← На главную

При формировании отчета «Штатное расписание организаций» в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом ред. 2.5 пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда по определенной должности количество занятых ставок становится отрицательным (например, -1) или отличается от фактического количества работающих сотрудников. При этом в отчете «Штатная расстановка организаций» данные могут отображаться корректно. Разберем причины возникновения такой ошибки, логику работы регистров и способы восстановления корректных данных.

Архитектурная разница между отчетами по штатному расписанию

Чтобы понять, почему возникает расхождение, проанализируем, на основании каких данных строятся основные кадровые отчеты в конфигурации:

1. Отчет «Штатная расстановка организаций» строится по срезу последних записей регистра сведений РаботникиОрганизаций. В этом регистре ключевым измерением выступает Сотрудник, и отчет просто суммирует доли ставок всех фактически числящихся на дату работников.
2. Отчет «Штатное расписание организаций» рассчитывает занятые ставки по регистру сведений Занятые штатные единицы организаций. В нем нет аналитики по конкретным физическим лицам или сотрудникам — измерениями выступают Организация, ПодразделениеОрганизации и Должность, а ресурсом — числовое значение занятых ставок.

Кадровые документы при проведении увеличивают (+1) или уменьшают (-1) количество ставок в регистре. Если цепочка кадровых приказов нарушается, математический баланс сходится в минус, что и приводит к появлению отрицательных чисел в отчете.

Типовые причины появления отрицательного остатка ставок

Выясним наиболее частые сценарии, приводящие к нарушению движений по регистру Занятые штатные единицы организаций:

1. Редактирование кадровых приказов задним числом без перепроведения цепочки. Например, сотрудника приняли на одну должность, а затем документом Кадровое перемещение организаций или Увольнение из организаций списали ставку с другой должности, так как исходный документ приема был изменен позже без последовательного перепроведения последующих документов.
2. Использование флага «Освобождать ставку» в отпусках по уходу за ребенком. В документе Отпуск по уходу за ребенком включенный флаг освобождения ставки делает расходное движение в регистре. Если затем сотрудника увольняют, переводят или отменяют отпуск без корректного документа Возврат на работу в организацию, происходит повторное списание ставки.
3. Ошибки при оформлении внутренних совместителей. Создание документов перемещения или увольнения по внутреннему совместительству с некорректно выбранной должностью или подразделением.
4. Дублирование документов увольнения или перевода. Наличие двух проведенных документов по одному и тому же сотруднику за разные даты.

Способ 1. Анализ движений регистра сведений вручную

Разберем по шагам, как локализовать ошибочный документ в информационной базе:

1. Перейдем в главное меню программы: Операции → Регистры сведений → Занятые штатные единицы организаций.
2. В открывшемся списке установим отбор по проблемной организации, подразделению и должности.
3. Проанализируем все записи в хронологическом порядке: сложим все приходные (+1) и расходные (-1) движения, обращая внимание на поле Регистратор.
4. Найдем документ, после проведения которого баланс уходит в минус или формируется лишний расход ставки.
5. Откроем проблемный документ, проверим заполненные реквизиты (подразделение, должность, условия приема/увольнения) и перепроведем цепочку документов по данному сотруднику.

Способ 2. Детальный поиск через «Универсальный отчет»

Если записей в регистре много, удобнее воспользоваться универсальным механизмом анализа:

1. Откроем Отчеты → Универсальный отчет (по регистрам, документам, справочникам).
2. В шапке отчета выберем тип данных Регистр сведений, объект — Занятые штатные единицы организаций, таблица — Основные данные.
3. В настройках отчета установим отбор по нужной должности и подразделению.
4. В структуру группировок добавим поля Период и Регистратор.
5. Сформируем отчет и пошагово отследим изменение числового ресурса по каждому документу-регистратору.

Способ 3. Исправление ошибки в закрытом периоде

Если документ, вызвавший перекос, находится в закрытом для редактирования расчетном периоде и перепроведение документов прошлых периодов запрещено, используем специальный документ корректировки:

1. Перейдем в меню: Документы → Дополнительно → Корректировка записей регистров.
2. Создадим новый документ на текущую дату и нажмем кнопку Настройка состава регистров.
3. На вкладке Регистры сведений установим флаг напротив регистра Занятые штатные единицы организаций и нажмем ОК.
4. На появившейся вкладке регистра добавим строку, заполним организацию, подразделение, должность и укажем положительное количество ставок (например, 1), чтобы компенсировать зависший минус.
5. Проведем документ и повторно сформируем отчет «Штатное расписание организаций» для проверки результата.