Переход с устаревшей конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» версии 2.5 на современную версию 3.1 часто вызывает у бухгалтеров множество вопросов. Один из самых популярных и болезненных вопросов касается выплаты аванса. В программе ЗУП 2.5 пользователи привыкли к простой схеме: сотруднику выплачивалась жестко заданная фиксированная сумма, и программа не анализировала, сколько дней он фактически отработал, был ли на больничном или в отпуске.
В ЗУП 3.1 логика программы существенно изменилась. Бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда сотруднику установлен аванс фиксированной суммой, но при заполнении ведомости программа упорно уменьшает выплату или вовсе рассчитывает ее по фактически отработанным дням. Давайте подробно разберем, почему так происходит, как на это влияют взаиморасчеты прошлых периодов и как правильно настроить учет в современных реалиях.
Проанализируем классическую ситуацию, с которой столкнулся автор темы на форуме. Сотруднику установлен аванс фиксированной суммой (например, 10 000 рублей). В первой половине месяца сотрудник уходит в отпуск, но бухгалтер ожидает получить полную выплату аванса. Вместо этого в документе выплаты сумма оказывается значительно меньше или вовсе нулевой.
Выясним причину этого поведения. В отличие от версии 2.5, программа 1С:ЗУП 3.1 осуществляет жесткий сквозной контроль сальдо взаиморасчетов. При заполнении ведомости на выплату аванса система анализирует не только текущее начисление, но и состояние расчетов с сотрудником на дату выплаты.
Если у сотрудника за предыдущий месяц образовался долг перед организацией (например, из-за излишне выплаченных отпускных, перерасчета больничного листа или просто избыточной выплаты в прошлую зарплату), этот долг автоматически уменьшает сумму ближайшей выплаты. Программа пытается перекрыть задолженность за счет аванса.
Чтобы проверить эту гипотезу и решить проблему, выполним следующие действия:
Рассматривая проблему настройки фиксированного аванса, мы не можем обойти стороной глобальные законодательные изменения. До 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты признавался последний день месяца, поэтому при выплате аванса НДФЛ не исчислялся и не удерживался. Это позволяло безболезненно выплачивать «чистый» фиксированный аванс.
С 1 января 2023 года (в связи с вступлением в силу Федерального закона № 263-ФЗ) ситуация коренным образом изменилась:
В связи с этим разработчики 1С, начиная с версий конфигурации 3.1.24.212, официально отказались от поддержки способов расчета аванса «Фиксированной суммой» и «Процентом от тарифа» в их классическом понимании. Теперь методически верным и стандартным является способ «Расчетом за первую половину месяца».
Если вы обновили программу до актуального релиза, то стандартно назначить сотруднику простой фиксированный аванс, который не облагается налогом при начислении, больше нельзя.
Если руководство вашей компании принципиально настаивает на выплате фиксированных сумм в середине месяца, рассмотрим по шагам рабочие варианты реализации этой задачи в современных релизах 1С:ЗУП 3.1.
Этот способ позволяет автоматизировать расчет фиксированной суммы с корректным удержанием НДФЛ без ручного вмешательства в ведомости.
Шаг 1. Создание нового показателя расчета зарплаты
Перейдем в раздел Настройки — Показатели расчета зарплаты и создадим новый показатель:
Фиксированный авансФиксированныйАвансДля сотрудникаДенежныйВводится единовременно при назначении/изменении начисленияШаг 2. Создание планового начисления
Перейдем в раздел Настройки — Начисления и создадим новое начисление:
Аванс фиксированной суммой (плановый)Основное укажем назначение начисления: Прочие начисления и выплаты.Ежемесячно.
Результат = ФиксированныйАванс
На вкладке Налоги, взносы, бухучет обязательно укажем, что начисление облагается НДФЛ (код дохода 2000).
Шаг 3. Назначение сотрудникам и расчет
Назначим созданное начисление сотрудникам с помощью документов Изменение оплаты труда или Назначение планового начисления, указав индивидуальную сумму для каждого. Теперь при расчете документа Начисление за первую половину месяца программа начислит эту фиксированную сумму, автоматически рассчитает с нее НДФЛ, и в ведомость попадет корректная сумма к выплате (за вычетом налога).
Если фиксированные выплаты носят разовый характер, мы можем использовать стандартный расчет за первую половину месяца, но корректировать итоговые суммы непосредственно в платежных документах.
Рассмотрим этот процесс:
Начисление за первую половину месяца стандартным образом.Ведомость в кассу (или Ведомость в банк).Важное предупреждение: этот способ крайне не рекомендуется использовать на регулярной основе. Ручные корректировки в ведомостях часто приводят к «перекосам» в регистре накопления НДФЛ к перечислению, возникновению переплат или недоплат, которые потом придется долго исправлять в конце года перед сдачей отчетности 6-НДФЛ.
При переходе с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 всегда учитывайте жесткую структуру регистров взаиморасчетов новой платформы. Любые отклонения в выплатах фиксированного аванса в первую очередь проверяйте на предмет наличия задолженности прошлых периодов. А для соответствия современному законодательству используйте методику начисления за первую половину месяца с расчетом НДФЛ, адаптируя ее под ваши бизнес-процессы с помощью плановых начислений.