← На главную

При переходе на упрощенную систему налогообложения (УСН) многие бухгалтеры сталкиваются с проблемой: расходы на оплату труда не попадают в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) автоматически, если учет зарплаты ведется во внешней программе (например, «Камин» или «ЗУП 2.5») и данные выгружаются в 1С:Бухгалтерию 3.0 сводно. Разберем подробно, почему так происходит и как правильно отразить эти расходы, чтобы налоговый учет был корректным.

Почему «сводная» зарплата не попадает в КУДиР автоматически?

Для понимания сути проблемы проанализируем механизм работы программы. В 1С:Бухгалтерия 3.0 признание расходов при УСН жестко завязано на специализированный регистр накопления Расходы при УСН. Чтобы сумма попала в КУДиР, должны одновременно выполниться два условия: расход должен быть начислен и оплачен.

Когда мы используем документ Зарплата (ЗУП 2.5, ЗиК 7.7) или Отражение зарплаты в бухучете со способом «Сводно по всем сотрудникам», программа создает запись о начислении долга перед неким абстрактным «сотрудником» (пустое субконто или техническое лицо). Однако выплата зарплаты через банк или кассу чаще всего идет персонально по ведомостям. В этот момент возникает конфликт аналитики: программа не может сопоставить выплату конкретному Иванову с начислением «всем сразу». Для регистра Расходы при УСН это выглядит как неоплаченное начисление по одному объекту и аванс без начисления по другому.

Вариант 1: Использование документа «Запись книги доходов и расходов УСН»

Это самый простой и распространенный путь, если вы не планируете менять настройки обмена. Рассмотрим по шагам, как это сделать правильно:

1. Перейдем в раздел Операции — УСН — Записи книги доходов и расходов УСН.
2. Создадим новый документ. Дата документа должна соответствовать дате фактической выплаты зарплаты (или уплаты налогов).
3. На вкладке I. Доходы и расходы нажмем кнопку «Добавить».
4. В колонке Дата и номер первичного документа укажем реквизиты платежного поручения или расходного кассового ордера.
5. В поле Содержание опишем операцию, например: «Выплачена заработная плата за вторую половину января».
6. Важный момент: Сумму необходимо вписать в Графу 5 (Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы). Графа 4 (Всего) заполняется для управленческого контроля, но на налог не влияет.
7. Для НДФЛ и страховых взносов создаем отдельные строки в этом же документе, так как это разные виды расходов с разными датами оплаты.

Минус этого метода: данные, внесенные этим документом, попадут только в саму печатную форму КУДиР. Отчет Анализ состояния налогового учета по УСН будет показывать пустые значения в блоке зарплаты, так как он строится на данных регистра Расходы при УСН, который этот документ не двигает.

Вариант 2: Переход на пофамильный учет (Рекомендуемый)

Если вы хотите, чтобы программа работала «сама» и отчеты анализа были достоверными, проанализируем возможность изменения настроек обмена. Большинство современных обработок загрузки из «Камин» или других систем позволяют выбрать режим «С детализацией по сотрудникам».

Выясним, что это даст:

• При загрузке документа Зарплата (ЗУП 2.5, ЗиК 7.7) в табличной части появятся все сотрудники.
• Программа сделает записи в регистр Расходы при УСН со статусом «Не оплачено» в разрезе каждого человека.
• При проведении Списания с расчетного счета или Ведомости в кассу программа увидит фамилии, сопоставит их с начислениями и автоматически создаст записи в КУДиР.

Если в вашей «отраслевой конфе» (как упоминалось в сообщении №11 темы) используется специфический план счетов, стоит проверить, заполняется ли субконто РаботникиОрганизаций на счетах 70, 68 и 69. Без этой аналитики автоматизация невозможна.

Вариант 3: Ручная корректировка регистров (Для продвинутых пользователей)

Если вам нужно, чтобы и КУДиР заполнилась, и отчет Анализ состояния налогового учета перестал быть пустым, используем документ Операция, введенная вручную. Рассмотрим этот сложный, но эффективный метод:

1. Создадим документ Операция в разделе «Операции».
2. Нажмем кнопку Еще — Выбор регистров.
3. В списке регистров накопления отметим два пункта: Книга учета доходов и расходов (раздел I) и Расходы при УСН.
4. На вкладке Расходы при УСН создадим запись с видом движения «Приход». Укажем статус «Оплачено», элемент расхода «Оплата труда» и сумму.
5. На вкладке Книга учета доходов и расходов заполним сумму в графе 5.

Этот способ позволяет «связать» ручные правки с аналитическими отчетами программы, но требует высокой квалификации бухгалтера.

Особенности отражения налогов (НДФЛ и страховые взносы)

Проанализируем ситуацию с налогами. Часто бухгалтеры видят суммы в графе «Налоги» в расшифровке, но не в самом отчете. Это происходит потому, что налоги при УСН признаются расходом только при выполнении трех условий: Начислено + Выплачена зарплата (для НДФЛ) + Уплачен налог в бюджет.

Если вы ведете учет сводно, то при уплате налога документом Списание с расчетного счета программа не видит, за кого именно или по какому начислению платится налог. В этом случае в Записи КУДиР необходимо фиксировать оплату налогов так же вручную, как и саму зарплату.

Посмотрим на пример: Вы перечислили страховые взносы одной суммой 50 000 руб. В КУДиР эта сумма должна попасть датой платежки. В содержании пишем: «Уплачены страховые взносы на ОПС за январь 2024 г. по плат. пор. №...». Сумму ставим в графу 5.

Итоговые рекомендации

Разберем, какую стратегию выбрать в зависимости от вашей ситуации:

1. Если вы только начинаете работать на УСН: постарайтесь настроить обмен так, чтобы данные попадали пофамильно. Это сэкономит десятки часов на ручном вводе ежемесячно. Даже если обработка обмена «самописная», программисту проще доработать её один раз, чем бухгалтеру каждый месяц заполнять регистры руками. 2. Если вы используете «псевдосотрудника»: как было отмечено в сообщении №11, если вы завели сотрудника «Все работники», то и в ведомостях на выплату должен стоять именно он. Однако помните, что это может привести к проблемам с отчетностью по НДФЛ (6-НДФЛ) и страховым взносам внутри 1С:Бухгалтерии. 3. Если вы выбрали ручной ввод: не пытайтесь добиться идеальной картинки в Анализе состояния налогового учета. Главный документ для вас — сама Книга учета доходов и расходов. Если в ней суммы верные и подтверждены первичкой (платежками и расчетными листами из внешней программы), претензий от налоговой службы быть не должно.