Ситуация, когда при расчете аванса «расчетным методом» бухгалтер видит в ведомости сумму меньше, чем в документе начисления, является одной из самых распространенных в практике работы с 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Особенно остро этот вопрос встал после изменений в налоговом законодательстве с 2023 года. Давайте вместе разберемся, почему так происходит, и пошагово проанализируем все возможные причины — от методических до чисто технических.
Разберем ситуацию с точки зрения текущего законодательства. С 2023 года дата фактического получения дохода в виде оплаты труда определяется как день выплаты этого дохода. Это означает, что теперь НДФЛ должен исчисляться и удерживаться при каждой выплате денег, включая аванс (начисление за первую половину месяца).
Проанализируем цепочку документов:
Начисление за первую половину месяца программа рассчитывает общую сумму («грязными») и сразу же исчисляет налог на закладке НДФЛ.Ведомость в банк (или в кассу) сумма попадает уже за вычетом этого налога.Если вы видите разницу ровно в 13% (или 15% для высоких доходов), значит, программа работает корректно. Выясним причину, почему в некоторых расчетных листках НДФЛ может быть не виден: зачастую стандартный Расчетный листок настроен на вывод данных за месяц в целом, и промежуточные итоги по налогам там могут отображаться специфично. Проверьте специализированный отчет Расчетный листок за первую половину месяца, там сумма налога должна быть отражена явно.
Часто ответ на вопрос «почему сумма меньше» скрыт внутри самого документа выплаты. Разберем, как это проверить. В документе Ведомость (в банк, на счета или в кассу) есть колонка К выплате. Посмотрим на нее внимательнее:
Попробуйте дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по сумме в ячейке «К выплате» или нажмите на кнопку Изменить зарплату (в зависимости от версии интерфейса). Откроется форма Редактирование суммы начисления. В этой форме мы увидим детальную расшифровку:
Начисление за первую половину месяца).Аналогично стоит проверить расшифровку в колонке НДФЛ к удержанию. Если там стоит сумма, превышающая 13% от текущего аванса, значит, программа пытается «добрать» неудержанный налог за прошлые периоды.
Проанализируем ситуацию, когда у сотрудника есть задолженность перед организацией. Программа 1С:ЗУП 3.1 всегда старается «схлопнуть» долги при первой же возможности. Если в прошлом месяце сотруднику выплатили больше, чем полагалось (например, был перерасчет отпуска или больничного после выплаты зарплаты), за ним числится долг.
Важный нюанс: это сальдо может быть не видно в промежуточном расчетном листке за первую половину месяца, но оно обязательно учитывается при заполнении Ведомости. Чтобы окончательно убедиться в наличии или отсутствии долга, выполните следующие шаги:
Расчетный листок за текущий и прошлый месяцы.Если визуальный анализ документов не помогает, перейдем к «тяжелой артиллерии» — анализу регистров. В 1С вся информация о том, кто кому должен, хранится в регистре накопления Взаиморасчеты с сотрудниками. Именно данные этого регистра являются первоисточником для заполнения ведомостей.
Разберем, как его посмотреть:
Взаиморасчеты с сотрудниками.Посмотрим на записи. Каждое начисление делает запись с видом Приход, а каждая выплата — Расход. Если вы видите, что сумма «рвется» (например, как упоминалось в обсуждении на форуме — на 683,07 руб.), ищите в регистре запись на эту сумму. Возможно, это был какой-то межрасчетный документ (премия, матпомощь), который не был полностью перекрыт выплатой, или возникла переплата по другой статье финансирования.
В современных версиях ЗУП 3.1 появилась настройка, позволяющая удерживать из аванса не только НДФЛ, но и другие суммы по исполнительным листам, профсоюзным взносам и т.д.
Выясним, включена ли эта опция в вашем документе Начисление за первую половину месяца. На закладке Удержания может появиться список сумм (например, алименты). Если флаг Учитывать удержания при расчете аванса установлен в настройках расчета зарплаты, то сумма к выплате в ведомости будет уменьшена не только на налог, но и на сумму этих удержаний.
Это логично с точки зрения законодательства об исполнительном производстве, так как позволяет удерживать суммы равномерно в течение месяца, не дожидаясь окончательного расчета, когда суммы к выплате может просто не хватить для покрытия всех долгов сотрудника.
Рассмотрим техническую ситуацию, когда общая сумма долга за организацией вроде бы верна, но ведомость заполняется некорректно. В 1С:ЗУП ведется строгий учет в разрезе:
Если по одной статье финансирования у сотрудника висит переплата, а по другой — недоплата, программа в ведомости может попытаться зачесть эти суммы. В итоге общая сумма «К выплате» может оказаться меньше ожидаемой из-за внутреннего перераспределения этих «плюсов» и «минусов». Помочь здесь может отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период) с максимальной детализацией по аналитике.
Взаиморасчеты с сотрудниками и проверьте, нет ли там старых остатков или пересортицы по статьям.Используя эти методы, мы сможем точно определить причину расхождений и при необходимости скорректировать учет или объяснить сотруднику логику формирования его выплаты.