В практике ведения кадрового учета и расчета заработной платы часто возникает вопрос упрощения рутинных операций. Одним из таких пожеланий работодателей является автоматическое заполнение параметров выплаты аванса при приеме сотрудника на работу. Особенно это актуально для компаний, где исторически сложилась практика выплаты аванса всем сотрудникам в одинаковом размере (фиксированной суммой).
В данной статье мы подробно разберем, можно ли настроить заполнение аванса по умолчанию в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, проанализируем жесткие требования законодательства, а также выясним, как кардинальные изменения в расчете НДФЛ полностью перестроили логику работы программы.
Рассмотрим классическую ситуацию, с которой сталкивались пользователи в более ранних версиях программы. При оформлении документа Прием на работу на вкладке «Оплата труда» необходимо заполнить способ расчета аванса. Программа предлагала несколько вариантов на выбор:
Задать в пользовательском режиме «настройку по умолчанию» (шаблон), чтобы при создании нового кадрового документа автоматически подставлялся конкретный способ (например, «Фиксированной суммой») и фиксированная сумма (например, 20 000 рублей) для всех сотрудников, в типовой конфигурации невозможно. Программа требует ручного заполнения или выбора этих параметров индивидуально для каждого сотрудника в документе приема.
Для массового изменения или первоначального назначения аванса в программе предусмотрен специализированный документ Изменение авансов (находится в разделе «Зарплата» — «Изменение авансов»). С его помощью можно выбрать группу сотрудников и массово установить им необходимый способ расчета.
Проанализируем правовую сторону вопроса. Выплата аванса фиксированной суммой (и тем более одинаковой для всех сотрудников, независимо от их должностей и окладов) всегда вызывала множество споров и несла в себе серьезные юридические риски.
Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Контролирующие органы (Минтруд и Роструд) в своих многочисленных письмах регулярно подчеркивали:
Таким образом, выплата фиксированной суммы без учета отработанного времени напрямую противоречит нормам ТК РФ и может повлечь за собой штрафные санкции со стороны трудовой инспекции по статье 5.27 КоАП РФ.
Если ранее многие работодатели сознательно шли на риски и продолжали использовать фиксированные авансы, то с 1 января 2023 года ситуация изменилась кардинально. В силу вступил Федеральный закон № 263-ФЗ, который полностью изменил правила исчисления и удержания НДФЛ.
Ранее датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признавался последний день месяца, за который она была начислена. Это позволяло рассчитывать и удерживать налог один раз в месяц — при окончательном расчете.
С 2023 года датой получения дохода признается день его фактической выплаты. Это означает, что работодатель обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ абсолютно с каждой выплаты, включая аванс. Данное изменение сделало технически невозможным и бессмысленным использование «чистых» фиксированных авансов.
Разработчики фирмы 1С оперативно отреагировали на налоговую реформу. Начиная с актуальных релизов программы, механизмы расчета аванса были полностью переработаны:
Расчетом за первую половину месяца.Прием на работу пользователю вообще не нужно думать о настройках аванса. Программа автоматически и безальтернативно назначает всем новым сотрудникам способ Расчетом за первую половину месяца. Настройка этого параметра по умолчанию теперь жестко зашита в программный код конфигурации в соответствии с требованиями законодательства.Рассмотрим, как теперь выглядит правильный и автоматизированный процесс начисления и выплаты аванса в программе 1С:ЗУП 3.1.
Шаг 1. Расчет первой половины месяца.
В середине месяца (обычно с 16 по 20 число) бухгалтер создает документ Начисление за первую половину месяца (раздел «Зарплата»). При нажатии на кнопку «Заполнить» программа автоматически анализирует табель учета рабочего времени (или плановые графики) за период с 1 по 15 число и рассчитывает причитающуюся сотрудникам сумму исходя из фактически отработанных дней. Одновременно на вкладке «НДФЛ» рассчитывается налог к удержанию.
Шаг 2. Выплата аванса.
Далее создается документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) с видом выплаты «Аванс». При заполнении ведомости программа автоматически подтягивает суммы, рассчитанные в документе начисления первой половины месяца, за вычетом исчисленного НДФЛ. В этот момент налог переходит в статус удержанного.
Посмотрим на условный пример расчета:
Оклад сотрудника = 60 000 руб.
В первой половине месяца из 11 рабочих дней сотрудник отработал 10 дней (1 день был за свой счет).
Расчет начисления за первую половину месяца:
(60 000 / 22 рабочих дня в месяце) * 10 отработанных дней = 27 272,73 руб.
Расчет НДФЛ (13%): 27 272,73 * 0.13 = 3 545 руб.
Сумма к выплате на руки в ведомости: 27 272,73 - 3 545 = 23 727,73 руб.
Иногда, несмотря на все требования закона и логику автоматизации, руководство предприятия требует выдавать сотрудникам ровные, одинаковые суммы «на руки» в качестве аванса. Реализовать это в современной версии 1С:ЗУП 3.1 стандартными методами крайне сложно, но на практике бухгалтеры используют следующие обходные пути (применяя их на свой страх и риск):
Начисление за первую половину месяца расчетная сумма корректируется вручную «обратным счетом» так, чтобы после вычета НДФЛ получалась ровная сумма. Метод требует колоссальных трудозатрат и регулярных ручных проверок, поэтому не рекомендуется для компаний с большой численностью персонала.Подводя итог, отметим, что попытки обойти типовой функционал программы 1С:ЗУП 3.1 в части расчета аванса сегодня не только нецелесообразны, но и опасны с точки зрения налогового и трудового законодательства. Переход на автоматический расчет за первую половину месяца — это единственный надежный способ избежать штрафов и вести учет без ошибок.