Переход с объекта налогообложения «Доходы» на «Доходы минус расходы» — это ответственный этап, требующий от бухгалтера не только знания налогового законодательства, но и понимания внутренних механизмов работы конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 1.3». Типичная проблема заключается в том, что программа автоматически включает выплаты за декабрь предыдущего года (произведенные в январе нового года) в состав расходов текущего налогового периода. С точки зрения Налогового кодекса РФ (ст. 346.17), это является ошибкой, так как расходы должны относиться к тому периоду, в котором возникли обязательства, если в тот момент применялся объект «Доходы».
В данной статье мы подробно разберем, почему так происходит, как работает регистр накопления Расходы при УСН и какими способами можно добиться корректного формирования Книги учета доходов и расходов (КУДиР).
Согласно пункту 4 статьи 346.17 НК РФ, при смене объекта налогообложения расходы, относящиеся к периодам, когда применялся объект «Доходы», не учитываются при исчислении налоговой базы после перехода на «Доходы минус расходы». Это означает, что если заработная плата за декабрь 2017 года была начислена в декабре (период «Доходы»), то её фактическая выплата в январе 2018 года не должна уменьшать налоговую базу 2018 года.
Проанализируем ситуацию: программа 1С:УПП 1.3 не всегда автоматически «понимает», что остатки задолженности по зарплате и налогам на дату перехода являются «непризнаваемыми». Она видит кредиторскую задолженность перед сотрудниками и бюджетом и при фиксации факта оплаты (РКО или платежное поручение) радостно включает их в расходы. Наша задача — перенастроить или скорректировать эти данные.
Для корректного решения задачи нам необходимо разобраться, как система ведет учет для целей упрощенной системы налогообложения. В УПП 1.3 основным «двигателем» КУДиР является регистр накопления Расходы при УСН. Рассмотрим его структуру подробнее:
Когда мы проводим документ Отражение зарплаты в регламентированном учете за декабрь, программа делает запись в этот регистр с видом движения «Приход» и статусом «Не оплачено». Как только в январе проводится выплата, система ищет эти остатки в регистре и делает движение «Расход» со статусом «Оплачено», что автоматически отправляет сумму в КУДиР. Выясним, как это пресечь.
Это самый надежный и прозрачный метод, позволяющий «очистить» память программы от долгов прошлого года для целей УСН. Мы рекомендуем выполнять эти действия сразу после закрытия года и перед началом работы в новом периоде.
Разберем процесс по шагам:
Расходы при УСН.Проанализируем, какие поля нужно заполнить в корректировке. Для каждой строки, которая «зависла» в регистре как неоплаченная на конец года, мы создаем компенсирующую запись. Это предотвратит их «подхват» документами выплаты в январе.
Пример логики заполнения (в интерфейсе это выглядит как табличная часть):
Регистр: Расходы при УСН
Вид движения: Расход
Вид расхода: Зарплата (или Налоги)
Элемент расхода: [Сотрудник или Статья налогов]
Статус: Не оплачено
Сумма: [Сумма задолженности на 31.12]
Отражение в НУ: Принимаются
После проведения этого документа остаток в регистре Расходы при УСН на 01.01.2018 по данным позициям станет нулевым. Следовательно, при выплате зарплаты в январе программе будет «нечего закрывать» в этом регистре, и записи в КУДиР не сформируются.
Если сотрудников очень много и ручная корректировка по каждому кажется трудоемкой, можно рассмотреть вариант изменения учетных политик в самих документах начисления. Рассмотрим подробнее этот метод.
В документе Отражение зарплаты в регламентированном учете за декабрь используются определенные Статьи затрат. В каждой такой статье есть реквизит «Расходы УСН».
Отражение зарплаты в регламентированном учете за декабрь.Расходы при УСН не попадут вовсе.Важное предостережение: Будьте осторожны, так как эти же статьи затрат могут использоваться в январе. Если вы измените саму статью, это повлияет на будущие периоды. Поэтому правильнее будет создать копии статей (например, «Зарплата (не принимаемая к УСН)») и подставить их именно в декабрьский документ отражения зарплаты. Это трудоемко, но позволяет избежать ручных правок в регистрах.
С НДФЛ ситуация обстоит несколько сложнее. Для целей УСН налог признается расходом только после его фактического перечисления в бюджет и при условии выплаты дохода сотруднику. В УПП 1.3 движения по НДФЛ в регистр Расходы при УСН часто попадают не в момент начисления, а в момент проведения документа Зарплата к выплате или Перечисление НДФЛ в бюджет.
Проанализируем поведение системы при выплате зарплаты за декабрь в январе:
Зарплата к выплате от 10.01.2018 фиксирует удержание НДФЛ.Расходы при УСН, считая этот налог частью текущих расходов.Чтобы исключить НДФЛ и взносы за декабрь из расходов 2018 года, необходимо также выполнить корректировку по регистру Расходы при УСН с видом расхода «Налоги». Обратите внимание, что в УПП 1.3 по НДФЛ может вестись аналитика по документам начисления. Убедитесь, что в корректировке регистров указаны правильные документы-основания, иначе остатки «не схлопнутся».
После проведения корректировок нам необходимо убедиться, что данные в программе отражены верно. Для этого используем стандартные инструменты налогового учета:
Расходы при УСН. Сгруппируем данные по периодам и видам расходов. Убедимся, что на 1 января остатки по «старым» долгам обнулены нашими корректировками.Мы выяснили, что автоматика 1С:УПП 1.3 при переходе на «Доходы минус расходы» требует ручного вмешательства для корректного «отсечения» затрат прошлых периодов. Основной механизм решения задачи — это работа с регистром Расходы при УСН через документ Корректировка записей регистров. Помните, что любые изменения в налоговом учете лучше сначала протестировать на копии базы, так как перепроведение документов за прошлые периоды может повлечь за собой изменение сальдо по другим счетам или регистрам.
Следуя этим шагам, вы обеспечите чистоту налогового учета и избежите необоснованного занижения налоговой базы, что исключит претензии со стороны налоговых органов при проверке Книги учета доходов и расходов.