← На главную
В практике расчетных отделов часто возникает дилемма: в первые числа текущего месяца (например, с 1 по 5 число) бухгалтерия закрывает зарплату за предыдущий месяц, и в этот же период поступают документы текущего периода (больничные листы, отпускные, межрасчетные выплаты). Рассмотрим, можно ли устанавливать в межрасчетных документах прошлый месяц начисления, к каким последствиям это приводит в учете и как правильно выстроить порядок расчетов в программах 1С.
Назначение реквизита «Месяц начисления» в программах 1С
Реквизит Месяц начисления (период регистрации) в конфигурациях 1С определяет, в какой учетный период попадут начисленные суммы, бухгалтерские проводки, своды начислений и расчетная база по страховым взносам.
Проанализируем последствия искусственного переноса начислений в прошлый период:
- Страховые взносы и отчетность (РСВ): Если документ (например, больничный за текущий месяц) провести с месяцем начисления предыдущего закрытого периода, программа изменит облагаемую базу прошлого периода. В результате возникнет расхождение с уже сданной отчетностью или сформированными реестрами, что потребует подачи уточненного расчета по страховым взносам.
- Сверка с контролирующими органами: Реестры ФСС (СФР) и даты выдачи/закрытия листков нетрудоспособности привязаны к фактическим датам. Отражение начисления задним числом создает риск непринятия сумм к зачету при проверках.
- Бухгалтерские проводки: Проведение документов прошлым месяцем искажает финансовый результат закрытого периода и нарушает хронологию бухгалтерского учета.
Почему возникает перерасчет НДФЛ на ±1 рубль при незакрытом месяце
Выясним причину, по которой расчет межрасчетных выплат (отпусков, больничных) текущего месяца до окончательного расчета зарплаты за прошлый месяц приводит к массовым корректировкам НДФЛ на 1 рубль.
В соответствии со статьей 225 Налогового кодекса РФ налог на доходы физических лиц исчисляется нарастающим итогом с начала налогового периода с зачетом ранее удержанных сумм по следующей формуле:
Исчисленный_НДФЛ = Округление(Совокупная_База_С_Начала_Года * 13%) - Ранее_Исчисленный_НДФЛ
Разберем конкретный пример формирования погрешности:
- На 1 марта зарплата за февраль еще не рассчитана окончательно. Программа видит совокупную налоговую базу за период с 01.01 по 29.02 без учета финальных начислений февраля.
- При проведении межрасчетного документа (например, отпуска от 1 марта) программа берет текущую базу, умножает на 13% и округляет результат до целого рубля (например, получается промежуточная расчетная сумма 5587,9 руб., которая округляется до 5588 руб.).
- Затем бухгалтер проводит документ
Начисление зарплаты и взносов за февраль. В регистры учета НДФЛ добавляется окончательная база февраля и исчисленный с нее налог. - При следующем начислении сотруднику в марте программа заново суммирует всю базу нарастающим итогом с 1 января. Из-за сложения копеек в общей сумме совокупный доход дает, например, 5588,6 руб., что округляется уже до 5589 руб.
- Так как ранее было зафиксировано 5588 руб., программа автоматически выполняет корректирующее доначисление в размере +1 рубль (или -1 рубль в обратной ситуации).
Такой перерасчет математически и юридически корректен, однако приводит к появлению множества строк корректировок в регистрах учета и отчетности 6-НДФЛ.
Влияние месяца начисления на расчет среднего заработка и вытеснение
Рассмотрим, как выбор периода регистрации влияет на расчет отработанного времени и среднего заработка. Данные для расчета среднего формируются на основе записей регистров расчета с использованием механизма вытеснения.
Формула расчета количества учитываемых календарных дней расчетного периода имеет вид:
Дней_Периода = (29.3 / Дней_В_Месяце) * Отработано_Календарных_Дней
Если сотрудник находился на больничном в конце марта, а сам документ Больничный лист регистрируется в апреле с месяцем начисления «Апрель», возникает следующая ситуация:
- За март в системе проведен документ начисления зарплаты (или действует табель), где дни болезни еще не вытеснены, так как расчетный документ марта их не содержал.
- При расчете среднего заработка для отпуска в апреле система обращается к данным регистра расчета за март. Если период отсутствия не был предварительно зафиксирован кадровым документом, дни марта будут учтены как полностью отработанные (29,3 дня вместо положенных 21,7 дня).
- Если же переставить месяц начисления больничного на март и пересчитать зарплату, записи регистра скорректируются, и отпуск рассчитается с учетом вытеснения.
Регламент и правила организации расчетов в 1С
Чтобы избежать ошибок при расчете среднего заработка, искажения взносов и массовых перерасчетов НДФЛ на 1 рубль, придерживаемся следующих правил организации бизнес-процесса:
- Регистрация неявок кадровыми документами: До момента получения оригиналов больничных листов регистрируем факт невыхода сотрудника специализированным документом отсутствия (например,
Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)). Этот документ не производит денежных начислений, но фиксирует вытеснение рабочего времени, что позволяет корректно рассчитывать средний заработок для последующих отпусков без изменения месяца начисления. - Соблюдение строгой хронологии расчета: Не рассчитываем межрасчетные документы текущего месяца до того, как будет полностью рассчитан и проведен документ
Начисление зарплаты и взносов за предыдущий месяц. Все начисления за первые числа текущего месяца формируем только после завершения процедуры закрытия прошлого периода. - Контроль периода регистрации: Все первичные документы, фактически поступившие и рассчитываемые в текущем месяце, регистрируем текущим месяцем начисления. Возникающие корректировки за прошлые периоды должны отражаться механизмом сторнирования и доначисления в текущем месяце.
- Установка даты запрета изменения данных: После окончательного закрытия месяца и формирования регламентированной отчетности фиксируем дату запрета редактирования данных в настройках программы, чтобы исключить случайное проведение документов в закрытых периодах.