← На главную

Представьте стандартную рабочую ситуацию: вы ведете учет организации на УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы» в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0). В конце месяца вы формируете ведомость на выплату зарплаты (например, на 150 000 рублей) и успешно выплачиваете её сотрудникам через банк документом Списание с расчетного счета. Однако при формировании Книги учета доходов и расходов (КУДиР) вы замечаете неприятную деталь: в графу расходов попадает не вся сумма ведомости, а лишь её часть (например, 146 000 рублей). Оставшиеся 4 000 рублей программа упрямо помечает как «непринимаемые».

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает подобное расхождение, какие регистры за это отвечают, как правильно вести ручной учет начислений и выплат, а также рассмотрим важные изменения в законодательстве и поведении программы в актуальных релизах.

Выясняем причину: почему часть выплаты становится «непринимаемой»

При упрощенной системе налогообложения расходы на оплату труда принимаются в особом порядке. Главная причина, по которой часть выплаченной по ведомости суммы может не приниматься к расходам УСН, заключается в наличии в этой ведомости выплат, не относящихся к уменьшающим налоговую базу расходам. Чаще всего к ним относятся:

1. Пособия по временной нетрудоспособности (больничные) за счет СФР (ранее — ФСС). Расходы на оплату первых трех дней болезни сотрудника осуществляются за счет средств работодателя и в полной мере принимаются к расходам по УСН (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Начиная с 4-го дня, пособие выплачивается за счет средств фонда. Для организации эти суммы не являются расходом, соответственно, в КУДиР они попадать не должны и обязаны иметь статус «Не принимаются».
2. НДФЛ с непринимаемой части выплат. Налог на доходы физических лиц, исчисленный с непринимаемых в расходы сумм (например, с того же больничного за счет фонда), также не может быть включен в расходы по УСН. Программа автоматически пропорционально делит общую сумму выплаты и налога на принимаемую и непринимаемую части.

Анализируем регистры УСН: пошаговый разбор

Для того чтобы понять, откуда программа берет информацию о статусе расходов, важно помнить: КУДиР в «1С:Бухгалтерии 3.0» формируется не на основании бухгалтерских проводок (Дт 20, 26, 44 — Кт 70), а по специальным регистрам накопления налогового учета. Проанализируем их движение по шагам.

Чтобы детально разобраться в ситуации, откроем регистры накопления. Для этого перейдем в меню «Функции для технического специалиста» (в старых версиях — «Все функции») и найдем раздел «Регистры накопления». Нас интересуют два ключевых регистра:

1. Прочие расчеты — данный регистр фиксирует возникновение задолженности перед работниками при начислении зарплаты и её последующее погашение при выплате. В этом регистре сумма ведомости обычно отражается полностью (например, все 150 000 рублей).
2. Расходы при УСН — основной регистр, который хранит информацию о статусе расходов (Принимаются / Не принимаются / Оплачено / Не оплачено). Именно здесь мы увидим, что программа разделила выплату.

Рассмотрим, как это выглядит изнутри. Если мы откроем движения документа Списание с расчетного счета по вкладке «Расходы при УСН», то увидим, что при выплате зарплаты программа делает записи со статусом «Расход», но разбивает сумму на две строки:

• Основная часть зарплаты со статусом отражения в УСН «Принимаются».
• Сумма пособия за счет СФР (или переходящего отпуска/больничного) со статусом «Не принимаются».

Выясним, откуда берутся эти данные. Источником этих статусов является документ-основание — Отражение зарплаты в бухучете. Именно в нем при начислении фиксируется, какая часть затрат будет приниматься к налоговому учету, а какая — нет.

Особенности ручного ввода зарплаты (без интеграции с 1С:ЗУП)

Если в вашей организации учет зарплаты ведется непосредственно в программе «1С:Бухгалтерия 8» без синхронизации с внешней базой «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), все начисления вносятся вручную с помощью документа Отражение зарплаты в бухучете. При этом часто совершается ошибка: бухгалтер заносит всю сумму начислений одной строкой, используя единый способ отражения.

Разберем по шагам, как правильно отражать начисления вручную, чтобы КУДиР заполнялась корректно:

1. Откройте документ Отражение зарплаты в бухучете.
2. Каждую группу начислений необходимо разносить по отдельным строкам. Не объединяйте обычную заработную плату и пособия за счет СФР в одну строку.
3. Для строк с обычной зарплатой, премиями и первыми 3 днями больничного листа выбирайте способ отражения в учете, у которого в поле «Отражение в УСН» установлен признак «Принимаются».
4. Для строк с суммами пособий, выплачиваемых за счет фонда, выбирайте способ отражения с признаком «Не принимаются».
5. Обратите внимание на распределение НДФЛ. В табличной части налога также необходимо разделять суммы НДФЛ, относящиеся к принимаемым и непринимаемым доходам, чтобы программа могла правильно распределить расходы при выплате.

Влияние настройки аналитики: «Сводно» или «По каждому сотруднику»

Еще один важнейший фактор, влияющий на автоматическое признание расходов по заработной плате в КУДиР УСН — это настройки детализации учета расчетов с персоналом.

Проанализируем параметры программы. Перейдем по пути: Администрирование — Параметры учета — Настройки плана счетов — Учет расчетов с персоналом. Здесь доступны два варианта настройки:

• По каждому работнику. При выборе этого варианта программа ведет детализированный учет по счету 70 в разрезе каждого сотрудника. Это позволяет системе точно отслеживать взаиморасчеты (начислено конкретному сотруднику / выплачено конкретному сотруднику) и автоматически вносить корректные записи в регистры УСН при проведении документов списания денежных средств.
• Сводно по всем работникам. При этой настройке детальный аналитический учет по сотрудникам в бухгалтерии не ведется. Программа «не видит» персональных начислений и выплат, из-за чего автоматическое заполнение регистров Расходы при УСН может работать некорректно. В таком случае бухгалтеру часто приходится вручную корректировать движения документов или использовать документ Запись книги учета доходов и расходов УСН для отражения расходов.

Важные изменения в учете НДФЛ (актуально для новых релизов)

Если вы сталкиваетесь с зависанием НДФЛ в непринимаемых расходах, обратите внимание на версию вашей программы. В прошлых периодах (включая 2019 год) действовал сложный двухэтапный порядок принятия НДФЛ в расходы по УСН. Налог принимался к расходу только после фактической выплаты зарплаты сотрудникам и последующего перечисления самого НДФЛ в бюджет.

Рассмотрим современные реалии работы программы. Начиная с версии 3.0.155 в «1С:Бухгалтерии 8» реализован упрощенный порядок учета НДФЛ при УСН в соответствии с актуальными разъяснениями Минфина России:

• НДФЛ теперь признается в расходах по УСН одновременно с выплатой зарплаты сотрудникам в составе расходов на оплату труда.
• Отдельно отслеживать уплату НДФЛ в бюджет (или зачет ЕНП) для целей отражения КУДиР больше не требуется.
• Вся сумма начисленной заработной платы (включая удерживаемый НДФЛ) попадает в расходы КУДиР одной строкой непосредственно в день фактической выплаты денежных средств сотрудникам из кассы или с расчетного счета.

Это нововведение значительно упрощает жизнь бухгалтера и исключает ситуации, когда «зависший» налог на доходы физических лиц необоснованно искажал налоговую базу по УСН.