Работа с кадровой отчетностью требует предельной внимательности, особенно когда речь идет о стыковке различных форм. Часто бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда Пенсионный фонд (ныне СФР) присылает уведомление о несоответствии данных. Типичный пример: сотрудник числился в штате с мая по сентябрь, но в отчетности по стажу (ранее СЗВ-СТАЖ, теперь подраздел 1.2 формы ЕФС-1) между этими датами зияют пустоты. Чтобы своевременно выявить такие проблемы, рекомендуем заранее подготовить список сотрудников с незаполненными данными по выбранному стажу. Давайте разберем, почему это происходит, как программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом обрабатывает прогулы и как правильно подать сведения, чтобы избежать штрафных санкций.
Первым делом выясним причину, по которой контролирующие органы выявляют ошибки. СФР в автоматическом режиме сопоставляет две формы отчетности:
Если согласно кадровым приказам сотрудник работал с 01.05.2022 по 25.09.2022, то и в отчете по стажу общая продолжительность всех периодов должна строго укладываться в этот диапазон без разрывов. Если вы просто «вырезаете» дни прогула из стажа, система видит «дыру». Для фонда это означает, что либо вы не подали сведения об увольнении и новом приеме, либо предоставили недостоверные данные. В обоих случаях работодателю грозит штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо.
Проанализируем ситуацию: прогул — это время, когда сотрудник не работал, и взносы за него не начислялись. Однако трудовой договор в этот момент продолжал действовать. Согласно правилам заполнения отчетности, такие периоды должны быть выделены отдельной строкой, но не удалены из общего стажа. Для этого используется специальный код НЕОПЛ. Стоит учитывать, что при заполнении ЕФС-1 могут возникать и другие сложности, например, когда требуется регистрация дистанционной работы без изменения должности.
Рассмотрим на примере, как должен выглядеть стаж сотрудника, который прогулял неделю в июле и почти весь август:
Период 1: 01.05.2022 — 25.07.2022 (Работа в обычном режиме)
Период 2: 26.07.2022 — 02.08.2022 (Код НЕОПЛ — прогул)
Период 3: 03.08.2022 — 25.08.2022 (Работа в обычном режиме)
Период 4: 26.08.2022 — 25.09.2022 (Код НЕОПЛ — прогул перед увольнением)
При таком отражении данных общая цепочка дат остается непрерывной (от 01.05 до 25.09), что полностью соответствует данным о приеме и увольнении. Фонд видит, что человек числился в штате, но за периоды НЕОПЛ пенсионные баллы начислены не будут.
Часто пользователи задаются вопросом: «Почему программа сама не проставила НЕОПЛ при автозаполнении?». Разберем логику работы 1С:ЗУП. Программа — это инструмент, который опирается на кадровые документы. Если в программе зарегистрировано «Отсутствие по невыясненной причине» (код НН), система не знает, как классифицировать этот период для стажа. Ведь причина может оказаться уважительной (например, болезнь, по которой еще не закрыт больничный лист), и тогда код будет другим.
Чтобы программа автоматически подставила НЕОПЛ, необходимо выполнить следующие действия:
ПР).Важный момент: если вы оставили документ в статусе «Отсутствие по невыясненной причине», программа исключит этот период из стажа при формировании отчета, что и приведет к тем самым «дырам» и претензиям со стороны фонда.
Посмотрим, как исправить ситуацию, если отчет уже был подан с ошибками или программа упорно не видит нужные периоды. У нас есть несколько путей: от автоматизированного до глубокого технического вмешательства.
Если период еще «открыт» для корректировок, мы можем вернуться в первичные документы. Заменим НН (неявку) на ПР (прогул) или на отпуск за свой счет. После этого при нажатии кнопки «Заполнить» в регламентированном отчете СЗВ-СТАЖ (ЕФС-1), программа сама разобьет стаж на периоды и проставит код НЕОПЛ.
В сложных случаях, когда мы не хотим менять кадровый учет прошлых периодов, проанализируем возможность использования специального технического документа РегистрацияПериодовДляСтажаПФР. Однако иногда проблема кроется глубже, и может потребоваться редактирование движений в регистре кадровая история сотрудников, чтобы выровнять интервалы. Если данные были перенесены из других баз некорректно, поможет редактирование движений в регистрах документа перенос данных, что позволяет вручную задать, какие интервалы времени и с какими кодами должны попасть в отчетность.
Если сотрудников немного, мы можем отредактировать сведения непосредственно в форме отчета. А в ситуациях, когда отчетность ведется по нескольким филиалам, полезно применить объединение документов регламентированной отчетности по нескольким юридическим лицам. Разберем ручную правку по шагам:
НЕОПЛ.Рассмотрим ситуацию из практики: работодатель решил не портить трудовую книжку сотруднику и «простил» прогул, просто уволив его по собственному желанию. Однако, с точки зрения закона и учета в 1С:ЗУП, любое отсутствие на рабочем месте должно быть обосновано. Если вы не оформили акт о прогуле и приказ о дисциплинарном взыскании, безопаснее всего оформить этот период как отпуск за свой счет на основании заявления сотрудника. Это даст законное основание для использования кода НЕОПЛ и избавит от обвинений в подаче недостоверных сведений.
Помните «золотое правило» кадровика: если документально строго не зафиксирован прогул (акт, объяснительная, приказ), то с юридической точки зрения это не прогул. А значит, в стаже он должен быть либо рабочим временем (что невыгодно работодателю из-за налогов), либо согласованным неоплачиваемым отпуском.
Мы выяснили, что основной причиной конфликтов с СФР являются разрывы в датах. Чтобы ваша отчетность была безупречной, придерживайтесь следующего алгоритма:
ПР в документах отсутствия вместо НН, когда причина неявки окончательно ясна.НЕОПЛ для всех периодов, когда за сотрудником сохранялось рабочее место, но не начислялась зарплата.Совместный анализ кадровых документов и правил заполнения отчетности позволяет избежать штрафов и лишней переписки с контролирующими органами. Программные продукты 1С предоставляют все необходимые инструменты для этого, важно лишь правильно интерпретировать события кадрового учета в терминах системы.