← На главную

В бухгалтерской практике часто возникает ситуация, когда сотрудник предоставляет листок нетрудоспособности в самом конце месяца (например, 28-30 числа). Бухгалтер-расчетчик физически или программно не всегда может оперативно провести этот документ в текущем периоде — расчетный месяц уже может быть закрыт, либо ведомости на выплату зарплаты уже сформированы. В результате проведение документа переносят на следующий месяц. Возникает закономерный вопрос: как такой перенос отразится на учете НДФЛ, не возникнет ли расхождений в квартальной и годовой отчетности 6-НДФЛ, и как правильно выровнять учет в программе 1С? Разберем ситуацию подробно и по шагам.

Основной принцип учета НДФЛ с пособий по временной нетрудоспособности

Проанализируем ситуацию с точки зрения налогового законодательства. Главное правило, которое необходимо усвоить каждому бухгалтеру: дата фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности всегда определяется по дате его фактической выплаты (согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ).

Это означает следующее:

1. Период болезни сотрудника (даже если он полностью болел в марте) не влияет на дату получения дохода для целей НДФЛ.
2. Месяц начисления больничного в программе 1С (март или апрель) также не является определяющим для налогового учета.
3. Важна исключительно фактическая дата выплаты денег сотруднику на карту или наличными из кассы.

Если больничный лист принесен в конце марта, проведен в программе апрелем и выплачен сотруднику в апреле (например, вместе с авансом или заработной платой), то этот доход официально признается доходом апреля (второго квартала). Соответственно, в отчетность по форме 6-НДФЛ за первый квартал данный больничный лист и исчисленный с него налог вообще не должны попадать. Никаких ошибок, расхождений или «перекосов» в налоговом учете из-за этого не возникнет, так как операции полностью соответствуют требованиям НК РФ.

Изменения в законодательстве: правила ЕНП и взаимодействие с СФР

Выясним причину, почему современные правила существенно отличаются от тех, что действовали ранее. В настоящее время в России функционирует система Единого налогового платежа (ЕНП) и осуществляются прямые выплаты через Социальный фонд России (СФР). Это накладывает важные особенности на учет переходящих больничных:

1. Оплата только первых 3 дней: Работодатель рассчитывает, выплачивает и облагает НДФЛ только первые 3 дня болезни сотрудника (при его собственной травме или заболевании). Остальную часть пособия рассчитывает и выплачивает напрямую СФР. Фонд самостоятельно удерживает и перечисляет НДФЛ со своей части выплаты. Работодатель в своей отчетности 6-НДФЛ показывает только те суммы и налог, которые относятся к первым 3 дням.
2. Общие сроки уплаты НДФЛ: Специальные сроки уплаты НДФЛ для больничных и отпускных (которые раньше позволяли платить налог до конца месяца) отменены. Налог с больничных перечисляется в общие сроки в составе ЕНП:
   • при удержании налога с 1 по 22 число текущего месяца — подача уведомления до 25 числа, уплата — до 28 числа этого же месяца;
   • при удержании налога с 23 по последнее число месяца — подача уведомления до 3 числа следующего месяца, уплата — до 5 числа следующего месяца.

Как переходящий больничный отражается в отчетности 6-НДФЛ

Рассмотрим подробнее порядок заполнения разделов расчета 6-НДФЛ на конкретных периодах, если больничный лист был начислен и фактически выплачен в апреле:

В расчете 6-НДФЛ за I квартал:

Поскольку выплата произошла в апреле, в отчет за первый квартал данные суммы не включаются. В Разделе 1 и Разделе 2 показатели по этому больничному будут равны нулю.

В расчете 6-НДФЛ за полугодие (и последующие периоды):

Суммы полностью отражаются в отчетности за полугодие, так как апрель входит во второй квартал:

1. Раздел 1: Удержанный при выплате НДФЛ попадет в ту строку (в зависимости от конкретной даты выплаты в апреле), которая соответствует первому, второму или третьему сроку перечисления за отчетный период.
2. Раздел 2:
   • В строке 120 (Сумма дохода, полученная физическими лицами) отражается начисленная сумма пособия за первые 3 дня болезни.
   • В строке 140 (Сумма налога исчисленная) отражается исчисленный НДФЛ.
   • В строке 160 (Сумма налога удержанная) отражается фактически удержанный налог в момент апрельской выплаты.
3. Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ): В годовом отчете этот доход будет зафиксирован в месяце «04» (апрель) с кодом дохода 2300 («Пособия по временной нетрудоспособности»).

Правильная последовательность проведения документов в «1С:ЗУП 3.1» и «1С:Бухгалтерия 3.0»

Чтобы исключить технические сбои при автоматическом заполнении регламентированной отчетности, в программах семейства «1С» крайне важно соблюдать строгую последовательность проведения документов. Разберем по шагам эту цепочку операций:

1. Регистрация отклонений: Сначала в программу вносятся все первичные документы, регистрирующие неявки, болезни и отпуска. В нашем случае это документ Больничный лист. Помните, что приоритет всегда отдается документам отклонений, так как они вытесняют отработанное время при последующем начислении зарплаты.
2. Расчет заработной платы: После ввода всех отклонений создается и рассчитывается документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц.
3. Выплата доходов: Создается документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу / Ведомость на счета). Именно этот документ делает окончательные движения по регистрам накопления НДФЛ, фиксируя дату получения дохода и дату удержания налога.
4. Бухгалтерский учет: В самом конце месяца формируется документ Отражение зарплаты в бухучете для передачи проводок в финансовый модуль программы.

Если нарушить эту последовательность (например, рассчитать зарплату, а затем «задним числом» провести больничный), программа не сможет корректно перераспределить отработанное время и налоги. Это приведет к неверному заполнению регистров НДФЛ и ошибкам в форме 6-НДФЛ.

Ключевая настройка в программе 1С: поле «Планируемая дата выплаты»

Посмотрим на пример интерфейса документа Больничный лист в программе 1С. В нижней части формы документа обязательно присутствует реквизит «Дата выплаты» (Планируемая дата выплаты).

Это критически важное поле для учета НДФЛ! Именно на основании указанной здесь даты программа производит предварительное исчисление налога и определяет, в какой отчетный период (квартал) должен попасть этот доход.

Если вы проводите больничный лист в апреле, а выплачивать его планируете, например, 15 апреля вместе с заработной платой, то в поле «Дата выплаты» документа Больничный лист обязательно должна стоять дата 15.04.XXXX. Если там по ошибке останется мартовская дата, программа зарегистрирует доход мартом и ошибочно потянет налог в отчетность за первый квартал, что приведет к нестыковкам с будущей ведомостью на выплату.

В момент проведения фактического документа Ведомость на выплату программа автоматически скорректирует дату получения дохода под реальную дату проведения ведомости. Однако, чтобы избежать внутренних расхождений между документами начисления и выплаты, всегда следите за тем, чтобы планируемая дата выплаты в больничном листе совпадала с фактической датой в платежной ведомости.

Следуя этим простым правилам и своевременно отражая операции в программе 1С, вы полностью обезопасите себя от штрафов со стороны налоговых органов и обеспечите идеальное заполнение отчетности по форме 6-НДФЛ.