При ведении учета в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 на упрощенной системе налогообложения (УСН) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда документ оплаты (например, «Списание с расчетного счета») не делает записей в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Особенно часто это происходит при расчетах за товары, предназначенные для дальнейшей перепродажи. Разберем детально, почему так происходит, какие механизмы программы за это отвечают и как правильно настроить учет, не прибегая к опасному исправлению программного кода.
Прежде всего, проанализируем терминологию. В практике бухгалтерского учета часто происходит путаница: пользователь может называть «оплатой клиента» как поступление денег от покупателя (доход), так и выплату денег поставщику за закупленный товар (расход). Для программы это принципиальная разница:
Если мы рассматриваем ситуацию, когда мы платим поставщику за автомобиль, который собираемся перепродать (товар), то мы имеем дело именно с расходом. Перейдем к условиям его признания.
Согласно статье 346.17 НК РФ, расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, учитываются в составе расходов по мере реализации указанных товаров. В программе «1С:Бухгалтерия 3.0» это реализовано через жесткую проверку трех событий:
Важный момент: Запись в КУДиР (Графа 7) появится только в том документе, который является последним в этой цепочке. Если вы сначала купили и продали товар, а потом оплатили его поставщику, то запись в КУДиР сделает документ оплаты. Если же вы сначала оплатили и получили товар, а продали его позже, то запись сформирует документ реализации.
Проанализируем техническую сторону вопроса. Многие пользователи ошибочно полагают, что КУДиР строится на основе бухгалтерских проводок (счета 60, 41, 90). На самом деле, для целей УСН программа использует специальные регистры накопления, главным из которых является Расходы при УСН.
Каждый документ в цепочке делает запись в этот регистр, меняя «статус» расхода. Рассмотрим возможные статусы:
Запись в КУДиР (регистр Книга учета доходов и расходов (раздел I)) формируется автоматически только в тот момент, когда в регистре Расходы при УСН расход переходит в конечное состояние (когда выполнены все условия учетной политики).
Рассмотрим ситуацию, когда бухгалтер включает флаг «Ручная корректировка» в документе. В этом случае автоматическое формирование движений по регистрам УСН прекращается. Если бухгалтер поправил только бухгалтерскую проводку Дт 60.01 Кт 51, но не заполнил вкладки по регистрам Расходы при УСН и Книга учета доходов и расходов, то в отчете КУДиР этот документ никогда не появится.
Проанализируем попытку исправить код: Изменение в общем модуле НалоговыйУчетУСН, где Сумма = КУДиР.Графа7 заменяется на Сумма = КУДиР.Графа6, является грубой ошибкой. Графа 6 — это «Расходы всего», а Графа 7 — это расходы, уменьшающие налоговую базу. Подмена этих данных приведет к занижению налога и штрафам от налоговой инспекции, так как в расходы попадут суммы, не соответствующие требованиям НК РФ.
Если оплата не попадает в КУДиР, выполним следующие действия:
Убедимся, что в документе «Поступление», «Оплата» и «Реализация» указан один и тот же Контрагент и Договор. Если в оплате указан «Основной договор», а в поступлении «Договор №123», программа посчитает оплату авансом и не свяжет ее с поступлением товара.
Посмотрим, не зависло ли сальдо одновременно на счетах 60.01 и 60.02. Если зачет аванса не произошел автоматически, цепочка условий для УСН разорвется. В документах должен стоять способ зачета аванса «Автоматически».
Действительно ли товар (например, автомобиль) продан на дату оплаты? Проверим регистр Расходы при УСН в документе реализации. Там должна быть запись с видом движения «Расход» и статусом, подтверждающим выполнение условий.
Снимем флаг «Ручная корректировка» во всей цепочке документов (Поступление, Оплата, Реализация). Программа должна сама рассчитать движения по регистрам УСН на основе заложенных алгоритмов.
УСН критична к хронологии. Даже если документы введены одним числом, их время имеет значение. Перейдем в раздел Операции — Закрытие месяца — Групповое перепроведение документов и выполним его за нужный период.
Посмотрим, как выглядят технические данные в регистре при правильной работе системы. Когда мы проводим оплату поставщику (Списание с расчетного счета) за уже полученный, но не проданный товар, мы должны увидеть следующую запись в регистре Расходы при УСН:
Вид движения: Приход
Статус: Не списано (означает, что оплата прошла, но реализации еще не было)
Элемент расхода: [Наименование товара/автомобиля]
Сумма: [Сумма оплаты]
Затем, при проведении «Реализации», система увидит этот «Приход» со статусом «Не списано», закроет его (сделает «Расход» по регистру Расходы при УСН) и одновременно создаст запись в КУДиР в Графу 7.
Выясним, какие дополнительные условия могут быть установлены в вашей программе. Перейдем в Главное — Налоги и отчеты — УСН — Расходы. Проверим флажки в блоке «Порядок признания расходов»:
Итог: Не пытайтесь «обмануть» программу, меняя программный код в общих модулях налогового учета. Это лишь скроет симптом, но создаст проблемы при налоговой проверке. Правильное решение всегда кроется в проверке цепочки документов, соблюдении хронологии и отказе от необоснованных ручных корректировок в регистрах УСН.