← На главную

Ситуация, когда сотрудник увольняется и в этом же календарном месяце возвращается в компанию, нередко вызывает затруднения у начинающих пользователей программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1). Основной вопрос заключается в том, как программа должна видеть этого человека: как одного и того же работника или как двух разных? Разберем подробно методологию учета, технические нюансы и способы исправления ошибок в такой ситуации.

Разделение понятий «Физическое лицо» и «Сотрудник»

Для начала проанализируем ключевой принцип архитектуры 1С. В программе существуют два разных справочника: Физические лица и Сотрудники. Это сделано специально для ситуаций повторного приема или внутреннего совместительства.

Разберем ситуацию на примере: если человек уволился 10 февраля и снова был принят 15 февраля, у нас должно быть одно физическое лицо в соответствующем справочнике, но две разные карточки в справочнике Сотрудники. Почему нельзя использовать «старую» карточку сотрудника? Рассмотрим причины:

1. Рабочий год и остатки отпусков: При увольнении право на ежегодный отпуск прекращается, и выплачивается компенсация. Если вы «подтянете» старого сотрудника в новый документ Прием на работу, программа продолжит считать его стаж для отпуска с даты самого первого приема. Это приведет к критическим ошибкам в остатках отпусков и неверному расчету оценочных обязательств (резервов).
2. Средний заработок: Для расчета отпускных или командировок новая работа — это «чистый лист». Период работы до увольнения не должен включаться в расчет среднего заработка по новому трудовому договору. Использование разных карточек сотрудников гарантирует корректность этого разделения.
3. Кадровая отчетность: В отчетах (например, ЕФС-1) должны быть зафиксированы два отдельных события: увольнение по одному трудовому договору и прием по другому. Разные карточки сотрудников позволяют программе четко идентифицировать эти события по разным табельным номерам.

Пошаговый алгоритм повторного приема сотрудника

Рассмотрим, как правильно создать новую карточку сотрудника, не создавая при этом дубля в справочнике физических лиц.

Шаг 1. Перейдем в справочник Сотрудники и нажмем кнопку «Создать».

Шаг 2. В поле «ФИО» начнем вводить фамилию, имя и отчество человека. Как только вы введете данные, программа выдаст предупреждающее окно: «Найден человек с похожим именем».

Шаг 3. В этом окне крайне важно выбрать вариант «Да, это тот, кто мне нужен». Выбрав этот пункт, вы сообщаете программе, что не нужно создавать новое Физическое лицо, а нужно создать новую запись в справочнике Сотрудники, привязав ее к уже существующему человеку с его ИНН, СНИЛС и паспортными данными.

Проанализируем ситуацию, если нажать «Нет, это другой человек». В этом случае программа создаст дубль в справочнике Физические лица. Это приведет к тому, что НДФЛ и страховые взносы будут считаться неверно, так как база для налогов (например, предел в 350 000 рублей для детских вычетов или предельная величина базы по взносам) должна считаться в целом по человеку, а не по каждой карточке отдельно.

Особенности расчета зарплаты и налогов

После того как мы правильно оформили прием, в документе Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц мы увидим две строки по данному человеку:

1. Начисления по первой карточке сотрудника (до даты увольнения, включая компенсацию отпуска).
2. Начисления по второй карточке сотрудника (с даты нового приема).

НДФЛ и вычеты: Выясним, как программа поведет себя с налогами. Поскольку обе карточки Сотрудник привязаны к одному Физическому лицу, 1С автоматически суммирует все доходы человека за месяц. Стандартные налоговые вычеты (например, на детей) будут применены один раз к общей сумме дохода, что соответствует требованиям Налогового кодекса РФ.

Больничные листы: В случае болезни сотрудника после повторного приема расчет пособия будет учитывать доходы по обоим периодам работы внутри организации (и по всем прошлым карточкам тоже), так как справка о доходах для пособий строится на основании данных физического лица.

Как исправить ошибку, если уже использован «старый» сотрудник

Если вы обнаружили, что повторно приняли человека на ту же самую карточку сотрудника, выполните следующие действия:

1. Зайдите в ошибочный документ Прием на работу и пометьте его на удаление.
2. Создайте новую карточку в справочнике Сотрудники, выбрав существующее Физическое лицо (как описано выше).
3. Оформите новый документ Прием на работу, выбрав новую карточку сотрудника.
4. Пересчитайте зарплату. В расчетном листке вы должны увидеть разделение сумм. Если в расчетный листок все равно попадает «лишнее», проверьте документы Ведомость в банк или Ведомость в кассу.

Рассмотрим важный нюанс с выплатами, упомянутый в обсуждении. Сумма «К выплате» в расчетном листке может отображаться некорректно, если в документе Увольнение была неправильно заполнена ведомость. Проанализируем ситуацию: если при выплате расчета при увольнении в ведомости был ошибочно указан вид дохода или неверно подтянулись документы-основания, программа может «видеть» задолженность за организацией или за сотрудником, которая перекочует в следующий расчет. Всегда проверяйте, чтобы ведомость на выплату при увольнении была полностью проведена и закрывала взаиморасчеты именно по «старой» карточке сотрудника.

Учет исполнительных листов

Нужно помнить, что документ Исполнительный лист в 1С:ЗУП 3.1 привязывается к конкретному Сотруднику. Если на уволенного работника был оформлен исполнительный лист, то при его повторном приеме на новую карточку Сотрудник удержания автоматически не начнутся. Вам необходимо создать новый документ Исполнительный лист (или изменить существующий, указав нового сотрудника), чтобы программа продолжала удерживать алименты или другие задолженности из новой зарплаты.

Таким образом, соблюдение принципа «один прием — один сотрудник» позволяет избежать путаницы в кадровом учете, корректно рассчитывать отпуска и без ошибок формировать регламентированную отчетность в налоговую и социальный фонд.