← На главную

В розничной торговле алкогольной и спиртосодержащей продукцией нередко возникает ситуация, когда продажи фиксировались в учетной системе документами Отчет о розничных продажах, однако акты списания в ЕГАИС своевременно не формировались и не отправлялись в УТМ. При попытке ввести акт списания на основании старого отчета программа выдает системное предупреждение о том, что кассовая смена уже закрыта.

Разберем причины возникновения этой ситуации, особенности регламента ЕГАИС и пошаговые варианты выравнивания остатков в программе 1С.

Причины ошибки и ограничения системы

Проанализируем технические особенности работы связки 1С и ЕГАИС, которые приводят к данной проблеме:

1. Логика типовых конфигураций 1С: Автоматическое формирование актов списания для розничных продаж немаркируемой продукции (например, пива и слабоалкогольных напитков) привязано к закрытию текущей кассовой смены. После завершения смены типовой механизм блокирует ввод документов на основании закрытого отчета.
2. Ограничения ЕГАИС по датам фиксации: Провести документ в системе ЕГАИС «задним числом» (например, за прошлые месяцы) невозможно. Любой Акт списания ЕГАИС регистрируется текущей датой, а фактическое списание алкоголя с баланса происходит в момент успешной фиксации в УТМ.

Способ 1. Создание ручных документов «Акт списания ЕГАИС»

Рассмотрим вариант ручного списания накопленного объема без привязки к документу Отчет о розничных продажах.

1. Перейдем в раздел Склад (или Обмен с ЕГАИС) и откроем список документов Акты списания ЕГАИС.
2. Нажмем кнопку Создать. Установим текущую дату документа.
3. В поле Списать из укажем Регистр № 1 (для фасованной алкогольной продукции и пива списание осуществляется с первого регистра).
4. В поле Причина списания выберем значение Реализация (для немаркируемой алкогольной продукции) либо Недостача / Иные цели в зависимости от регламента учета.
5. В табличной части заполним номенклатуру, количество и сопоставленные партии с данными Справки 2 (Справка Б), по которым в ЕГАИС числится положительный остаток.
6. Проверим документ и выполним команду Передать данные для отправки акта в УТМ.

Способ 2. Выравнивание остатков через инвентаризацию ЕГАИС

Если объем продаж за прошлые месяцы велик или учет партий утерян, разберем более надежный способ через сопоставление фактических остатков и остатков ЕГАИС.

1. Выполним запрос актуальных остатков из ЕГАИС: в разделе обмена отправим Запрос остатков ЕГАИС по регистру № 1.
2. Дождемся ответа от УТМ и перейдем к оформлению документа Инвентаризация ЕГАИС (или Пересчет товаров с режимом сопоставления ЕГАИС).
3. Заполним учетные данные остатками из ЕГАИС и укажем фактическое наличие товара на складе и в торговом зале.
4. Программа автоматически рассчитает отклонения. По кнопке формирования корректирующих документов создадим Акты списания ЕГАИС, в которые автоматически подставятся нужные Справки 2 с доступными остатками.
5. Отправим сформированные акты на регистрацию в ЕГАИС.

Рекомендации по снижению рисков при проверках

Проанализируем риски списания больших объемов продукции:

Если за несколько месяцев накопился значительный объем неотправленных продаж, единовременное списание всей массы продукции одним актом может привлечь внимание аналитических систем Росалкогольтабакконтроля. Рекомендуется разделить общий объем на несколько документов и отправлять их последовательно небольшими частями в течение нескольких дней.

Настройка автоматического списания на будущее

Чтобы исключить повторение проблемы в дальнейшей работе, выполним проверку настроек интеграции:

1. Откроем настройки интеграции с ЕГАИС в параметрах учета алкоголя.
2. Убедимся, что включен флаг Выгружать продажи немаркируемой продукции в ЕГАИС.
3. При корректной активации этой опции система будет автоматически генерировать и отправлять акты списания в ЕГАИС в момент каждого регламентного закрытия кассовой смены.