФЛ сразу.
Способы «Фиксированной суммой» и «Процентом от тарифа» не создают промежуточных расчетов, что делает корректное удержание налога крайне сложным. Единственный методически верный путь — использовать способ «Расчетом за первую половину месяца». Посмотрим, как это решает проблему с отпусками:
Начисление за первую половину месяца рассчитает сумму, пропорциональную этому времени.Если в вашей организации сотни сотрудников, изменять способ расчета в каждом приказе о приеме или кадровом переводе вручную невозможно. Разберем по шагам, как выполнить эту задачу массово:
Для этого воспользуемся специализированным документом Изменение аванса, который находится в разделе Зарплата — Изменения авансов.
Изменение аванса.Расчетом за первую половину месяца.После проведения этого документа все последующие выплаты аванса будут требовать предварительного создания документа Начисление за первую половину месяца, что и обеспечит контроль невыходов.
Рассмотрим подробнее процесс формирования выплат после смены настроек. Теперь процесс будет состоять из двух этапов:
Этап 1: Расчет. Переходим в раздел Зарплата — Все начисления и создаем документ Начисление за первую половину месяца. При нажатии кнопки «Заполнить» программа просканирует все кадровые документы (больничные, отпуска, командировки). Те, кто отсутствовал, получат расчет только за фактически отработанные часы. Если человек был в отпуске весь период, он просто не появится в списке начислений.
Этап 2: Выплата. Создаем документ Ведомость в банк (или в кассу). В поле «Выплачивать» выбираем Аванс. Программа автоматически подтянет только те суммы, которые были зафиксированы в документе начисления. Сотрудники в отпуске в ведомость не попадут.
Проанализируем ситуацию, если даже при «Расчете за первую половину» сотрудник все равно попадает в документ. Нам нужно проверить настройки начислений. Для этого перейдем в настройки вида расчета (например, «Оплата по окладу») на вкладку «Приоритет». В правой колонке «Начисления, приоритет которых выше» должны быть перечислены все виды отпусков и невыходов.
Также стоит обратить внимание на настройки самого отпуска. Посмотрим на вкладку «Налоги, взносы, бухучет» в настройках начисления. Флажок Начисляется при расчете первой половины месяца обычно не ставится для отпусков, так как они рассчитываются отдельными межрасчетными документами. Именно эта связка позволяет программе «видеть», что основное начисление (оклад) за этот период делать не нужно.
Если по каким-то причинам ваша учетная политика категорически требует сохранения фиксированных сумм (что не рекомендуется с 2023 года), программно исключить отпускников стандартными средствами не получится. В этом случае мы можем рассмотреть использование внешних решений:
Однако помните, что любое вмешательство в типовой алгоритм требует поддержки при обновлениях программы.
Мы выяснили, что в 1С:ЗУП 3.1 контроль выплаты аванса реализован не через «галочку», а через методологию учета. Переход на способ Расчетом за первую половину месяца является единственным надежным способом автоматизировать исключение отпускников и одновременно соблюсти требования законодательства по НДФЛ. Совместное использование документа Изменение аванса для настройки и документа Начисление за первую половину месяца для оперативной работы позволит вам полностью контролировать выплаты и избежать ошибок при начислении зарплаты.