При ведении оптовой торговли с привлечением торговых агентов бухгалтерия часто сталкивается с проблемой избыточного объема бумажной кассовой книги. Когда каждый приходный кассовый ордер (ПКО) от покупателя печатается отдельной строкой, расход бумаги может достигать нескольких коробок в месяц. В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 отчет Кассовая книга формируется строго по документам Поступление наличных и Выдача наличных. Разберем основные способы решения этой проблемы, сохранив при этом прозрачность учета и соответствие законодательству.
Наиболее современный и эффективный способ сэкономить бумагу — полностью отказаться от ее использования. Согласно Указанию Банка России № 3210-У, организации имеют право вести кассовые документы в электронном виде. Рассмотрим, что для этого необходимо:
1С:Бухгалтерия 3.0 реализован функционал электронного документооборота. Мы можем формировать листы кассовой книги, подписывать их электронно и хранить в архиве без распечатки. Это полностью снимает вопрос расхода бумаги, картриджей и места в архиве.Если организация не готова к полному переходу на ЭДО, но хочет сократить объем печатных листов, можно воспользоваться программными доработками, которые не требуют изменения типовой конфигурации. Это позволит беспрепятственно обновлять программу.
Внешняя печатная форма. Мы можем разработать альтернативный отчет Кассовая книга. В коде такой формы реализуется алгоритм группировки (схлопывания) записей. Например, вместо десяти строк по разным контрагентам за один день будет выведена одна строка: "Выручка от покупателей через торговых агентов" на общую сумму. При этом в самой базе данных все ПКО останутся детальными, что сохранит правильность взаиморасчетов на счете 62.
Расширения конфигурации. В платформе 1С v8.3 (Управляемые формы) существует механизм расширений. Мы можем переопределить запрос к регистру бухгалтерии, который собирает данные для кассовой книги. Проанализируем пример логики, которую можно внедрить в расширение для группировки данных:
// Пример логики группировки в запросе или при обходе выборки
Если ГруппироватьПоДням Тогда
Запись.Содержание = "Сводное поступление выручки за " + Формат(Запись.Дата, "ДФ=dd.MM.yyyy");
Запись.НомерПрефикс = "Сводно";
КонецЕсли;
Важно помнить: использование такой формы несет юридические риски. При проверке налоговая инспекция может потребовать соответствия каждой строки в книге конкретному первичному документу. Если в книге одна строка, а физически выписано 100 ордеров, это может быть расценено как нарушение правил ведения кассовых операций.
Проанализируем ситуацию, когда агенты привозят выручку в офис. Вместо того чтобы сразу делать проводку Дт 50 — Кт 62 по каждому покупателю, можно использовать промежуточную схему, которая позволит делать только один итоговый ПКО в день.
Операция, введенная вручную (либо специальным документом в торговой части базы) как Дт 57 — Кт 62 по каждому контрагенту. В кассу же принимается общая сумма от ответственного лица (агента) одним документом Поступление наличных с видом операции Прочее поступление: Дт 50 — Кт 57.57 методологически более верен для торговой выручки.Преимущества этого метода: в кассовую книгу попадает только одна запись за день на общую сумму сданной выручки. Количество листов сокращается в десятки раз. При этом аналитический учет по покупателям на счете 62 остается детальным.
Если специфика оптовой торговли позволяет (например, при реализации через мобильные приложения или ККТ), можно рассмотреть использование документа Поступление наличных с видом операции «Розничная выручка». В этом случае 1С позволяет отразить поступление общей суммой за смену. Однако этот способ плохо подходит для классического опта, так как требует сложной коррекции движений по регистру Расчеты с подотчетными лицами или Расчеты с контрагентами.
Рекомендация: Для максимально безопасного и экономичного ведения учета в 1С:Бухгалтерия 3.0 рекомендуется сочетать переход на электронную кассовую книгу (для исключения бумаги) и использование транзитных счетов (для упрощения самой структуры записей в книге).