← На главную

При организации розничной и оптовой торговли алкоголем пользователи часто сталкиваются с расхождениями между фактическим наличием товара на складе, данными в программе 1С и остатками, зафиксированными в ЕГАИС. Возникновение отрицательных остатков, неподтвержденных продаж или неучтенного боя требует своевременной коррекции учета. Рассмотрим подробнее, как правильно провести выравнивание остатков и какие нормативные ограничения необходимо учитывать.

Причины возникновения расхождений остатков

Прежде чем приступать к корректировке остатков в 1С и ЕГАИС, проанализируем основные причины, приводящие к рассинхронизации данных:

1. Пересортица марок при приемке: Товар принимается без сплошного сканирования акцизных марок. Фактически на склад поступает бутылка с одной маркой, а в сопроводительных документах ТТН и системе ЕГАИС числится другая. При розничной продаже сканер считывает реальную марку, вызывая ошибку или списание не той партии.
2. Технические сбои УТМ: Обрывы связи с Универсальным транспортным модулем (УТМ) или задержки обработки документов на серверах ЕГАИС. В результате розничные чеки или акты списания могут быть проведены в 1С, но не зафиксированы в ЕГАИС.
3. Продажи и списание до введения помарочного учета: Продажа товара без сканирования марок или несвоевременное оформление документов на бой и порчу продукции.

Ограничения регулятора при работе с регистрами ЕГАИС

Выясним важные нормативные требования Росалкогольтабакрегулирования (ФСРАР), которые необходимо соблюдать при корректировке учета:

1. Запрет на использование 2-го регистра (Торговый зал): Метод перевода маркированного крепкого алкоголя на Регистр № 2 с последующим суммовым списанием без справок заблокирован. Весь учет маркированной продукции и пивных напитков ведется через Регистр № 1 (Склад) и Регистр № 3 (помарочный учет).
2. Лимиты на оприходование: Документ Акт постановки на баланс ЕГАИС подпадает под автоматический контроль. Действуют жесткие ограничения на количество оприходуемых бутылок в месяц на одно подразделение. При превышении лимита документ отклоняется.
3. Сроки отмены актов: Если Акт списания ЕГАИС был отправлен ошибочно, его отмена возможна только в течение 7 календарных дней с момента фиксации.

Пошаговый порядок выравнивания остатков в 1С

Разберем по шагам алгоритм сверки и приведения остатков в соответствие с фактическим наличием на складе:

1. Запрос остатков из ЕГАИС: В программе 1С формируем запросы остатков по Регистру № 1 и Регистру № 3, чтобы получить актуальные данные из системы регулятора.
2. Проведение фактической инвентаризации: Выполняем сплошное сканирование всех имеющихся на складе и в торговой точке акцизных марок.
3. Оформление документа инвентаризации: На основании полученных данных создаем документ Пересчет товаров (или Инвентаризация товаров), где сравниваем учетные данные 1С, остатки ЕГАИС и фактические результаты сканирования.
4. Списание недостач: По выявленным недостачам (бой, хищение, нечитаемые марки) формируем Акт списания ЕГАИС напрямую с первого регистра с обязательным сканированием марок и указанием регистрационных номеров форм учета (РФУ2 / Справка Б).

Списание утраченных и поврежденных марок методом исключения

Рассмотрим ситуацию, когда бутылка разбита, физически отсутствует или ее марка повреждена и не считывается сканером. В таком случае невозможно напрямую отсканировать марку для документа списания. Для решения этой задачи применяется метод исключения:

1. Запрашиваем в 1С список всех зафиксированных марок по конкретной справке РФУ2 из Регистра № 3.
2. Сканируем все реально находящиеся на складе бутылки из этой партии.
3. Программа путем сопоставления вычисляет код марки, которой не хватает среди фактически отсканированных.
4. Вычисленная марка автоматически подставляется в Акт списания ЕГАИС.

Безопасность и причины списания больших партий

Проанализируем риски при списывании крупных объемов продукции. Одномоментное списание со склада больших партий алкоголя (сотни и тысячи бутылок) классифицируется контролирующими органами как высокорисковая операция и может стать причиной внеплановой проверки.

Для минимизации рисков придерживайтесь следующих правил:

1. Производите списание поэтапно, небольшими партиями в течение нескольких дней или недель.
2. В качестве причины списания указывайте корректное основание: Бой, Порча, Недостача или Пересортица.
3. Каждую операцию подкрепляйте внутренними первичными документами организации (акты инвентаризации, акты о порче и списании товарно-материальных ценностей).